Als Experte für Business-Automatisierung erwartete ich das Erscheinen der Online-Rechnung in Ungarn mit riesigem Interesse. Aufgrund meiner Erfahrungen wenden die Unternehmen erhebliche Ressourcen für administrative Aufgaben auf, die man mit einer kleineren Investition oder Optimierung, bei gleichzeitiger kurzfristiger Senkung ihrer Kosten ersetzen könnte.
Automatisierung bei ausgehenden bzw. eingehenden Rechnungen
Im Leben aller Unternehmen spielt die mit der Verarbeitung der Rechnungen verbundene Verwaltung eine besonders wichtige Rolle. Bei der Verwaltung der ausgehenden Rechnungen kann die Automatisierung leicht ausgeführt werden. Die Erstellung der ausgehenden Rechnungen erfolgt nämlich innerhalb des Unternehmens: zumeist werden sie aus einem Basisdokument, z. B. einem Lieferschein, gebildet und mit Kontierungsregeln, die im Voraus eingestellt wurden, kann automatisch die Buchhaltung erfolgen.
Die Aufarbeitung der eingehenden Rechnungen wiederum ist ohne Ausnahme eine zeitaufwendige Aufgabe. Die eingehenden Rechnungen treffen in mehreren Formen, über mehrere Kanäle beim Rechnungsempfänger ein, auf eine fast bei jedem Lieferanten abweichende Art und Weise. So ist es unmöglich, ein allgemeines Verarbeitungsverfahren zu entwickeln, anstelle der Automatisierung bleibt die manuelle Arbeit. Daran änderte auch nichts, dass 2004 in Ungarn die elektronische Rechnung eingeführt wurde, da sie sich einerseits nicht in einem ausreichenden Maße verbreitete und andererseits auch der Datengehalt nicht standardisiert worden war. Als vielversprechende Richtung stellten sich Systeme heraus, die das Rechnungsbild digitalisieren und dann durch Texterkennung und -interpretation verarbeiten. Vereinzelt wurde bei dieser Verarbeitung auch künstliche Intelligenz eingesetzt, doch blieben etwa 5-10 % der Rechnungen auch so fehlerhaft oder unverarbeitet. Das Erkennen eines Fehlers verschlang oftmals mehr Energie als die Eingabe von 5-10 neuen Daten. So kann der Gesamtgewinn mit dieser Lösung bei einem normalen Unternehmen nicht in Größenordnungen gemessen werden.
Rolle des Online-Rechnungssystems bei der Automatisierung
Das Online-Rechnungssystem der ungarischen Finanzbehörde gab diesem Geschäftsbereich, bei dem die Automatisierung bereits seit langem auf der Agenda steht, neue Impulse. Das System der Online-Rechnung standardisierte den Datengehalt der Rechnung, d. h. es definierte ein XML-Format, das per Computer verarbeitet werden kann und bei der Ausgabe jeder Rechnung verbindlich anzuwenden ist. Die bei der obligatorischen Datenleistung übermittelten XML-Dateien stellte die Finanzbehörde auch auf Seiten der Rechnungsempfänger zum Download bereit. Seit Juli 2020 ist in Ungarn die Datenübermittlung hinsichtlich aller Rechnungen an inländische Steuerpflichtige verbindlich, so dass die Unternehmen alle ihre eingehenden Rechnungen von diesem Zeitpunkt an über diese Schnittstelle erreichen.
Was fehlt noch, damit die Automatisierung vollständig ist? Momentan sichern die XML-Dateien der Datenübermittlung die Möglichkeit zur Speicherung fast aller Daten, die auf den Rechnungen erscheinen. Zugleich wird nur erwartet, dass die in § 169 des Umsatzsteuergesetzes definierten obligatorischen inhaltlichen Elemente der Rechnungsdaten ausgefüllt werden, die Aufführung der sonstigen, auf der Rechnung stehenden Daten liegt im Ermessen des Rechnungsstellers. Die an einer Registrierkasse ausgestellten Rechnungen können vorerst nicht abgefragt werden (auf sie bezieht sich die Online Datenübermittlung von Rechnungsdaten nicht), doch ist diese Entwicklung bereits geplant.
XML-Datei als Rechnung
In der Online-Rechnung 3.0 Version, die in Ungarn Anfang 2021 startet, wird eine wichtige Entwicklung realisiert. Das System und das dem angepasste gesetzliche Umfeld machen es möglich, dass die Datenübermittlung als XML-Datei zugleich als elektronische Rechnung fungiert. Das ist eine Option, ihre Anwendung ist nicht obligatorisch. Bei der elektronischen Rechnungsstellung ist die XML-Datei selbst die Rechnung und muss vollständig alle Daten enthalten, muss bei einer eventuellen Steuerprüfung vorgelegt werden und man muss sie archivieren bzw. dem Käufer zukommen lassen (die rechtliche Verantwortung für die Zusendung der Rechnung liegt auch weiterhin beim Rechnungssteller). Die Integrität des Dateninhalts wird durch einen Hash-Code gewährleistet, der ebenfalls an die Finanzbehörde gesendet wird und dessen Erstellung und Nutzung viel einfacher ist als das früher erwartete Verfahren mit digitaler Signatur und Zeitstempel.
Die XML-Datei ist für das menschliche Auge schwer zu verstehen und eher für die maschinelle Bearbeitung geeignet, weshalb es Sinn macht, von der Rechnung eine lesbare Datei (z. B. im PDF-Format) zu erstellen, die noch dazu ausgedruckt werden kann, und dem Käufer auch diese zur Verfügung zu stellen. Die Finanzbehörde leitet auch hierfür eine Entwicklung ein, von der zu erwarten ist, dass alle elektronischen Rechnungen aus der Datenübermittlung ein völlig ähnliches ausgedrucktes Rechnungsbild haben werden. Das beschleunigt auf der Seite der Rechnungsempfänger auch bei denjenigen die Datenverarbeitung, die nicht in automatisierten Systemen denken. Es ist wichtig, anzumerken, dass in diesem Fall die PDF-Datei sowohl elektronisch als auch ausgedruckt nicht die Rechnung selbst ist, sondern nur eine Darstellung davon. Der Rechnungsempfänger kann auch weiterhin entscheiden, dass er die elektronische Rechnung nicht annimmt, so dass es sinnvoll ist, die traditionelle Rechnungsstellung für diese Fälle beizubehalten.
Vorteile des Übergangs zu einer elektronischen Rechnungsstellung, die auf der Datenübermittlung basiert
Als Rechnungssteller macht es – sofern die Partner nichts dagegen einzuwenden haben – Sinn, zu einer elektronischen Rechnungsstellung überzugehen, die auf der Datenübermittlung basiert. Die Datenübermittlung muss mit dem erwarteten Datengehalt auf jeden Fall realisiert werden, was mit einem minimalen Entwicklungsaufwand zugleich auch als elektronische Rechnung funktionieren kann.
Als Rechnungsempfänger können alle eingehenden Rechnungsbestände mit den obligatorischen Elementen zum Dateninhalt einheitlich verarbeitet werden. Bei den eine elektronische Rechnung oder freiwillig den gesamten Datengehalt bereitstellenden Partnern wiederum stehen alle Rechnungsinformationen zur vollständigen Verarbeitung zur Verfügung. Als Grundfunktion kann ein Abgleich der Rechnungen eingeführt werden, d. h. eine Zusammenführung der im Register befindlichen und der über die Finanzbehörde eingehenden Rechnungen, wodurch z. B. fehlende Rechnungen festgestellt werden können. Die Datumsangaben und Summen auf den Rechnungen können kontrolliert und so die Fehlerquellen minimiert werden. Die Automatisierung wird auch bei der teilweisen oder vollständigen Dateneingabe der eingehenden Rechnungen im IT-System möglich. Wenn Algorithmen dies möglich machen, kann die Kontierung der Rechnung vorgenommen oder vorbereitet werden.
Die Zukunft
Durch die Möglichkeiten, die in der Datenübermittlung schlummern, wird es in naher Zukunft mit Sicherheit zahlreiche neue Anwendungen geben. Im Besitz des Zugangs bei der Finanzbehörde können selbst externe Dienstleister die Daten der aus- und eingehenden Rechnungen des Unternehmens verarbeiten. Basierend auf den Rechnungsdaten wird es möglich, unabhängige Anwendungen zu entwickeln, z. B. Umsatzberichte, Analysen, Unterstützung von Führungsentscheidungen, Betrugsermittlung, Konsolidierung der Firmengruppe usw.
Zusammenfassend kann die Business-Automatisierung mit Einführung des Online-Rechnung 3.0-Systems eine lang erwartete Dynamik bekommen. Die Herangehensweise der ungarischen Finanzbehörde bei diesem Projekt ist vorbildlich, da sie diesmal nicht nur Erwartungen an die Steuerzahler hat, sondern ihnen auch einen ernsthaften Service bietet. Natürlich läuft auch das, wie jeder Prozess, nicht reibungslos ab. Für die Softwareentwickler stellt die Anpassung des Systems und die ständige Versionskontrolle des Systems, das innerhalb kurzer Zeit drei Versionen durchlief, eine ernste Herausforderung dar.
Die Umstellung der IT-Systeme und der Rechnungsstellungsprogramme der Unternehmen auf die Datenleistung Online-Rechnung 3.0 und das neue Format kann auch die IT- und Finanzexperten der Firmen, ähnlich wie bei den früheren Umstellungen vor ernste Herausforderungen stellen. Der Geschäftszweig Business Automation von WTS Klient Ungarn hilft Ihnen gern bei der Umstellung und bei der Entwicklung der zur Erfüllung der neuen Datenleistungspflicht notwendigen digitalen Systeme.
