Es ist bereits seit Jahren offensichtlich, dass die Digitalisierung der Geschäftsprozesse in fast allen Bereichen der Wirtschaft unvermeidbar ist. Wie wir darauf kürzlich in einem gesonderten Artikel eingingen, ist die digitale Transformation auch in der Finanzbranche nicht aufzuhalten. Heutzutage reicht es nicht aus, dass sich die IT-Experten der Firma über die effizientesten digitalen Lösungen im Klaren sind, auch die Entscheidungsträger sowie die für Steuer, Buchhaltung oder Lohnverrechnung verantwortlichen Führungskräfte müssen diese kennen. Nach dem Durchdenken der strategischen Fragen prüfen wir jetzt die konkreten Datenbankverwaltungssysteme von den Basics an und geben auch eine Antwort auf die Frage, wozu Excel und Microsoft Access gut sind und worin sie sich unterscheiden.
Wenn Excel schon zu wenig ist
Sehr viele Unternehmen nutzen – auch neben ihren bestehenden integrierten Systemen – verschiedene Datenbanken und Register. In der Regel fallen viele Ad-hoc-Informationen oder nicht ins ERP (Enterprise Resource Planning, Corporate-Governance-System) zu integrierende Informationen an, für die eine Systementwicklung nur eine kostenintensive und langfristige Lösung bieten kann. Im Allgemeinen werden diese Rohdaten von einem IT-affinen Mitarbeiter als Datenbank in einer Tabelle zusammengefasst und in eine ansehnliche Form gebracht. Diese Übersichtstabellen gelingen oftmals so gut, dass sie im Unternehmen zunehmend für mehr Aufgaben und mit mehr Benutzern verwendet werden. Und es kommt gewöhnlich der Punkt, an dem Excel nicht mehr ausreicht. Als typische Anwendung erscheint die Verwaltung mehrerer gleichzeitiger Benutzer oder die strukturierte Datenintegration (auch über mehrere Projekte hinweg), die mit Excel nicht mehr wirklich realisierbar ist.
Microsoft Access – ein kleiner Schritt für einen IT-Experten, ein großer Schritt für das Unternehmen
Ich habe die Erfahrung gemacht, dass es den meisten offenen Benutzern mit IT-Affinität keine Probleme verursacht, sich mit Microsoft Access, d. h. MS Access bekannt zu machen. Mit einer minimalen Ausbildung kann man mit den Grundlagen beginnen und von den Excel-Tabellen ist es nicht schwierig, in die Welt der Datenbanken überzugehen.
Microsoft Access ist hervorragend geeignet, kleinere IT-Projekte zu realisieren. Es ermöglicht, dass gleichzeitig mehrere Benutzer mit denselben Daten arbeiten. Dank der Datenbank erscheinen die Daten strukturiert, auf integrierte Weise im System. Es hat zahlreiche Schnittstellen, der Übergang zu den anderen MS-Produkten ist leicht und außerdem ist es ein gut dokumentiertes, visuell transparentes und leicht zu erlernendes System.
Für komplexere Aufgaben können Kenntnisse der Programmiersprache Visual Basic erforderlich sein, doch wer sich in der Welt der Excel-Makros auskennt, dem wird auch das nicht fremd sein.
Geschäftsmodellierung
Excel-Tabellen tauchen häufig in Geschäftsbereichen auf, für die es noch keine branchenspezifische oder speziell angepasste IT-Lösung gibt. Die Entwicklung einer umfassenden integrierten Lösung ist extrem teuer und zeitaufwändig, und man sollte erst dann damit beginnen, wenn die Prozesse bereits vollständig geklärt sind und die gesamte Spezifikation erstellt wurde. Wenn das Unternehmen als Zwischenschritt seine bestehenden Tabellen von Excel stufenweise in eine Access-Datenbankumgebung umstellt, modelliert es im Grunde die Inhalte und Zusammenhänge der Geschäftsdaten. Die investierte Arbeit zahlt sich später bei der Planung des integrierten Systems aus, da das Design der Datenstrukturen einen wesentlichen Teil der Spezifikation ausmacht.
Wenn auch Microsoft Access schon zu wenig ist
Es ist wichtig anzumerken, dass die Access-Umgebung für kleinere Aufgaben geplant wurde. Die Zahl der gleichzeitigen Benutzer ist auf 255 begrenzt, doch sollte unter 20 gehalten werden, da auch die Größe der Datenbank beschränkt ist und maximal 2 GB beträgt. Es funktioniert ausschließlich in einer Windows-Umgebung in einer Client-Server-Architektur. Innerhalb dieser Grenzen ist es ein flexibles Instrument für die Aufgaben bei der Geschäftsautomatisierung und Integration, mit dem einfachere IT-Aufgaben im Unternehmen umgesetzt werden können.
Die Experten von WTS Klient Business Automation helfen dabei, den Weg zu einer möglichst effizienten Datenintegration und Optimierung von Prozessen einzuschlagen, und unterstützen unsere Klienten, auch allein in der Lage zu sein, gut funktionierende digitale Geschäftsprojekte zu erschaffen. Wenden Sie sich getrost an uns!
