Die Datenschutz-Grundverordnung der Europäischen Union (General Data Protection Regulation – GDPR) ist ab dem 25. Mai 2018 verbindlich anzuwenden und gilt unmittelbar in allen Mitgliedstaaten, so auch in Ungarn. Im Hinblick darauf ist es unvermeidlich, dass die Verantwortlichen und die Auftragsverarbeiter in Ungarn die Rechtsrahmen für ihre Datenverarbeitung überprüfen und diese an die neuen Datenschutzanforderungen anpassen. Einer der Schlüsselbereiche dieser Überprüfung ist die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit den Arbeitsverhältnissen. Der Arbeitgeber hat jedoch nicht nur während des Arbeitsverhältnisses einen Zugang zu den personenbezogenen Daten, sondern auch vor Begründung des Arbeitsverhältnisses. Dieser Artikel fasst die wesentlichen Bestimmungen der Datenverarbeitung in Bezug auf Stellenausschreibungen und Bewerbungen sowie auf das Recherchieren der Profile in sozialen Netzwerken zusammen, mit besonderem Augenmerk auf die Praxis der ungarischen Nationalen Behörde für Datenschutz und Informationsfreiheit (ungarische Abkürzung: NAIH; im Weiteren: NAIH).
Verarbeitung personenbezogener Daten – Verbot anonymer Stellenanzeigen und Erfordernis der angemessenen (Vorab)-Information
Gemäß der Praxis von NAIH in Ungarn sollte die Veröffentlichung von anonymen Stellenanzeigen – abgesehen von einigen Ausnahmefällen, die durch die wirtschaftlichen (Markt-) Interessen des Arbeitgebers gerechtfertigt sein könnten – in jedem Fall vermieden werden. Die Stellenanzeige, in der der Name der Gesellschaft nicht genannt wird, gilt als anonym. Zum Recht auf informationelle Selbstbestimmung des Bewerbers gehört nämlich bereits vor Senden seiner Bewerbung, dass ihm in Bezug auf die Verarbeitung personenbezogener Daten angemessene Informationen unter anderem darüber zur Verfügung stehen, an wen bzw. an welche Gesellschaft er seine personenbezogenen Daten übermittelt. Es ist besonders wichtig, in der Stellenanzeige eine E-Mail-Adresse beziehungsweise auch eine Telefonnummer anzugeben, mit deren Hilfe der Bewerber seine Rechte im Zusammenhang mit der Verarbeitung personenbezogener Daten ausüben kann, wie zum Beispiel die Beantragung zur Löschung seiner persönlichen Daten.
Recherchieren von Profilen in sozialen Netzwerken
Gemäß der Praxis von NAIH – und der Empfehlung der Art. 29-Arbeitsgruppe zum Datenschutz – sollten im Zusammenhang mit dem Durchforsten von Profilen in sozialen Netzwerken in den Auswahlverfahren mindestens folgende Datenschutzanforderungen eingehalten werden:
- Dem Bewerber sollten Vorabinformationen zur Verfügung gestellt werden (es ist darauf hinzuweisen, dass der Arbeitgeber während seines Auswahlverfahrens die Bewerberprofile, die allgemein zugänglichen Inhalte in sozialen Netzwerken recherchiert).
- Der Arbeitgeber darf die sogenannten beschränkt zugänglichen Daten nicht erwerben (wie zum Beispiel Erwerb der in einer geschlossenen Gruppe veröffentlichten Daten durch ein Mitglied).
- Nur die Daten dürfen kennengelernt werden, die für die jeweilige Stellenausschreibung als relevant und angemessen gelten.
- Aktivitäten des Bewerbers in sozialen Netzwerken, die allgemein zugänglich sind, dürfen kennengelernt und Schlussfolgerungen daraus gezogen werden, aber es ist keine weitere Datenverarbeitung erlaubt (d.h. die Profilseite des Bewerbers kann nicht gespeichert oder übermittelt werden).
Erfolglose Bewerbung – Benachrichtigungspflicht vom Arbeitgeber
Mit dem Recht des Bewerbers auf informationelle Selbstbestimmung hängt die Benachrichtigungspflicht über die Ablehnung der Bewerbung zusammen. Nach der Praxis von NAIH ist es unangemessen, in der Stellenausschreibung folgende (und ähnliche) Klausel anzugeben: „Erhält der Bewerber innerhalb von acht Tagen nach Ablauf der Bewerbungsfrist keine Benachrichtigung, gilt seine Bewerbung als abgelehnt“.
Aufbewahrung der Bewerbungsunterlagen
Durch die Auswahl und Besetzung der Stelle entfällt der Zweck der Datenverarbeitung, so dass die persönlichen Daten von nicht ausgewählten Bewerbern gelöscht werden müssen und, wenn der Bewerber dies verlangt, das Bewerbungsmaterial an ihn zurückgeschickt werden muss. Es ist wichtig zu beachten, dass die aus den Daten des Bewerbers gezogenen Schlussfolgerungen als personenbezogene Daten gelten. Das heißt, wenn sich der Arbeitgeber über den Bewerber Aufzeichnungen macht, gelten auch diese als personenbezogene Daten, die bei Beendigung des Auswahlverfahrens ebenfalls gelöscht werden müssen. Die rechtmäßige Weiterverarbeitung von Bewerbungen ist nur mit ausdrücklicher Zustimmung des Bewerbers, basierend auf freiwilligen, konkreten und angemessenen Informationen, möglich. Eine Arbeitgeberklausel, die besagt, „wenn nicht innerhalb von 8 Tagen auf unserem Schreiben geantwortet wird, werden wir Ihre personenbezogenen Daten weiter verarbeiten“ (und ähnliche Klauseln), ist (sind) nicht akzeptabel.
Also muss der Arbeitgeber auch bei Stellenanzeigen und Bewerbungen – im Hinblick darauf, dass auch in dieser Phase die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt – mit angemessener Sorgfalt und unter Einhaltung der Datenschutzvorschriften vorgehen.
Wenn Sie ebenfalls wissen möchten, ob die Datenverarbeitung Ihres Unternehmens den Anforderungen der DSGVO entspricht, wenden Sie sich bitte an uns und wir überprüfen gerne Ihre aktuelle Situation.
