Wie lange müssen in Ungarn bestimmte Dokumente und Belege aufbewahrt werden? Was muss in Papierform und was in elektronischer Form archiviert werden? Was ist zu tun, wenn die verschiedenen Rechtsnormen etwas anderes vorschreiben? In unserem Artikel haben wir zusammengetragen, was man in Verbindung mit der Aufbewahrung von Dokumenten unbedingt wissen sollte.
Die heutzutage immer umfangreichere elektronische Dokumentenverwaltung macht eine entsprechende Verwaltung der Originalbelege noch mehr zu einer besonderen Frage. Es steht außer Zweifel, dass die Unternehmen in Ungarn auf dem Gebiet der Aufbewahrung von Dokumenten in Zukunft mit der Verbreitung der elektronischen Archivierung bzw. der Digitalisierung immer effizientere Lösungen zur Verringerung des Zeitaufwandes und der aufgewandten finanziellen Ressourcen in Verbindung mit der Archivierung suchen.
Aufbewahrung von Dokumenten gemäß den einzelnen Rechtsnormen
Die Aufbewahrung von Dokumenten bzw. deren Archivierung und Aussonderung erscheint in mehreren ungarischen Rechtsnormen. Wenn diese Regeln für dieselben Belege unterschiedliche Aufbewahrungsfristen festlegen, ist immer die längere zu berücksichtigen.
Laut Gesetz Nr. CL von 2017 über die Steuerverfahrensordnung sind die Belege bis zur Verjährung des Rechts zur Steuerfestsetzung aufzubewahren. Die Verjährung ist in der Regel der letzte Tag des fünften Jahres nach dem letzten Tag des Jahres der Einreichungsfrist der Steuererklärung bzw. Anmeldung oder der Zahlungsfrist der Steuer. Die Verjährungsfrist und dadurch der Aufbewahrungszeitraum können sich in bestimmten Fällen verlängern. Eine zugunsten des Steuerzahlers vorgenommene Eigenrevision unterbricht sogar die Verjährung.
Aufgrund des Gesetzes Nr. C von 2000 über die Rechnungslegung sind der über das Geschäftsjahr erstellte Abschluss bzw. Lagebericht und die diese unterlegenden Dokumente acht Jahre lang aufzubewahren.
Im Sinne des Gesetzes Nr. LXXXI von 1997 über die Sozialversicherungsrente stellt die Aufbewahrung von Dokumenten zum Arbeitswesen bis zum Ende des fünften Jahres nach Erreichen des für die Versicherten maßgebenden Eintrittsalters für die Altersrente die Pflicht des Arbeitgebers dar. Die Aufbewahrung von Dokumenten in Verbindung mit Lohn- und Gehaltszahlungen ist besonders wichtig.
Aufbewahrung von Dokumenten in Papierform oder elektronische Dokumentenverwahrung?
Auch das Umsatzsteuergesetz verfügt in Ungarn über die Dauer sowie die Art und Weise der Aufbewahrung der Dokumente. Im Sinne dieses Gesetzes kann ein in Papierform ausgestelltes Dokument in Papierform aufbewahrt werden bzw. kann die Aufbewahrungspflicht auch mit der elektronischen Aufbewahrung des in Papierform ausgestellten Dokuments erfüllt werden. Elektronische Dokumente dürfen ausschließlich in elektronischer Form aufbewahrt werden. Die Verordnung Nr. 1/2018 (VI. 29.) ITM verfügt über die Regeln der digitalen Archivierung. Im Sinne der Verordnung muss bis zum Ablauf der Aufbewahrungspflicht der Schutz der elektronischen Dokumente gegen Löschung, Vernichtung, nachträgliche Änderung, Beschädigung und unbefugten Zugriff gewährleistet werden. Auch muss gesichert sein, dass die Interpretierbarkeit bzw. Lesbarkeit der elektronischen Dokumente bestehen bleibt. Die Haftung für die Erfüllung dieser Bedingungen liegt in jedem Fall bei der zur Aufbewahrung verpflichteten Person.
Laut Rechnungslegungsgesetz darf von ursprünglich nicht in elektronischer Form ausgestalteten Belegen – unter Berücksichtigung der gesetzlichen Vorschriften – eine elektronische Kopie erstellt und auch die Pflicht zur Aufbewahrung der Belege so erfüllt werden, wenn dadurch alle Daten der Belege unverzüglich erstellt, sie laufend gelesen und nachträglich nicht geändert werden können. Nach dem Gesetz über die Steuerverfahrensordnung bezieht sich die Aufbewahrungspflicht auf die Originaldokumente oder die von diesen – unter Berücksichtigung der gesetzlichen Vorschriften – angefertigten Kopien. Schreibt eine ungarische Rechtsnorm keine Aufbewahrung des Originalexemplars bestimmter Dokumente vor, können diese im Verfahren der Steuerbehörde nicht eingefordert werden.
Die Aufbewahrung von Dokumenten in Papierform ist über einer bestimmten Menge kosten- und arbeitsintensiv, weshalb diese unter Berücksichtigung der gesetzlichen Verjährungsfristen und der Aussonderungsordnung der Firma auszusondern sind. Des Weiteren sollte man in Zukunft möglichst Schritt für Schritt auf eine elektronische Verwaltung der Dokumente und auf eine digitale Archivierung übergehen, wodurch auch über die Verjährungsfristen hinaus ein flexibler Zugriff auf die Dokumente gewährleistet ist.
Bei ihrer Arbeit bevorzugen auch die Buchhalter von WTS Klient Ungarn die elektronische Weiterleitung und Lagerung der Dokumente, da wir unter Berücksichtigung der Anforderungen an die Digitalisierung ständig bestrebt sind, im Interesse einer möglichst effizienten Arbeitsverrichtung und einer schnelleren Datenleistung moderne Lösungen auszugestalten. Wir erwarten Ihren Anruf, wenn Sie ein zuverlässiges und in der elektronischen Rechnungsstellung kundiges Buchhaltungsteam suchen!
