Die digitale Transformation geht auch an der Finanzbranche in Ungarn nicht vorbei. Ganz im Gegenteil: um die Effizienz der Arbeit zu erhöhen, die Verwertbarkeit der Daten zu verbessern, die Dokumentation besser verfolgen zu können und die zeitraubende Administration zu reduzieren, muss sich jedes Unternehmen unbedingt und immer bewusster mit dieser Frage beschäftigen.
Aus eigener Erfahrung wissen wir, dass die digitale Transformation eine lange Reise ist, mit vielen Möglichkeiten zum Abbiegen. Indem wir auch unsere praktischen Erfahrungen einfließen lassen, stellen wir in unserem Artikel die digitale Transformation und ihre Herausforderungen vor. Jetzt geht´s los!
Reiseziel
Sollten wir zuallererst bestimmen, wohin die Reise geht? Genau, wenn das Ziel bekannt ist, müssen wir nur noch die Reiseroute und das Transportmittel wählen und dabei natürlich auf das uns zur Verfügung stehende Budget achten. Jeder muss nach seinem Geschmack entscheiden, ob er für eine Pauschalreise des Reisebüros mit bewährten Programmen und fertigen Lösungen zahlt oder mit einem Rucksack nach eigenen Ideen und Inspirationen das Unbekannte erkundet.
Die Digitalisierung als Ziel ist in der Finanz- und Geschäftswelt, aber auch im Steuerbereich unumgänglich geworden. Die digitale Transformation wurde auch in Ungarn zu einem unerlässlichen Bestandteil der strategischen Entscheidungen. Rechnungen und Gehaltslisten in Papierform wurden von elektronischen Rechnungen, Apps mit Rechnungsbilderkennung und elektronischen Gehaltsabrechnungen abgelöst. Die elektronische Ablage von Rechnungen, die Automatisierung von Bestätigungsprozessen und elektronische Signaturen vereinfachen die Unternehmensprozesse erheblich und sorgen so auch für Kosteneffizienz. Nur mit der passenden IT-Infrastruktur, der Bereinigung und Verknüpfung der Datenbanken, der Automatisierung von Prozessen und der Digitalisierung von Dokumenten kann ein ungarisches Unternehmen in der neuen Informationsgesellschaft wettbewerbsfähig bleiben.
IT-Infrastruktur oder womit reisen wir eigentlich?
Ein Vergleich der für die digitale Transformation optimalen IT-Infrastruktur und unseres aktuell verfügbaren IT-Geräteparks hilft bei der Ermittlung der erforderlichen Investitionen. Bevor wir eine größere Investition tätigen, ist es immer noch ein großes Dilemma, ob wir cloudbasierte Lösungen oder einen eigenen Gerätepark nutzen sollten. Um das abzuwägen, sollte man die folgenden Aspekte berücksichtigen:
Es gibt kein allgemein verbindliches Rezept. Führungskräfte und IT-Leiter müssen auch in Ungarn herausfinden, was nach den oben genannten Gesichtspunkten am besten für die digitale Transformation geeignet ist, wenn man berücksichtigt, welches Niveau das Unternehmen erreichen will und welche Möglichkeiten die Firma hat. Oftmals sind auch gemischte Lösungen lebensfähig.
Interne oder externe Entwicklungen – Brechen wir mit Rucksack oder zur Pauschalreise auf?
Heutzutage finden wir für fast jeden Bedarf fertige Software, sogenannte Boxed Solutions. Gleichzeitig können wir auch unsere eigenen Lösungen wählen, die mit externen Entwicklern oder unserem eigenen Entwicklungsteam entwickelt wurden. Es kann viel Kopfzerbrechen bereiten, wann der Moment gekommen ist, mit der Eigenentwicklung zu beginnen.
Infolge der Kundenbetreuungslösungen, der Automatisierung unserer Prozesse und der Digitalisierung der internen Verwaltung haben wir uns bei WTS Klient schließlich für eine Kombination der Möglichkeiten entschieden. Einerseits haben wir ein eigenes Entwicklungsteam aufgebaut, so dass uns ständig Entwicklungskompetenz zur Verfügung steht und wir individuell auf die Bedürfnisse von Mandanten oder in der eigenen Firma reagieren können. Da jedoch die Kapazitäten unseres Entwicklungsteams begrenzt sind, die digitale Transformation wiederum ein schnelles Tempo diktiert, nutzen wir bei der HR-Software und dem CRM-System auch fertige Marktlösungen.
Reiseführer und Prospekte oder booking.com und Tripadvisor?
Die Verknüpfung von Datenbanken und bestehenden Systemen ist ein wichtiger Bestandteil der digitalen Transformation. Es ist typisch, dass die Unternehmen Daten in unterschiedlichen Formaten in voneinander isolierten Systemen haben, ebenso wie der Reisende seine Informationen aus diversen Prospekten, Reiseführern oder über eine der heute modernen Internetplattformen beziehen kann, die mit Hilfe der Eingaben maßgeschneiderte Lösungen anbieten. Um die angesammelte Menge an Daten in nutzbare und wertvolle Informationen zu verwandeln, ist es wichtig, die Datenbanken zu synchronisieren, die darin enthaltenen Daten abzugleichen und zu verknüpfen. Diese integrierten Datenbanken sind heute unverzichtbar, um die Leistung von Mitarbeitern zu messen, Aufträge auszuwerten, Angebote zu erstellen und fundierte Managemententscheidungen zu treffen. Es gibt integrierte ERP-Systeme, die diese Anforderungen vollständig erfüllen, doch auch Softwareprogramme und Datenbanken, die über Schnittstellen verknüpft sind, werden immer häufiger.
Die gegenwärtige Erwartung ist, dass die einzelnen Systeme (zum Beispiel das Rechnungserstellungsprogramm, das CRM-System und das Programm zur Leistungserfassung) miteinander verknüpft sind. Um jedoch miteinander kommunizieren zu können, müssen sie dieselben Begriffe verwenden. Vertriebsdaten, offene Rechnungen, Aufwandszeiten und andere kundenspezifische Informationen zum gleichen Kunden müssen beispielsweise in den verschiedenen Systemen mit der gleichen Kundennummer erfasst werden, denn nur so werden wir in der Lage sein, aus der Gesamtheit der Daten durch die Verknüpfung der Programme nützliche Informationen zusammenstellen.
Die durch die Pandemie verursachte Beschränkung brachte auch in Ungarn die Nutzung von Kollaborationsplattformen in unser aller Leben. Ein schnelles Teams-, Skype- oder Zoom-Meeting ist heute alltäglich geworden. Die Kommunikation findet nicht mehr per E-Mail und über Telefonkonferenzen statt, sondern Kollaborationsplattformen verbinden Kollegen und Kunden, um Daten zu teilen und den Informations- und Dateiaustausch sicherzustellen.
Kein Abenteuer ohne Gefahren oder die Frage der Cybersicherheit
Die digitale Transformation ist natürlich kein Triumphzug, sondern birgt neben seinen unstrittigen Vorteilen auch zahlreiche Gefahren. Indem wir externe Unterstützer einbeziehen, unsere Systeme öffnen und uns der größeren Cyber-Community anschließen, setzen wir uns unweigerlich Angriffen aus. Information ist Macht, und bei der Digitalisierung von Finanzsystemen geht es nur darum, also müssen wir uns auf die Prävention konzentrieren.
Es reicht aber nicht mehr aus, sich mit Firewalls und Virenchecks zu schützen. Die Schulung der Mitarbeiter und die Aufrechterhaltung ihrer Wachsamkeit liegen in unserem elementaren Interesse. Viele Schulungsmaterialien wie auch Phishing-Simulationen helfen den ungarischen Unternehmen heutzutage dabei, damit die einzelnen Mitarbeiter aktiv und verantwortungsbewusst an der Prävention mitwirken, damit die internen Systeme des Unternehmens als geschlossenes Ganzes Erpresserviren ausschließen können.
Wir können aus eigener Erfahrung berichten, dass die Regulierung hilft und das Vorhandensein unseres ISO 27001-Zertifikats für Informationssicherheit auch unsere Mitarbeiter ständig wachsam hält. Unsere langjährige ISO-Audit-Erfahrung hilft uns, IT-Sicherheitsaspekte sowohl bei unseren internen Arbeitsprozessen als auch im Kontakt mit Kunden ständig auf der Agenda zu halten.
Ohne Rückfahrkarte
Die Digitalisierung ist kein umkehrbarer Prozess. Je früher wir mit der bewussten Planung der Reise beginnen, desto vorteilhafter kann unsere Lage im Vergleich zu unseren Mitbewerbern sein. Bei einer Reise gibt es Sackgassen, aber eine Organisation, die offen für Lernen und Entwicklung ist, versucht, auch aus Misserfolgen etwa Positives zu machen. Bitte schnallen Sie sich an! Wir wünschen eine gute Reise!
2022 begann ein neues Kapitel im Leben von WTS Klient, das bedeutende Umwandlungen mit sich brachte. Parallel zur organisatorischen Erneuerung haben wir bedeutende technologische Entwicklungen begonnen. Unser vorliegender Artikel möchte in erster Linie darauf aufmerksam machen, wie wichtig – und im Grunde unumgänglich – die digitale Transformation ist, wobei wir auch versucht haben, die Erfahrungen unserer eigenen technologischen Entwicklungen zu teilen. Wenn sich auch Ihre Firma mit ähnlichen Herausforderungen und Problemen konfrontiert sieht und sie für die Entwicklung von digitalen Lösungen im Geschäfts- und Steuerbereich einen erfahrenen Experten benötigen, wenden Sie sich getrost an den Geschäftszweig Business Automation von WTS Klient Ungarn!
