Die Lohn- und Gehaltsabrechnungsprozesse, die genauso ein unverzichtbarer Bestandteil der Gehaltssoftware sind, wie die Buchhaltung, Steuerberatung oder Wirtschaftsprüfung, werden immer komplexer.
Unternehmer und Manager entscheiden sich in der Regel aus den nachfolgend angeführten Gründen für das Outsourcing der Lohn- und Gehaltsabrechnung.
Senkung der Kosten
KMUs in Ungarn können mit sehr großer Wahrscheinlichkeit Kosten einsparen, wenn sie sich für die Auslagerung der Lohn- und Gehaltsabrechnung entscheiden. Die Kostensenkung entsteht dadurch, dass die Gehaltszahlung für den Lohnbuchhalter in Zukunft nicht mehr die Gesellschaft belastet. Das Unternehmen muss sich, anders als bei eigenen Mitarbeitern, bei einer eventuellen Urlaubsgewährung, Krankheit oder Kündigung, nicht mehr um die Stellvertretung des Lohnbuchhalters kümmern. Es muss keine Büroeinrichtung, wie Tische und PCs, und auch kein Büro für den Lohnbuchhalter gemietet werden. Außerdem wird keine Lohnbuchhaltungssoftware benötigt und es entstehen auch keine Kosten für Weiterbildung. Diese Kosten können auf jährlicher Basis eine stattliche Summe erreichen.
Fachkompetenz
KMUs verfügen oft weder über die Zeit, noch über die Kapazitäten, um die häufigen Gesetzesänderungen zu verfolgen und sie in ihre Verfahren zu integrieren. Bei internen Lohn- und Gehaltsabrechnungen verursachen Weiterbildungsmaßnahmen und die Schritte, die eigenen Mitarbeiter auf den neuesten Stand zu halten, sehr hohe Kosten. Beim Outsourcing der Lohn- und Gehaltsabrechnung verfügt die Lohnabrechnungsfirma in Ungarn über die nötige Fachkompetenz, die Fachausbildung, den Erfahrungsschatz und weitere weitreichende Kenntnisse. Ein guter Dienstleister verfolgt laufend die Gesetzesänderungen, setzt die Gesellschaften in Ungarn über die Änderungen in Kenntnis und wendet sie auch am passenden Ort und zur richtigen Zeit an. Er berät und erteilt Vorschläge über Kostensenkungen und Kostenoptimierung. Da die auf Lohn- und Gehaltsabrechnungen spezialisierte Firmen über viel größeren Erfahrungen in Ungarn verfügen, können bei einer Kontrolle Strafmaßnahmen, Geldbußen und Sanktionen minimiert bzw. ganz abgewendet werden.
Höhere Sicherheit
Die Lohn- und Gehaltsabrechnung ist ein komplexer und potenziell risikobehafteter Geschäftsbereich. Bei einer eigenen, internen Lohnabrechnung können in Bezug auf die sichere und geheime Aufbewahrung der lohnbezogenen Daten Risiken entstehen. Wegen der Vertraulichkeit der Löhne und Gehälter ist die Anwendung und Gewährleistung von Sicherheitssystemen im internen IT-Bereich ein sehr wichtiger Faktor, damit Unbefugte oder Mitarbeiter keinen Zugang auf geheime und vertrauliche Informationen haben. Die Gewährleistung einer höheren Sicherheit erfordert große Aufmerksamkeit und hohen Energieeinsatz seitens des Managements. Bei einer Auslagerung können die Risiken minimiert werden.
Technologiekosten
Vonseiten der Manager in Ungarn stellt sich andauernd die Frage, ob bei der internen Lohnbuchhaltung die adäquate Lohnsoftware von ihnen benutzt wird und ob die aktuellen ungarischen Gesetzesregelungen berücksichtigt werden oder nicht. Die Benutzung einer zuverlässigen Lohnabrechnungssoftware, die Gesetzesänderungen rechtzeitig und adäquat verfolgt, stellt eine kostspielige Investition dar und erfordert zur Anpassung und Instandhaltung fortlaufende Zahlungen. Die Auslagerung der Lohn- und Gehaltsabrechnungen zu einem kompetenten Dienstleister gewährleistet, dass die eingesetzte Lohnsoftware auf dem neuesten Stand ist und Fehlerquellen wegen eines nicht geeigneten, technologischen Hintergrunds ganz ausgeschlossen werden.
Zeitersparnis
Die Lohn- und Gehaltsabrechnung ist eine zeitaufwendige Tätigkeit mit einem hohen Verwaltungsaufwand. Unternehmer und Manager nehmen oft nicht wahr, welche termingebundenen Aufgaben bei der Lohnbuchhaltung verrichtet werden müssen. Beim Outsourcing der Lohn- und Gehaltsabrechnung geht ein Großteil dieser Tätigkeiten auf die Dienstleistungsfirma über. Bei einer Auslagerung können die Manager in Ungarn den gewonnenen Freiraum nutzen, um sich auf andere Geschäftsbereiche zu fokussieren.
Ruhe
Eine Auslagerung der Dienstleistung zu einer erfahrenen Gesellschaft mit hoher Fachkompetenz führt dazu, dass die Lohnabrechnungstätigkeiten fehlerfrei, schnell und präzise verlaufen. Die Manager können sich auf andere Aufgaben konzentrieren und müssen sich keine Sorgen um die Lohnbuchhaltung machen.
Beim Outsourcing der Lohn- und Gehaltsabrechnung ist es vonseiten des Managements keine gute Entscheidung, wenn sie bei der Frage der Lohnauslagerung nur aufgrund des Preises pro abgerechnetem Mitarbeiter entscheiden. Es muss geprüft werden, welche Lohnabrechnungsarbeiten und andere Tätigkeiten sich hinter den Kosten pro Kopf verbergen und welche zusätzliche Kosten im Hinblick auf andere Dienstleistungen anfallen können. Die Kosten werden bei der Auslagerung leichter zu planen und besser kalkulierbar sein. Neben der strengen Einhaltung der Gesetze trifft auch eine qualitative Verbesserung ein und es erfolgt eine besonders sichere Speicherung der Daten. Nach der Auslagerung kann das Management Vorschläge erhalten, die eine enorme Kostenersparnis für die Gesellschaft bedeuten können.
