2018. július 1-jétől a jelek szerint elindul az online adatszolgáltatás éles rendszere. További határidő kitolódásnak egyre kevesebb az esélye, főleg annak fényében, hogy az EU is rábólintott a rendszerre. A NAV online teszt lapján is megtalálható dokumentáció tehát várhatóan már nem fog változni, és a vonatkozó kormányrendelet is hamarosan kihirdetésre kerül.

Mire számíthatunk?

A hátralévő két hónapban fel fognak gyorsulni az események. A fejlesztők és az adózók számára is fontos lesz ez az időszak, és biztosak vagyunk abban, hogy az online adatszolgáltatás éles rendszerének elindulása után derül csak ki igazán, hogy ki mennyire felkészült a témában. Borítékolható, hogy nem lesz minden 100%-ig tökéletes.

A specifikáció és az XSD séma véglegesnek tekinthető, ugyanakkor az adózóktól érkező információk, tesztelések hatására még kis mértékben változhat. A specifikáció változásait és a rendszert érintő változásokat a NAV minden esetben közzéteszi. (Remélhetőleg ez évente nem számos alkalmat fog érinteni).

Az online tesztrendszert nem lehet majd az éles rendszer és a kötelező adattovábbítás céljaira felhasználni, de továbbra is az adózók rendelkezésére fog állni, amennyiben tesztelni szeretnék majd azt. Az éles rendszerben a regisztrációra (elsődleges, másodlagos és technikai regisztrációra) várhatóan nem csak július 1-jétől, hanem már korábban is lesz lehetőség. Ideális esetben legalább 30 vagy 15 nappal korábban tudunk regisztrálni az éles rendszerben, ezzel kizárva annak lehetőségét, hogy regisztrációs problémák miatt hiúsuljon meg az első adatszolgáltatás július 1-jén, amennyiben történik aznap számlakiállítás. Az éles rendszerbe adatokat majd csak július 1-jétől lehet küldeni.

A felhasználók regisztrációja

Az adatszolgáltatási kötelezettséget az adózó nevében a felületen teljesítő természetes személyek az ún. elsődleges és másodlagos felhasználók, a számlázó programból teljesítendő adatszolgáltatás esetén a gép-gép interfész használatához szükséges adatok összessége pedig ún. technikai felhasználó. Valamennyi felhasználót „létre kell hozni” az online felületen, azaz a felhasználókat is regisztrálni kell, számukra – a típusoktól függően – különböző jogosultságokat lehet (és kell) biztosítani. A másodlagos felhasználókat és az ún. technikai felhasználót az elsődleges felhasználó hozhatja létre a felületen.

Forrás: https://onlineszamla-test.nav.gov.hu/tajekoztatas_a_regisztraciorol

Mennyire vagyunk felkészültek?

A NAV több fórumon is hangsúlyozza az új kötelezettséget, azonban a WTS Klient év eleji kutatásának eredménye azt mutatja, hogy sok esetben még nem ismert az adózók előtt a rendszer minden eleme. A főkönyvelők, adótanácsadók és a pénzügyi területen mozgó munkavállalók számára nem újdonság a kötelezettség, azonban az adózók döntéshozói nem mindig tudják melyek a végleges rendszer kötelező elemei.

Gyakori félreértés, hogy a szoftverrel kiállított számlák esetében 24 óra áll rendelkezésre az adatközlésre. A magyar szabályozás azonnali adattovábbítást követel meg, mindezt emberi beavatkozás nélkül. Az említett kutatásunkban részt vevő cégek között is voltak olyanok, akik az adatszolgáltatás alatt kifejezetten csak a számla összegének online továbbítását értették, pedig valójában valamennyi kötelező számlaadatot továbbítani kell a NAV felé.

Multiplikátorként működik az, ha egy adott cégnél akár több számlázó program és akár kézi számlázás is van. Kézi számlázás esetén a számla adatait webes felületen kell rögzíteni 5 napon belül (500 000 forint vagy azt meghaladó áfa tartalmú számla esetén a számlakibocsátást követő napon). Könnyebbséget jelenthet a magyar könyvelőprogrammal rendelkezők számára, hogy a könyvelőprogram várhatóan kezeli majd az online adatszolgáltatást.

Nem kevés válaszadó jelezte azonban, hogy a külföldi anyaházzal integrált számlázó programot használ felhasználói szinten, magasabb technikai jogosultságok nélkül. Ezekben az esetekben megoldást kell találni az online adatszolgáltatás teljesítésére, hiszen a rendszer várhatóan el fog indulni, és nem megfelelő adatszolgáltatás esetén számlánként akár 500 000 forintos mulasztási bírsággal is kell számolniuk az adózóknak.

Mindezeken túl a WTS Klient adótanácsadó csapatának sok esetben az volt a tapasztalata, hogy a számlázó programok már régóta kötelező adatexport funkciója sem működött jól. Talán a legnagyobb problémát és kihívást az adótanácsadók abban látják, hogy milyen módon lehet kezelni majd az egyedi esetekben a hibás adatszolgáltatással kapcsolatosan visszakapott warning és error üzenetek feldolgozását.

Mit tanácsolunk az online adatszolgáltatás kapcsán?

adatszolgáltatás

Amennyiben az adózók nem magyar számlázó programot használnak, abban az esetben is meg kell oldani a valós idejű adattovábbítást a NAV felé. Egy tökéletesen működő adattovábbításhoz szükséges lehet belső és külső fejlesztésre is, ami időigényes, akár több hetet is igénybe vehet. Éppen ezért időben kell a megfelelő szolgáltató kiválasztásáról is gondoskodni.

Az online felület tesztelését is javasoljuk, hiszen ez lesz az a felület, ahol az adózók képviselőjeként, ügyvezetőként elsődleges regisztrációt kell majd elvégeznünk júniusban az éles rendszerben is. Az elsődleges felhasználók feladata lesz majd a másodlagos felhasználók regisztrációja és a technikai regisztrációk elvégzése is. Önszámlázás esetén fel kell készítenünk a beszállítóinkat is a közelgő feladatokra, például a technikai regisztrációk elvégzésére.

Az adatszolgáltatás nyomán visszaérkező warning üzenetek kezelésére pedig megfelelő kezelési tervet, programot kell elkészíteni.

Az online adatszolgáltatás sikerességének nagyon fontos előfeltétele, hogy időben készítsük fel a rendszereinket változásra, közös IT és adótanácsadói támogatás igénybevételével. Szakértő csapatunk szívesen áll rendelkezésre a számlázó program ellenőrzésében.

Az összefoglaló PDF-formátumban innen tölthető le:
WTS Klient Newsflash 2018.05.04. – Online adatszolgáltatás (PDF)