Wie viel kostet denn eine Entsendung ins Ausland?

Wenn eine herkömmliche GmbH in Ungarn ihre Mitarbeiter zu einem geschäftlichen Treffen oder zu Weiterbildungsmaßnahmen für ein paar Tage ins Ausland entsendet, können verschiedene Kosten entstehen und diese unterschiedliche Steuerpflichten nach sich ziehen. Ein Teil der Kosten kann auch einem Vorsteuerabzugsrecht unterliegen, d.h. die ausländische Mehrwertsteuer kann im Rahmen des Vorsteuervergütungsverfahrens zurückerstattet werden, wenn die GmbH auch ansonsten zum Vorsteuerabzug berechtigt ist, die entsprechenden Dokumente vorliegen, der Mehrwertsteuerbetrag die Mindestschwelle erreicht und die anderen Bedingungen, die in den verschiedenen gesetzlichen Bestimmungen enthalten sind, erfüllt werden.

Bei der beruflichen Entsendung ins Ausland für mehrere Tage in einen Mitgliedstaat der EU wird man in Ungarn meistens mit den hier im Folgenden dargestellten Steuersituationen konfrontiert.

Laut Arbeitsgesetzbuch ist der Arbeitgeber in Ungarn verpflichtet, die Kosten des Arbeitnehmers zu erstatten, die durch die Erfüllung des Arbeitsverhältnisses gerechtfertigt sind. Die Kostenrückerstattung kann entweder durch die Zahlung von Tagesgeldern oder auf Basis der an den Namen der GmbH ausgestellten Rechnungen erfolgen, es kann aber auch eine Kombination aus beiden Möglichkeiten angewandt werden.

Entsendung ins Ausland: Verrechnung über Tagesgeld

Wenn eine GmbH sich dazu entscheidet, die Kostenrückerstattung im Rahmen der Entsendung ins Ausland teilweise oder vollumfänglich durch die Zahlung von Tagesgeld durchzuführen, sollte Folgendes beachtet werden.

Bei inländischen Dienstreisen regelt zwar in Ungarn eine gesonderte Gesetzesregelung die Pflichtbeträge zur Kostenerstattung, aber bezüglich der Entsendung ins Ausland braucht man, zumindest für eine herkömmliche GmbH, erst gar nicht danach zu suchen. (Für internationale Warentransportunternehmen, Regierungsbehörden usw. sind solche Bestimmungen vorhanden). Zur Vermeidung von späteren Rechtsstreitigkeiten ist daher die Ausarbeitung einer internen Regelung empfehlenswert.

Das an den Arbeitnehmer entrichtete Bruttotagesgeld unterliegt derselben Besteuerung wie der Lohn bzw. das Gehalt, jedoch können bei der Berechnung der Steuerbemessungsgrundlage ohne Nachweis 30% vom Tagesgeld als Kosten berücksichtigt werden (d.h. sie können von der Steuerbemessungsgrundlage abgezogen werden), jedoch höchstens 15 Euro pro Tag.

Entsendung ins Ausland: partielle oder vollumfängliche Abrechnung anhand von Rechnungen

Was zuerst aus steuerlicher und buchhalterischer Sicht hervorgehoben werden sollte, ist die entsprechende Dokumentation, aus der der geschäftliche Charakter der Entsendung ins Ausland hervorgeht. Sie kann sehr viele Dinge umfassen, z.B. auch eine detaillierte Liste über das Tagesprogramm, einen Weiterbildungsvertrag, oder sogar einige E-Mails. Bei einer Steuerprüfung kann die Reise durch Kenntnisnahme aller Umstände (oder genauer gesagt bei nicht erfolgter Kenntnisnahme durch fehlende Dokumentation) aus steuerlicher Sicht als private Reise und als geldwerter Vorteil beurteilt werden. Folglich werden die anfallenden Kosten als Lohn- oder Gehaltseinnahme des Arbeitnehmers in Ungarn besteuert. Ein ordnungsgemäß ausgefüllter Entsendungsauftrag und eine Reisekostenabrechnung können viel zur Klärung der Situation beitragen.

Die zweite wichtige Aufgabe ist, die aufkommenden Ausgaben durch entsprechende Rechnungen bzw. Belege rechtzufertigen, d.h., sie müssen auf den Namen der GmbH ausgestellt werden. Das ist im Ausland oft nicht so einfach.

Die Hin- und Rückreise

Die Hin- und Rückreise kann mit verschiedenen Verkehrsmitteln erfolgen. Bei einer Flug- bzw. Bahn- oder Busreise ist es im Allgemeinen möglich, wenn auf der Rechnung aus dem EU-Mitgliedstaat Mehrwertsteuer ausgewiesen wurde (im Regelfall dann, wenn die Rechnung sich nur auf einen innerstaatlichen Straßenabschnitt bezieht), die Steuer im Rahmen des Vorsteuervergütungsverfahrens geltend zu machen.

Bei einer Fahrt mit einem PKW, der auch sonst von der GmbH genutzt wird, gelten die üblichen Steuerpflichten und Steuerabzugsverbote. Wenn die GmbH einen PKW nur für diese bestimmte Fahrt mietet, ist es wichtig, zu wissen, dass bei einer inländischen Autovermietung das Vermietungsunternehmen und bei einer ausländischen KFZ-Vermietung die GmbH, die den PKW mietet, verpflichtet ist, die Steuer für den Firmenwagen zu bezahlen. Nach den ungarischen Gesetzesregelungen kann die berechnete Mehrwertsteuer anhand vom Fahrtenbuch auf die Mietkosten anteilsmäßig zu der tatsächlichen Geschäftsreise geltend gemacht werden. Im Falle einer Rechnung mit Ausweis der ausländischen Mehrwertsteuer kann die inländische Gesetzgebung im gegebenen Land die Geltendmachung der berechneten ausländischen Mehrwertsteuer im Rahmen des Vorsteuervergütungsverfahrens einschränken.

Es kann auch vorkommen, dass der Mitarbeiter mit dem eigenen PKW fährt. Zur Erstattung der damit verbundenen Kosten eröffnen sich auch mehrere Möglichkeiten. Es entsteht keine Steuerpflicht, wenn die arbeitgebende GmbH den Kostenerstattungsbetrag der Privatperson für die Nutzung des privaten Pkws nach der Höhe der im Entsendeauftrag erfassten Entfernungskilometer bestimmt, wobei der Verrechnung die Kraftstoff-Verbrauchsnorm und höchstens die „angemessenen” Kraftstoffkosten zugrunde liegen, die vom staatlichen Steuer- und Zollamt festgelegt wurden, sowie 15 HUF / km allgemeine PKW-Normkosten.

Anstelle der oben genannten Pauschale ist auch die detaillierte Verrechnung der auf den Namen des Unternehmens ausgestellten Rechnungen möglich. Hierbei ist aber zu beachten, dass in diesem Fall auch eine Steuerpflicht für Firmenwagen entsteht. Diese Firmenwagensteuer ist immer für den ganzen Monat zu entrichten, nicht zeitanteilig. Die Vorsteuer, die auf den Kraftstoff eines Personenkraftwagens gezahlt wird, kann nach ungarischem Recht nicht geltend gemacht werden.

Hotelkosten

Während einer Entsendung ins Ausland fallen neben den Unterkunftskosten oft auch andere Ausgaben (z.B. Mahlzeiten, Telefon / Internet, Parken) an. Auch für einen Teil der Hotelleistungen kann die Steuer im Rahmen eines Mehrwertsteuervergütungsverfahrens geltend gemacht werden. Mahlzeiten in Verbindung mit einer Dienstreise sind als einzelne bestimmte Bezüge steuerpflichtig (ESt, Gesundheitsabgaben – im Ungarischen: eho). Ausgenommen davon ist der Gegenwert des Frühstücks, der im Preis der Unterkunft enthalten ist, jedoch laut einer NAV-Stellungnahme (erreichbar auf Ungarisch) nur dann, wenn er nicht gesondert in Rechnung gestellt wird. Bei Telefonkosten kann für 20% der Gebühren, die dann als einzelne bestimmte Bezüge gelten, auch eine Steuerpflicht entstehen, deren Größenordnung aber im Allgemeinen von geringem Ausmaß ist.

Offizielle berufsspezifische Programme

Bei Teilnahmegebühren an Ausstellungen, Messen, Konferenzen, Bildungsmaßnahmen, wenn diese Teil eines offiziellen berufsspezifischen Programms sind, kann die im Ausland bezahlte Mehrwertsteuer geltend gemacht werden und es entstehen keine anderen Steuerpflichten, da der Arbeitnehmer keine geldwerten Vorteile erhält.

Bei einer längerfristigen Entsendung ins Ausland können sich in Verbindung mit Arbeitsrecht, Einkommensteuer und Sozialversicherungen noch weitere Fragen ergeben.

Kontaktieren Sie uns bitte, wenn Sie bezüglich der Entsendung ins Ausland weitere Steuer- und Verrechnungsinformationen benötigen!