Ab dem 1. Juli 2018 wird den Anzeichen zufolge das System der Online-Datenübermittlung in Ungarn live gehen. Vor allem vor dem Hintergrund, dass auch die EU das System abgenickt hat, wird eine weitere Fristverlängerung immer unwahrscheinlicher. Infolgedessen ist auch nicht zu erwarten, dass sich die auf der NAV-Online-Testseite verfügbare Dokumentation ändert, und die entsprechende Regierungsverordnung wird auch bald verkündigt.
Womit ist zu rechnen?
In den verbleibenden zwei Monaten werden sich die Ereignisse beschleunigen. Diese Zeit wird in Ungarn sowohl für die IT-Entwickler als auch für die Steuerzahler wichtig sein. Wir sind uns sicher, dass sich erst nach dem Go-live des Online-Systems der Online-Datenübermittlung herausstellt, wer wie weit auf das Thema vorbereitet ist. Es ist keine Frage, dass nicht alles zu 100% perfekt sein wird.
Die Spezifikation und das XSD-Schema können zwar als endgültig betrachtet werden, könnten aber anhand der Informationen und Tests seitens der Steuerpflichtigen noch in geringem Maße verändert werden. Änderungen der Spezifikation und Änderungen, die das System betreffen, werden durch die NAV immer veröffentlicht. (Hoffentlich wird dies jährlich nicht viele Anlässe betreffen).
Das Online-Testsystem kann nicht für die Zwecke des Online-Systems und der obligatorischen Datenweiterleitung verwendet werden, jedoch wird es den Steuerpflichtigen, wenn sie es testen möchten, weiterhin zur Verfügung stehen. In dem in Betrieb genommenen System wird erwartungsgemäß die Möglichkeit der Registrierung (primäre, sekundäre und technische Registrierung) nicht erst ab 1. Juli bestehen, sondern auch schon früher eingeräumt. Idealerweise kann die Registrierung in dem in Betrieb genommenen System mindestens 30 oder 15 Tage vorher erfolgen. Dadurch kann die Möglichkeit, dass die erste Datenübermittlung am 1. Juli aufgrund von Registrierungsproblemen fehlschlägt, wenn an diesem Tag eine Ausgangsrechnung erstellt wird, ausgeschlossen werden. Im in Betrieb genommenen System können Daten erst ab 1. Juli übermittelt werden.
Als sog. vorrangige und sekundäre Benutzer gelten die natürlichen Personen, die der Datenleistungspflicht im Namen des Steuerpflichtigen auf der Plattform nachkommen. Unter einem technischen Benutzer ist die Gesamtheit der Daten zu verstehen, die bei einer Datenleistung aus einem Programm zur Rechnungsstellung zu der Anwendung der Maschine-Maschine-Schnittstelle erforderlich sind. Ihnen ist es gemeinsam, dass sämtliche Benutzer auf der online Plattform „zu errichten“, d.h. registriert werden müssen, und ihnen unterschiedliche Befugnisse gewährt werden können (und müssen). Die sekundären und die sog. technischen Benutzer können von den vorrangigen Benutzern auf der Plattform errichtet werden.
Quelle: https://onlineszamla-test.nav.gov.hu/tajekoztatas_a_regisztraciorol
Wie weit ist man vorbereitet?
Die NAV weist in mehreren Foren ausdrücklich auf die neue Verpflichtung hin. Die Ergebnisse der Umfrage von WTS Klient Ungarn zu Beginn des Jahres zeigen jedoch, dass den Steuerzahlern oft noch nicht alle Aspekte des Systems bekannt sind. Für Hauptbuchhalter, Steuerberater und im Finanzsektor arbeitende Mitarbeiter bedeutet die Verpflichtung nichts Neues. Jedoch wissen die Entscheidungsträger der Steuerzahler nicht immer, welche Elemente im endgültigen System obligatorisch sind.
Ein häufiges Missverständnis ist, dass bei Rechnungen, die mit einer Software erstellt worden sind, zur Datenübermittlung 24 Stunden zur Verfügung stehen. Die ungarische Regelung erfordert eine sofortige Datenübertragung ohne menschliches Zutun. Unter den Unternehmen, die an unserer Umfrage in Ungarn teilnahmen, gab es auch einige, die unter der Online-Datenübermittlung lediglich die Online-Übermittlung des Rechnungsbetrags verstanden haben, obwohl in Wirklichkeit alle obligatorischen Rechnungsangaben an die NAV übermittelt werden müssen.
Als Multiplikator fungiert, wenn in einem bestimmten Unternehmen mehrere Rechnungsprogramme benutzt und Rechnungen sogar auch manuell erstellt werden. Bei manueller Rechnungserstellung müssen in Ungarn die Rechnungsdaten innerhalb von 5 Tagen auf der Web-Oberfläche erfasst werden (bei einem in der Rechnung ausgewiesenen Mehrwertsteuerbetrag über 500.000 HUF (ca. 1.600 EUR) oder mehr am Folgetag der Rechnungsausgabe). Für diejenigen, die eine ungarische Buchhaltungssoftware benutzen, könnte es eine Erleichterung bedeuten, dass das Buchhaltungsprogramm die Online-Datenübermittlung voraussichtlich handhaben kann.
Nicht wenige der Befragten haben jedoch angegeben, dass sie ohne höhere technische Berechtigungen ein Rechnungsprogramm auf Benutzerebene verwenden, das im System des ausländischen Mutterhauses integriert ist. In diesen Fällen muss zur Erfüllung der Online-Datenübermittlung in Ungarn eine Lösung gefunden werden, da das System den Erwartungen zufolge in Betrieb gehen wird und der Steuerzahler bei unkorrekter Datenübermittlung mit einer Versäumnisstrafe bis zu einem Höchstbetrag von 500.000 HUF (ca. 1.600 EUR) pro Rechnung rechnen muss.
Darüber hinaus hat das Steuerberater-Team von WTS Klient Ungarn oft die Erfahrung gemacht, dass die schon seit langem obligatorische Datenexportfunktion von Rechnungsprogrammen auch nicht gut funktionierte. Die Steuerberater sehen die größten Probleme und Herausforderungen vielleicht darin, auf welche Weise in den einzelnen Fällen die Fehlermeldungen warning und error in Verbindung mit fehlerhafter Datenübermittlung gehandhabt werden können.
Was empfehlen wir in Verbindung mit der Online-Datenübermittlung?
Wenn Steuerzahler ein nicht-ungarisches Rechnungsprogramm verwenden, muss auch in diesem Fall die Echtzeitdatenübermittlung an die NAV gelöst werden. Für einen tadellos funktionierenden Datentransfer kann sowohl interne als auch externe Entwicklung erforderlich sein, was zeitintensiv ist und bis zu mehreren Wochen dauern kann. Daher ist es wichtig, sich rechtzeitig auch um die Auswahl des passenden Dienstleisters zu kümmern.
Wir empfehlen, auch die Online-Oberfläche zu testen, weil dies die Oberfläche sein wird, wo im Juni als Vertreter des Steuerzahlers oder als Geschäftsführer die primäre Registrierung auch im in Betrieb genommenen System durchgeführt werden muss. Primäre Benutzer sind für die Registrierung von sekundären Benutzern und für die Durchführung technischer Registrierungen verantwortlich. Im Falle einer Selbstfakturierung müssen auch unsere Lieferanten auf bevorstehende Aufgaben wie technische Registrierungen vorbereitet werden.
Zur Handhabung der Warnmeldung warning bei der Datenübermittlung muss ein adäquater Managementplan und ein entsprechendes Programm erstellt werden.
Eine sehr wichtige Voraussetzung für die erfolgreiche Online-Datenübermittlung ist, unsere Systeme durch Inanspruchnahme von gemeinsamer IT- und Steuerberatung rechtzeitig auf die Veränderungen vorzubereiten. Unser Expertenteam steht Ihnen bei der Überprüfung von Rechnungsprogrammen gern zur Verfügung.
Die Zusammenfassung steht hier für Sie zum Download in PDF-Format bereit:
WTS Klient Newsflash 04.05.2018 – Online-Datenübermittlung (PDF)
Neuer Verordnungsentwurf für E-Invoicing oder Online-Datenübermittlung
