Wie wir bereits früher darüber berichteten, sind Wirtschaftsorganisationen in Ungarn gemäß den Bestimmungen des Gesetzes Nr. CCXXII von 2015 über die allgemeinen Regelungen für elektronische Behördengänge und Vertrauensdienste verpflichtet, ab dem 1. Januar 2018 die Interaktionen mit dem ungarischen Staat auf elektronischem Wege durchzuführen. Der Staat gewährleistet durch das Firmenportal die hiermit verbundene offizielle Erreichbarkeit zum Versand und Empfang von Dokumenten. Die Firmenportal-Registrierung kann im Namen des Wirtschaftstreibenden durch eine vertretungsberechtigte natürliche Person oder durch ihren Vertreter eingeleitet werden, der über eine durch Privaturkunde oder öffentliche Urkunde erteilte Vollmacht verfügt. Wir fassen hierzu die wichtigsten Fragen aus der Praxis bzw. die auch durch die Praxis geprägten Fragen zusammen, die im Zusammenhang mit der Firmenportal-Registrierung aufgrund einer Vollmacht aufkommen.
Firmenportal-Registrierung – wenn der Vertretungsberechtigte ein ausländischer Staatsbürger ist
Das Formular kann bereits diese Art von Fällen handhaben, in denen die zur Vertretung der Wirtschaftsorganisation berechtigte Person ein ausländischer Staatsangehöriger ist, der nicht im ungarischen Personenregister eingetragen ist und für den bei der Firmenportal-Registrierung ein Bevollmächtigter in seinem Namen handelt. Bisher war dies bei der Firmenportal-Registrierung als ein Fehler erschienen, der eine Einreichung des Formulars unterbunden hat. In diesem Fall muss bezüglich der Vertretungsberechtigten die Checkbox „olyan külföldi személy, aki nem szerepel a magyar személy-nyilvántartásban” (d.h. eine ausländische Person, die nicht im ungarischen Personenregister eingetragen ist) ausgewählt werden. Hierbei besteht zwar keine Möglichkeit zur Angabe der persönlichen Identifikations- und Kontaktdaten der vertretungsberechtigten Person, zur Möglichkeit der Identitätsprüfung muss jedoch die Kopie eines gültigen amtlichen Ausweises (z. B. Reisepass) unter dem Menüpunkt VI Punkt 3 bei „Egyéb dokumentum(ok)“ (d.h. sonstige Dokumente) beigefügt werden.
Vorgeschlagene Inhaltsanforderungen an die Vollmacht
Es wird empfohlen, dass die Vollmacht zur Erledigung der Firmenportal-Registrierung, zur Erstellung des Firmenportals und für die Anmeldung der offiziellen Erreichbarkeit der Wirtschaftsorganisation in das Verfügungsregister erteilt wird. Es wird auch empfohlen, die natürlichen Identifikationsdaten des Firmenportalvertreters und die E-Mail-Adresse zu erfassen, die als allgemeingültige Kontaktadresse für das Firmenportal festgelegt wird.
Welche Dokumente müssen beigefügt werden?
Bei der Firmenportal-Registrierung muss das Dokument, das bestätigt, dass die Wirtschaftsorganisation in einem amtlichen Register registriert wird – bei Wirtschaftsgesellschaften der Handelsregisterauszug – unter dem Menüpunkt VI. Punkt 1 des Formulars beigefügt werden, und darf nicht älter als 30 Tage sein. Des Weiteren ist auch das Unterschriftsmuster oder das beglaubigte Firmenzeichnungsblatt der vertretungsberechtigten Person der Wirtschaftsorganisation unter dem Menüpunkt VI Punkt 2 des Formulars anzuhängen. Die Vollmacht ist unter dem Menüpunkt VI Punkt 3 hochzuladen.
Aus den oben angeführten Gründen wird empfohlen, die Firmenportal-Registrierung der Wirtschaftsorganisation baldmöglichst durchzuführen, da die Dienststelle, die den elektronischen Behördengang sichert, bei Nichterfüllung dieser Verpflichtung bis zum 31. Dezember 2017 die Durchführung eines gesetzlichen Aufsichtsverfahrens oder einer behördlichen Revision einleitet.
