Heutzutage können wir in Ungarn Tag für Tag auf die Ausdrücke „elektronisch übermittelte Rechnung“, d. h. elektronische Rechnung (e-Rechnung) bzw. Online-Datenübermittlung stoßen, da sie Teile unseres Alltags geworden sind. Aber was verbirgt sich hinter diesen Ausdrücken wirklich? Welche Regeln beziehen sich auf die elektronische Rechnung hinsichtlich ihres Datengehalts und ihre Aufbewahrung? Worauf bezieht sich die Online-Datenübermittlung und auf welche Weise kann sie erfüllt werden? Unter anderem auf diese Fragen suchen wir in unserem zweiteiligen Artikel Antworten.
Begriff elektronische Rechnung
Eine Rechnung kann in Papierform und auch elektronisch ausgestellt werden. Dem im ungarischen Umsatzsteuergesetz definierten Begriff entsprechend wird als elektronische Rechnung jede Rechnung mit den im Umsatzsteuergesetz vorgeschriebenen Daten angesehen, die in elektronischer Form ausgestellt und angenommen wurde. (Aufgrund der Ausführungen im Informationsheft der ungarischen Finanzbehörde zur Rechnungsstellung werden so beispielsweise alle ausschließlich per E-Mail geschickten Rechnungen als elektronische Rechnung angesehen, unabhängig davon, ob die Daten des Belegs direkt aus dem Rechnungsprogramm oder als eingescannte Version einer Rechnung in Papierform in die elektronische Nachricht gelangen.)
Bei diesen Rechnungen ist keine Übermittlung per Post erforderlich, doch gibt es in Bezug auf die elektronische Rechnung hinsichtlich ihrer Annahme bzw., damit der Steuerzahler die durch das Umsatzsteuergesetz vorgeschriebenen Pflichten zur Echtheit der Herkunft, zur Integrität des Datengehalts und zur Lesbarkeit der Rechnung sicherstellen kann, technische Anforderungen an den Erwerber von Gegenständen bzw. Dienstleistungsempfänger. Infolgedessen ist bei der elektronischen Rechnungsstellung die Zusammenarbeit der Parteien unerlässlich. Das ungarische Umsatzsteuergesetz schreibt in Bezug auf die elektronische Rechnung als Voraussetzung für die Ausstellung die Zustimmung des Rechnungsempfängers (was nicht nur formal erfolgen kann, d. h. es kann z. B. auch mit der Zahlung des auf der erhaltenen Rechnung stehenden Gegenwertes bzw. durch stillschweigendes Einvernehmen realisiert werden) bzw. bei der Anwendung des EDI-Systems (electronic data interchange, d. h. elektronischer Datenaustausch) die vorherige schriftliche Vereinbarung der Parteien vor.
Gewährleistung der Echtheit, Integrität und Lesbarkeit
Wie wir bereits erwähnten, muss die elektronische Rechnung aufgrund der gesetzlichen Vorschriften zu solchen Rechnungen die Echtheit der Herkunft, die Integrität des Datengehalts sowie die Lesbarkeit gewährleisten. Die Erfüllung dieser Vorschriften ermöglicht das Umsatzsteuergesetz in zweierlei Form:
- die Rechnung wird mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen oder
- die Rechnung wird im EDI-System erstellt und weitergeleitet. Das elektronische Datenaustauschsystem besteht nur aus zwei Akteuren und in diesem Fall wird die Zuverlässigkeit und Echtheit der auf der Rechnung stehenden Daten durch die Geschlossenheit des Systems gewährleistet, das keinen unbefugten externen Eingriff gestattet. Die elektronische Signatur ist keine Grundbedingung des EDI-Systems, doch müssen die Parteien im Voraus übereinkommen, welches Format sie genau nutzen und welcher technische Hintergrund dazu von beiden Seiten erforderlich ist.
Bei den im elektronischen Datenaustauschsystem ausgestellten Rechnungen ist es verbindlich, dessen Anwendung und Nutzung im Voraus und schriftlich zu vereinbaren.
Wie wird die elektronische Rechnung aufbewahrt?
Die elektronischen Rechnungen (sowohl die vom Steuerpflichtigen angenommenen als auch die vom Steuerpflichtigen ausgestellten elektronischen Rechnungen) sind in elektronischer Form aufzubewahren. Die Daten der elektronisch aufbewahrten Rechnungen sind bei einer eventuellen Prüfung der Steuerbehörde zur Verfügung zu stellen. Wenn die Aufbewahrung nach den ungarischen Vorschriften zur digitalen Archivierung erfolgt, kann das beim Aussteller bleibende Exemplar der mit den Rechnungsprogramm ausgestellten und auf Papier gedruckten Rechnungen auch als elektronischer Datenbestand aufbewahrt werden.
Bei den mit einem Rechnungsprogramm ausgestellten Rechnungen besteht auch eine auf das Programm bezogene Meldepflicht. Ein neu gekauftes Rechnungsprogramm muss innerhalb von 30 Tagen nach der Nutzung des Programms auf dem dazu angegebenen Formular („Rechnungsprogramm”) bei der Steuerbehörde angemeldet werden.
Eine Verordnung über die Regeln der digitalen Archivierung regelt die Aufbewahrung und Archivierung von elektronischen Rechnungen. Im Sinne dieser Verordnung müssen die zur Aufbewahrung verpflichteten Personen fortlaufend sicherstellen, dass das elektronische Dokument bei der Aufbewahrung nicht beschädigt wird, und dass es nicht nachträglich geändert, gelöscht bzw. vorzeitig vernichtet werden kann.
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