Der Geschäftszweig Buchhaltung von WTS Klient Ungarn startete 2024 als eigene Dienstleistung den Bereich der Administration bei der Immobilienverwaltung, also die Dienstleistung der administrativen Immobilienverwaltung. Die Administration bei der Immobilienverwaltung ist eigentlich kein neuer Bereich für uns, da unsere Experten die Mandanten bereits seit mehreren Jahrzehnten als Teil der Buchhaltungsdienstleistungen bei derartigen Aufgaben unterstützen und im Bereich der damit verbundenen Herausforderungen über umfangreiche Erfahrungen verfügen. Dieser Hintergrund ist der Garant dafür, dass wir die Bedürfnisse internationaler Mandanten im ungarischen Immobilienbereich genau kennen und wissen, dass durch die Bereitstellung von Buchhaltungs- und administrativen Dienstleistungen des Property Managements mit Hilfe von unseren automatisierten Lösungen aus einer Hand bedeutende Synergien erzielt werden können.
Als Teil der Administration bei der Immobilienverwaltung übernimmt WTS Klient Ungarn folgende Aufgaben:
Datenerfassung der Mietverträge
Als einen der ersten Schritte der Administration bei der Immobilienverwaltung erfassen unsere Kollegen die Daten aller Mietverträge und übertragen auch die Änderungen in der von uns genutzten oder von unseren Mandanten bereitgestellten Property Management Software. Aus der entstandenen und laufend gewarteten, aktuellen Datenbank – zu der wir bei Bedarf einen Zugang ermöglichen können – können in den verschiedensten Dimensionen, den Bedürfnissen unserer Mandanten entsprechend Berichte und Aufstellungen angefertigt werden. Diese Datenbank dient auch als Grundlage für die Erstellung der ausgehenden Rechnungen.
Ausgehende Rechnungen
Wir übernehmen die Ausstellung und der automatischen Buchführung aller mit dem Mietverhältnis verbundenen, regelmäßig ausgehenden Rechnungen (z. B. monatlicher Mietzins und Betriebskostenpauschale) und erstellen auch periodische und Einzelrechnungen in der Art und Weise bzw. Form, wie von unseren Mandanten erwartet. Als Teil des Prozesses gewährleisten wir auch die ständige Konformität der Rechnungen mit den jeweiligen Rechnungslegungs- und Steuergesetzen. Die ausgestellten Rechnungen werden von uns nach Wunsch per Post oder in elektronischer Form an die Mieter bzw. Partner unserer Mandanten weitergeleitet.
Eingehende Rechnungen
Die Daten der beim Mandanten eingehenden Lieferantenrechnungen werden von uns mit Hilfe unseres digitalen Rechnungsbearbeitungssystems, durch die Verknüpfung von der aus dem Online-System der ungarischen Finanzbehörde gescannten Dateninhalte mit dem Rechnungsbild automatisch in der Property Management Software erfasst. Teil des Prozesses ist die formale Kontrolle der Rechnungen und dann erfolgt ihre Weiterleitung an den Property Manager. Danach werden die aufgeteilten und bestätigten Rechnungsposten von uns aufgrund der erhaltenen Informationen in der von uns genutzten oder vom Mandanten bereitgestellten Buchhaltungs- bzw. ERP-Software verbucht.
Banküberweisungen
Die Mitarbeiter von WTS Klient Ungarn erfassen als Teil der Administration bei der Immobilienverwaltung die vom Property Manager bestätigten Lieferantenrechnungen, Steuern und anderen zu überweisenden Posten auch im Banksystem. Die Erfassung der Posten nehmen wir unter Berücksichtigung der Zahlungsfristen und der mit dem Mandanten besprochenen zeitlichen Staffelung entsprechend vor.
Fällige Zahlungen
Aufgrund der ausgestellten und erfassten Rechnungen erstellen wir für unsere Mandanten regelmäßig eine Aufstellung über die unbeglichenen (offenen) Kunden- und Lieferantenrechnungen. Aufgrund der Aufstellungen können unsere Mandanten den Stand der offenen Forderungen und Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen nachverfolgen. Als Teil der Administration bei der Immobilienverwaltung übernehmen wir auch die Anfertigung von Zahlungserinnerungen und Mahnschreiben als Teil des Prozesses zur Eintreibung Forderungen mit Zahlungsverzögerung.
Betriebskostenabrechnung
In einer mit dem Property Manager abgestimmten Art und Weise bzw. Form erstellen wir die Jahres- bzw. Einzel-Betriebskostenabrechnungen (und sichern dabei die Übereinstimmung mit der Buchhaltung) wie auch die damit verbundenen Mitteilungsschreiben an die Mieter bzw. Partner unserer Mandanten. Unter Aufsicht des Property Managers fertigen wir auch die zur Anhebung der Betriebskostenpauschale für den nächsten Zeitraum erforderlichen Berechnungen an und bereiten die diesbezüglichen Mitteilungen vor.
Berichte, Aufstellungen
Für eine der grundlegenden Aufgaben der Administration bei der Immobilienverwaltung halten wir die Anfertigung der den Wünschen der Mandanten entsprechend ausgestalteten regelmäßigen und Einzelberichte in der vom Mandanten gewünschten Sprache (Ungarisch, Englisch und Deutsch):
- Ausweis der monatlichen Einnahmen
- Vermietungsgrad des Gebäudes
- Rent Roll Bericht
- SC-Analyse
- Garantieausweis
- sonstige Berichte
Indexierung
Aufgrund der Mietverträge kalkulieren wir jährlich die Höhe der Mietzinsindexierung. Nach der Bestätigung durch den Property Manager erstellen und verschicken wir die damit verbundenen Mitteilungsschreiben an die Mieter.
Jedes Mitglied unseres Teams ist bestrebt, seine Aufgabe möglichst präzise und mit einer sich auf alle Details erstreckenden eingehenden Aufmerksamkeit und Umsicht zu erfüllen, um auch damit unsere Mandanten zufrieden zu stellen. Suchen Sie uns vertrauensvoll auf!
