A dinamikusan változó és egyre összetettebbé váló jogszabályi környezet újabb és újabb kihívások elé állítja a munkáltatókat. A mindenkor hatályos jogszabályoknak való megfelelés (ezáltal pedig elsősorban, de nem kizárólagosan a bírság megfizetésének elkerülése, a rendezett munkaügyi kapcsolatok biztosítása) olyan munkáltatói igény, amelynek eléréséhez megfelelő eszköz lehet a munkaügyi audit.
A munkaügyi audit célja
A munkaügyi audit célja, hogy a munkáltató és a munkavállalók közötti viszonyrendszerben a vonatkozó munkajogi dokumentumok megvizsgálása útján, a jogilag releváns körülmények értékelése mellett feltérképezze és elemezze azokat a kritikus szegmenseket, amelyek munkajogi szempontból kockázatot rejthetnek magukban. A munkaügyi audit során feltárt problémák csak egy része következik a jogszabályi nem-megfelelésből. Problémát vethetnek fel ugyanis azok a munkajogi dokumentumok is, amelyek jogi szempontból ugyan nem kifogásolhatók, de mégsem képesek teljes mértékben lefedni a felek viszonyrendszerét (és szándékát). A munkaügyi audit további célja, hogy a feltárt munkajogi kockázatok minimalizálására/megszüntetésére megfelelő és hatékony eszközrendszert kínáljon a munkáltató számára (pl. minta-munkaszerződések és minta-tájékoztatók készítése, belső szabályzatok kialakítása és azok bevezetésének támogatása útján).
A munkaügyi audit folyamata
A munkaügyi audit folyamata az alábbi három szakaszra bontható:
- Adat- és információgyűjtés
Az adatgyűjtés során többek között az alábbi munkajogi dokumentumok kerülnek bekérésre a munkáltatótól:
- munkaszerződés;
- munkáltatói tájékoztatók (amelyek érintik, illetve érinthetik többek között a lényeges munkafeltételeket, illetve azok módosítását, a külföldi kiküldetést, munkaidőkeret kezdő és befejező időpontját);
- tanulmányi szerződés;
- versenytilalmi megállapodás;
- munka- és pihenőidő nyilvántartás;
- munkáltatói szabályzatok.
Továbbá feltárásra kerülnek egyéb, munkajogi kockázatot magukban rejthető kérdéskörök is, így többek között az, hogy a munkáltatónál milyen kialakult gyakorlatok vannak (pl. hogyan történik a helyben szokásos és általánosan ismert módon történő közlés), van-e képviselettel rendelkező szakszervezet, működik-e üzemi tanács vagy a munkáltató kollektív szerződés hatálya alá tartozik-e.
- Feldolgozás
A rendelkezésre álló adatok és információk birtokában megvizsgálásra kerül, hogy a munkáltató által alkalmazott jogi eszközrendszer megfelel-e a hatályos jogszabályi követelményeknek, így elsősorban a Munka Törvénykönyve, a munkavédelemről szóló és a munkaügyi ellenőrzésről szóló törvény rendelkezéseinek. Ugyanakkor fontos figyelembe venni, hogy a munkáltatónak egyéb jogszabályokra is figyelemmel kell lennie a foglalkoztatás során, így például az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló törvényre.
- Kiértékelés
A munkaügyi audit során tipikusan az alábbi problémák kerülnek feltárásra a munkáltatók gyakorlatát vizsgálva:
- munkáltatói tájékoztató átadásának elmulasztása;
- érvénytelen kikötések a munkaszerződésben;
- az egyenlő bánásmód alapelvét sértő belső gyakorlat vagy szabályzat;
- munka- és pihenőidő nyilvántartás helytelen és/vagy hiányos vezetése;
- jogszabálysértő személyes adatkezelés elsősorban az ellenőrzési joggal összefüggésben (pl. munkahelyi e-mail-ek ellenőrzése);
- nyilatkozattételi és adatszolgáltatási kötelezettség elmulasztása.
A feltárt munkajogi problémák feloldására a munkaügyi audit megfelelő és hatékony eszközrendszert biztosít.
A munkaügyi audit a fentiek szerint segítheti a munkáltatót abban, hogy megfelelő, kockázatmentes jogi környezetet alakítson ki.
