Az üzleti automatizálás szakembereként óriási érdeklődéssel vártam az online számla megjelenését. Tapasztalatom alapján a vállalkozások rengeteg erőforrást fordítanak olyan adminisztrációs feladatokra, amelyeket egy-egy kisebb beruházással, optimalizálással kiválthatnának, így csökkentve akár rövid távon is költségeiket.
Automatizálás kimenő, illetve bejövő számláknál
Minden vállalkozás életében kiemelt fontosságú a számlák feldolgozásával kapcsolatos ügyvitel. Az automatizálás a kimenő számlák kezelésének esetében könnyen kivitelezhető. A kimenő számlák előállítása ugyanis a vállalkozáson belül történik: legtöbbször egy alapbizonylatból (pl. szállítólevél) képződik, és előre beállított kontírozási szabályok mellett a könyvelés is automatikusan megtörténhet.
A bejövő számlák feldolgozása viszont kivétel nélkül időigényes feladat. A bejövő számla több formában, több csatornán érkezik a befogadóhoz, szinte szállítónként eltérő módon. Így aztán lehetetlen általános feldolgozási eljárást kidolgozni, az automatizálás helyett marad a manuális munka. Ezen az elektronikus számla 2004-es bevezetése sem segített, mivel egyrészt nem terjedt el kellő mértékben, másrészt az adattartalom szintén nem szabványosított. Egy ígéretesnek tűnő irányként jelentek meg a számlaképet digitalizáló, majd azt szövegfelismerés és értelmezés útján feldolgozó rendszerek. Egyesek a feldolgozás során bevetik a mesterséges intelligenciát is, de a számlák mintegy 5-10%-a így is hibás vagy feldolgozatlan marad. Egy-egy hiba keresése sokszor több energiát emészt fel, mint 5-10 új adat berögzítése. Így egy általános vállalkozás esetében a nyereség összességében nem mérhető nagyságrendekben ezzel a megoldással.
Az online számla rendszer szerepe az automatizálásban
A NAV online számla rendszere új lendületet adott ennek az üzleti területnek, amelynél az automatizálás már régóta tervbe van véve. Az online számla rendszere szabványosította a számla adattartalmát, azaz egy olyan számítógéppel feldolgozható XML formátumot definiált, amely kötelezően alkalmazandó minden számla kibocsátásakor. A kötelező adatszolgáltatásként beküldött XML állományokat a NAV továbbá letölthetővé tette számlabefogadói oldalon. 2020 júliusától minden belföldi adóalanynak kiállított számláról kötelező az adatszolgáltatás, így ettől az időponttól a vállalkozások minden ilyen bejövő számlájukat elérik ezen az interfészen keresztül.
Mi hiányzik még ahhoz, hogy az automatizálás teljes legyen? Jelenleg az adatszolgáltatás XML állománya lehetőséget biztosít szinte minden, a számlán megjelenő adat tárolására. Ugyanakkor csak az áfatörvény 169. §-ában definiált kötelező számla-adattartalmi elemek kitöltése az elvárt, az egyéb számlán szereplő adatok szerepeltetése opcionális a számlakibocsátó döntése alapján. A pénztárgéppel kiállított számlák egyelőre nem kérdezhetők le (ezekre nem vonatkozik az online számla adatszolgáltatás), de a fejlesztés már tervben van.
XML állomány, mint számla
Az online számla 3.0 verzióban, amely 2021 elején indul, egy fontos fejlesztés valósult meg. A rendszer és a készülő törvényi környezet lehetővé teszi, hogy az adatszolgáltatás XML egyben elektronikus számlaként is funkcionáljon. Ez egy lehetőség, nem kötelező alkalmazni. Az elektronikus számlázás esetében az XML állomány maga a számla, teljes körűen minden adatot kell tartalmaznia, ezt kell bemutatni esetleges adóellenőrzéskor, ezt kell archiválni, ezt kell eljuttatni a vevőhöz (a számla eljuttatásának jogi felelőssége továbbra is a számla kibocsátójáé). Az adattartalom sérthetetlenségét egy a NAV-hoz is beküldött hash kód garantálja, amelynek az előállítása és használata jóval egyszerűbb, mint a korábban elvárt digitális aláírás és időbélyeg eljárásoké.
Az XML állomány emberi szem által nehezen értelmezhető, inkább gépi feldolgozásra alkalmas, ezért érdemes egy olvasható, akár nyomtatható pl. PDF állományt készíteni a számlából, és azt is a vevő rendelkezésére bocsátani. Erre a NAV is kezdeményez fejlesztést, aminek várható hozadéka, hogy az összes adatszolgáltatásból származó elektronikus számla teljesen hasonló nyomtatási számlaképpel fog rendelkezni. Ez befogadói oldalon felgyorsítja az adatfeldolgozást annak is, aki nem automatizált rendszerben gondolkodik. Fontos megjegyezni, hogy ebben az esetben a PDF állomány akár elektronikusan, akár nyomtatva nem maga a számla, csak annak egy reprezentációja. A számlabefogadó továbbra is dönthet arról, hogy nem fogad be elektronikus számlát, így a hagyományos számlázást érdemes megtartani ezekre az esetekre.
Az adatszolgáltatás alapú elektronikus számlázásra való áttérés előnyei
Számlakibocsátóként – amennyiben a partnereknek nincs ellene kifogása – érdemes áttérni az adatszolgáltatás alapú elektronikus számlázásra. Az adatszolgáltatást az elvárt adattartalommal mindenképpen meg kell valósítani, ami egy minimális fejlesztéssel már egyben elektronikus számlaként is funkcionálhat.
Számlabefogadóként a teljes bejövő számlaállomány a kötelező adattartalmi elemekkel egységesen feldolgozható. Az elektronikus számlát vagy az önkéntesen teljes adattartalmat biztosító partnerek esetében pedig minden számlainformáció rendelkezésre áll a teljes feldolgozáshoz. Alap funkcionalitásként bevezethető a számlák egyeztetése, azaz a nyilvántartásban levő és a NAV-on keresztül érkező számlák összepárosítása, aminek eredményeként azonosíthatók pl. a hiányzó számlák, ellenőrizhetők a számlán szereplő dátumok, összegek. Így a hibázások minimalizálhatók. Az automatizálás lehetővé válik a bejövő számláknak az informatikai rendszerben történő részleges vagy teljes adatrögzítése esetében is. Amennyiben azt algoritmusok lehetővé teszik, elkészíthető vagy előkészíthető a számla kontírozása.
A jövő
Az adatszolgáltatásban rejlő lehetőségek hatására minden bizonnyal számos új alkalmazás készül a közeljövőben. A NAV-os hozzáférés birtokában akár külső szolgáltatók is feldolgozhatják a vállalkozás kimenő és a bejövő számláinak adatait. Lehetővé válik független, számlaadatokon alapuló alkalmazások fejlesztése, pl. forgalmi riportok, elemzések, vezetői döntéstámogatás, csalásvizsgálat, cégcsoport konszolidáció stb.
Összefoglalva, régóta várt nagy lendületet vehet az üzleti automatizálás az online számla 3.0 rendszer bevezetésével. A NAV hozzáállása példaértékű ebben a projektben, hiszen ezúttal nem csak elvárásai vannak, hanem komoly szolgáltatást is nyújt az adózóknak. Természetesen, mint minden folyamat, ez sem zökkenőmentes. A szoftverfejlesztőknek komoly kihívás a rendszer illesztése, és a rövid időn belül már három verziót megért rendszer folyamatos verziókövetése.
A vállalatok informatikai rendszereinek és számlázó programjainak átállítása az online számla 3.0 adatszolgáltatásra és az új formátumra a korábbi átállásokhoz hasonlóan komoly kihívást jelenthet a cégek informatikai és pénzügyi szakembereinek is. A WTS Klient Business Automation üzletága készséggel segít Önnek az átállásban és az új adatszolgáltatási kötelezettség teljesítéséhez szükséges digitális rendszerek fejlesztésében.
