Bei Firmen mit zahlreichen Beschäftigten kann es trotz der erforderlichen Umsicht vorkommen, dass der Arbeitnehmeranteil der Sozialversicherungsbeiträge nicht erklärt, abgezogen und bezahlt wird. Die Korrektur eines solchen Fehlers ist zwar eine komplexe Aufgabe, wenn jedoch das Finanzamt diesen Umstand aufdeckt, muss die Firma neben den grundlegenden Rechtsfolgen auch damit rechnen, dass sie die Beitragsdifferenz nachzahlen muss.
Wenn eine Firma feststellt, dass sie die Arbeitnehmerbeiträge nicht oder nicht richtig ermittelt und abgezogen hat, muss sie diesen Fehler zuallererst in den Aufzeichnungen erfassen. Danach kann sie in Selbstrevision die betreffende Beitragserklärung korrigieren, die Beitragsdifferenz mit dem Mitarbeiter abrechnen und gegebenenfalls bei der Behörde melden.
Ist die Höhe der ermittelten und abgezogenen Beiträge niedriger als das gesetzlich vorgeschriebene Ausmaß, wenn also der Arbeitgeber einen zu geringen Beitrag einbehalten hat, dann ist die Korrektur ziemlich komplex. Nach der Erfassung des Fehlers in den Aufzeichnungen muss die Firma zuerst überprüfen, ob der betreffende Mitarbeiter noch in einem Beschäftigungsverhältnis steht und ob die Beitragsdifferenz unter Berücksichtigung der gesetzlich vorgegebenen Einschränkungen vom Lohn dieser Person abgezogen werden kann. Nach dem Gesetz über die Steuerordnung dürfen vom Arbeitslohn der Person in solchen Fällen nämlich höchstens 15 % des um die laufenden Kranken- und Rentenversicherungsbeiträge sowie um die Steuervorauszahlung gekürzten Monatslohns nachträglich zum Zweck der Bereinigung einer Beitragsdifferenz abgezogen werden. Außerdem ist der Abzug der Differenz auf diese Weise insgesamt höchstens über sieben Monate hindurch gesetzlich zulässig. Die betroffenen Steuer- und Abgabenerklärungen muss der Arbeitgeber auch in diesem Fall im Rahmen einer Selbstrevision korrigieren. Für den nicht rechtzeitig einbehaltenen und abgeführten Differenzbetrag muss schließlich Selbstrevisionszuschlag deklariert und bezahlt werden.
In manchen Fällen kann aber die Beitragsdifferenz nicht in voller Höhe auf die oben dargestellte Weise abgezogen werden, weil diese Summe den innerhalb bestimmter Zeit vom Arbeitslohn abzugsfähigen Maximalbetrag überschreitet oder weil der Arbeitnehmer inzwischen die Firma verlassen hat. Selbstverständlich muss die offene Differenz auch in diesen Fällen bereinigt werden.
Sobald ein weiterer Abzug nicht mehr möglich ist, muss der Arbeitgeber innerhalb von 15 Tagen den verbliebenen Differenzbetrag, die Steuer-ID der betroffenen Person, den Rechtsgrund der Auszahlung und das Ausstelldatum der Auszahlungsbestätigung bei der staatlichen Steuerbehörde des Individuums melden. Außerdem muss er die Privatperson über den Inhalt dieser Meldung informieren, sofern ihm die Verständigungsadresse dieser Person bekannt ist. Da das Finanzamt für diese Meldung ein Standardformular vorsieht, werden die in früheren Jahren ebenfalls üblichen frei formulierten Schreiben nicht mehr akzeptiert. Beitragsdifferenzen, die nicht mittels Abzug bereinigt werden können, schreibt die Steuerbehörde aufgrund der obigen Meldung der Privatperson in einem Bescheid vor.
Der Arbeitgeber ist verpflichtet, auch bezüglich des nicht mittels Abzug zu verrechnenden Differenzbetrags eine Beitragserklärung einzureichen, die sich jedoch nur auf die vom Arbeitgeber zu tragenden Beitragslasten bezieht. Neben dem anfallenden Selbstrevisionszuschlag muss auch der Selbstrevisionszuschlag für die nicht mehr durch Abzug zu bereinigenden Arbeitnehmerbeiträge in der Beitragserklärung betragsmäßig angegeben werden, denn diese müssen ebenfalls vom Arbeitgeber bezahlt werden.
Einfacher wird es, wenn der Fehler zu Gunsten des Mitarbeiters war, also wenn ihm mehr Beitrag als notwendig abzogen worden ist. Sofern das Dienstverhältnis noch besteht, wird der Beitragsunterschied der Privatperson von der Firma zurückerstattet. Wurde das Dienstverhältnis bei der gegebenen Firma inzwischen beendet, schreibt das Finanzamt die Beitragsdifferenz aufgrund der oben erwähnten Meldung des einstigen Arbeitgebers der Privatperson gut. Natürlich müssen auch die betreffenden Posten der Steuer- und Beitragserklärungen mittels Selbstrevision korrigiert werden.
Es ist von großer Wichtigkeit, dass der Arbeitgeber die Beiträge der Arbeitnehmer exakt ermittelt und abzieht sowie Fehler gegebenenfalls möglichst schnell aufdeckt und bereinigt. Wenn nämlich ein Fehler im Zuge der Betriebsprüfung ans Tageslicht kommt, stellt das Finanzamt nicht nur eine Strafe und Verzugszinsen, sondern seit 2012 auch den Steuerfehlbetrag zu Lasten des Arbeitgebers fest. In der Einkommensteuer geht ein Fehlbetrag weiterhin zu Lasten des Arbeitnehmers, wenn der Arbeitgeber eine zu niedrige Steuervorauszahlung berechnet, einbehalten und deklariert hat. Einen Fehlbetrag in der Einkommensteuer muss der Arbeitgeber nur dann tragen, wenn er zwar die Steuervorauszahlung einbehalten, jedoch in der Steuererklärung nicht berücksichtigt hat. Wenn aber der Arbeitgeber den Fehler selbst entdeckt, befreien ihn die Feststellung und Erklärung des Selbstrevisionszuschlags sowie die Erstattung der notwendigen Meldung von den weiteren Rechtsfolgen des versäumten Abzugs.
