Die Lohn- und Gehaltsabrechnung gehört unter den Pflichten des Arbeitgebers aus Sicht der Mitarbeiter zu einem der empfindlichsten Punkte. Die damit verbundenen gesetzlichen Regelungen und die zahlreichen unabhängigen Regeln, die in vielen Fällen kaum oder gar nicht aufeinander hindeuten, bringen den Arbeitgeber und die Lohnbuchhaltung damit in eine schwierige Lage. Das Outsourcing der Lohn- und Gehaltsabrechnung ist eine kostengünstige und diskrete Lösung für den Arbeitgeber. Wir empfehlen die Auslagerung der laufenden Lohnabrechnung für Gesellschaften, die nicht über eine eigene Personalabteilung verfügen und diese Gefahren und Administration auf innerbetrieblicher Ebene vermeiden wollen. Durch das Outsourcing der Lohnbuchhaltung kann das Unternehmen Kosten sparen, zudem können Probleme in Verbindung mit einer unerwarteten Kündigung oder Krankheit der Lohnbuchhalter ebenfalls verhindert werden.
Fachkompetenz auf dem neuesten Stand
Das ständig aktualisierte und umfassende Fachwissen unserer Mitarbeiter garantiert, dass wir Ihnen auch aus steuer- und arbeitsrechtlichen Aspekten die kostengünstigsten Lösungen anbieten können.
Ausserdem, dass unsere Mandanten die ganze Lohn- und Gehaltsabrechnung ihrer Gesellschaften zu uns outsourcen können, bietet unser Unternehmen auch spezielle und bedürfnisangepasste Aufgaben bezüglich der Lohn- und Gehaltsabrechnungen an. Es besteht auch die Möglichkeit, im Interesse der vollständigen Vertraulichkeit und Diskretion die Entgeltabrechnung nur von den Führungskräften und der gehobenen Mitarbeiterebene auszulagern.
Der Prozess der Lohn- und Gehaltsabrechnung – die monatliche Abrechnung von Netto-Gehältern und den damit verbundenen Steuern und Beiträgen – beinhaltet in Anwendung des gesetzlichen und rechtlichen Hintergrunds eine Reihe von Schritten.
Bereiche der Lohn- und Gehaltsabrechnung
Die Lohn- und Gehaltsabrechnung kann in drei Haupttätigkeitsbereiche unterteilt werden: Prozesse zum Jahresbeginn, monatliche Aufgaben und Tätigkeiten zum Jahresende.
Am Jahresbeginn müssen Arbeitgebern und ihren Mitarbeitern die erforderlichen Erklärungen übermittelt und die Bearbeitung und Überprüfung dieser Dokumente gewährleistet werden. Solche Unterlagen können ohne Anspruch auf Vollständigkeit Erklärungen zur Familien-Steuerermäßigung, zu zusätzlichen Urlaubstagen wegen Kinder, zur Ermäßigung der Steuerbemessungsgrundlage für Erstverheiratete, zur Kostenerstattung, zu Steuervorauszahlungen usw. sein.
Die monatlichen Abrechnungsaufgaben stellen den zeitaufwendigsten Prozess für die Dienstleistungen in der Lohn- und Gehaltsabrechnung dar. Aufgaben im Zusammenhang mit der Meldepflicht an das Finanzamt und den Angaben vom früheren Arbeitgeber bei neuen Mitarbeitern bzw. den Austrittsabrechnungen und den damit verbundenen Unterlagen bei ausscheidenden Arbeitnehmern sind von großer Wichtigkeit. Im Einklang mit dem Zeitplan, der mit dem Mandanten vereinbart wurde, erfolgt die Bearbeitung der eingehenden Anwesenheitslisten, bei unsachgemäßer Arbeit die Meldung der Risiken und Fehler an den Arbeitgeber, bei Vorhandensein eines Arbeitsrahmens die Nachweisführung der geleisteten Stunden, die Berechnung und Erfassung der Arbeitszeit und der Ruhezeit sowie das Festhalten und Kalkulieren von Erkrankungen. Unter Beachtung der Regelungen zur Arbeitsvergütung werden die Grundlöhne/Grundgehälter, Zulagen und Zuschüsse, weitere Vergütungen (Belohnungen, Prämien, Provisionen), Abwesenheitsgelder und die Berechnung der spezifischen Auszahlungen in der Gesellschaft unter Einhaltung der Steuerregeln (z. B. Tagegelder, Reisekostenvergütung, Cafeteria, steuerfrei Vergütungen vom Arbeitgeber etc.) bestimmt.
Die Steuern und Beiträge von Arbeitgebern und Arbeitnehmern
Unter Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften erledigen wir die Abzüge von Löhnen und Gehälter und ihre Nachweisführung. In Verbindung mit den Steuer- und Beitragszahlungspflichten von Löhnen und Gehältern werden zwei große Gruppen unterschieden, die Arbeitgeber- und Arbeitnehmeranteile. Von den berechneten Summen übermitteln wir die Daten jedes Mitarbeiters monatlich an das Finanzamt. Das hochqualifizierte und aktuelle Wissen unserer Mitarbeiter in der Lohnbuchhaltung sorgt dafür, dass sie auch auf die Steuervergünstigungen für Arbeitgeber und Mitarbeiter und die Bedingungen für ihre mögliche Inanspruchnahme aufmerksam gemacht werden, und diese Vergünstigungen geltend machen. Zu unseren monatlichen Aufgaben gehören die Erstellung von Datenübermittlungen, Erklärungen, Meldungen und ihre Zusendung an verschiedene Behörden. Weiter die Entwicklung und Erstellung von Hauptbuchaufgaben, die Überweisung der monatlichen Löhne/Gehälter bzw. Steuer- und Beitragszahlungen, die Erstellung von Berichten und Kostenplänen, die Beantragung und der Behördengang von Sozialversicherungsleistungen bei der Krankenversicherung, die Leistungen als Zahlstelle der Sozialversicherung, die elektronische Übertragung der monatlichen Lohn-/Gehaltszettel an den Arbeitgeber mit Passwortschutz .
Wenn es erforderlich ist, vertreten wir unsere Mandanten bei einer möglichen Prüfung vor den Behörden.
Wir wenden ohne Ausnahme die zusammenhängenden Regelungen in ihrem Kontext an, und durch die Auslegung der Gesetzestexte setzen wir sie in die Praxis der Lohn- und Gehaltsabrechnung um. Unsere Firma benutzt die Software NexonBér, die einer regelmäßigen Wartung und permanenten Aktualisierung unterliegt. Unsere Mitarbeiter verfügen über einen umfangreichen Erfahrungsschatz in der Benutzung dieser Software und nehmen darüber hinaus regelmäßig an fachspezifischen und technischen Fortbildungen teil.
