Zu den wichtigsten Änderungen, die seit dem 1. Januar 2013 in Kraft sind, gehört die Vereinfachung der Regelungen über die elektronische Rechnungsausstellung. In Übereinstimmung mit der Richtlinie 2010/45/EU können die neuen Vorschriften dazu beitragen, Kosten zu senken und die Wettbewerbsfähigkeit der Unternehmen zu verbessern. Selbstverständlich verschaffen die Änderungen auch Abhilfe gegen eine weitere Zunahme der administrativen Lasten im Zusammenhang mit den Papierrechnungen. Auch die Steuerbehörden der Mitgliedsstaaten müssen mit der Zeit gehen, und so können wir sagen, dass die Vorherrschaft des Papiers im Belegwesen zu Ende geht.
Sowohl für Papier- als auch für elektronische Rechnungen gilt, dass neben den vorgeschriebenen inhaltlichen Elementen auch
1. die Echtheit der Herkunft,
2. die Unversehrtheit des Dateninhalts und
3. die Lesbarkeit (für das menschliche Auge lesbar – die Aufbewahrungsfrist gilt auch für die geeignete Lesesoftware)
der Rechnung vom Zeitpunkt der Ausstellung an bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist gewährleistet sein müssen.
Diesen drei Bedingungen kann durch jede Art der Geschäftskontrolle Genüge geleistet werden, die eine zuverlässige Kontrollverbindung zwischen der Rechnung und der Lieferung oder Leistung herstellt.
Die Frage bleibt offen, welche Verfahren nun genau diesen Erwartungen entsprechen (außer den im Umsatzsteuergesetz aufgezählten Methoden, nämlich der mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehenen Rechnung und der mittels elektronischen Datenaustauschs (EDI) hergestellten und weitergeleiteten Daten). Bei einer Revision werden im Bezug auf diese Geschäftsprozesse im Regelfall die vom Steuerzahler zu erwartende angemessene Umsicht und eine entsprechende Dokumentation der Abläufe gefordert.
Neben der Rechnung sollten auch alle Unterlagen vorgelegt werden, mit denen man die Glaubwürdigkeit des Zustandekommens der Transaktion belegen kann, z.B. Bestellungen, Empfangsbelege, per E-Mail ohne Fehlermeldung versendetes Material, Leistungsbestätigungen, eindeutige Identifizierung des Vertragspartners (E-Mail-Adresse reicht nicht). Das Ziel ist in jedem Fall, dass auf beiden Seiten die drei Bedingungen mithilfe der EDV-Prozesse (geschlossenes System, später nicht mehr zu verändernde Datenspeicherung/Archivierung, zurückzuverfolgende Datenbasis im Zusammenhang mit der Weiterleitung der elektronischen Rechnungen) nachgewiesen werden können und dass die Vereinfachung nicht zur Folge hat, dass noch mehr Belege in Papierform präsentiert werden müssen.
Es sei hervorgehoben, dass die Zustimmung des Rechnungsempfängers notwendig ist, um eine elektronische Rechnung zu erstellen, diese muss jedoch nicht unbedingt im Voraus und schriftlich gegeben werden (da sie mit dem Empfang und der Zahlung der Rechnung erfolgt).
Bei Betriebsprüfungen des Finanzamts muss jedoch darauf geachtet werden, dass auch in einem höher entwickelten technologischen Umfeld späterer Jahre die Mittel oder Softwareprodukte vorhanden sein sollen, mit deren Hilfe die Steuerbehörde das Vorhandensein und die Echtheit der Belege prüfen kann.
