Im Leben jeder Firma kann einmal der Augenblick kommen, wegen der veränderten unternehmerischen Aspekte anstelle des bewährten, dem Buchhalter bekannten und von ihm erprobten und geliebten Buchhalterprogramms ein anderes einzuführen. Langfristig rentiert sich die in die Einführung des neuen Buchhaltungsprogramms investierte Zeit und Energie, doch kann der Prozess der Einführung selbst auch sehr belastend sein.
In meinem Artikel stelle ich einen Fall vor, bei dem die Buchhaltung der Firma nicht nur aufgrund der ungarischen Rechtsnormen (HU GAAP), sondern auch den amerikanischen Rechtsnormen (US GAAP) entsprechend erfolgt. Da die Buchhaltung aufgrund der US GAAP-Regeln von den Regeln des HU GAAP sowohl hinsichtlich der Bilanzierungs- und Bewertungsmethoden als auch der Rechtsnorm abweichen kann, müssen diese Abweichungen in das neue System integriert werden. In meinem Artikel stelle ich die – von mir wahrgenommenen – Umstände dieses Prozesses vor.
Timing der Einführung des neuen Buchhaltungsprogramms
Meiner Meinung nach sollte das neue System in einem für den Buchhalter ruhigeren Zeitraum eingeführt werden. Eine neue Sache auf den Weg zu bringen, erfordert immer zusätzliche Anstrengungen, und dieser Aspekt kann auch bei der Entscheidungsfindung berücksichtigt werden. Die Einführung eines neuen Buchhaltungsprogramms kann dem Zeitraum vor dem Abschluss zum Jahresende gleichen, wobei der Umstand, wie viel Energie aufgewendet werden muss, von der Größe bzw. den Tagesaufgaben der gegebenen Firma wie auch anderen Umständen beeinflusst wird.
Berücksichtigt werden muss auch, ob es eine entsprechende Kapazität für die Einführung des Systems bzw. eine geeignete Anzahl von Personen gibt, die diese zusätzliche Aufgabe neben den täglichen Aufgaben erfüllen, und dass aus Sicht aller Beteiligten alle Bedürfnisse berücksichtigt werden können.
Änderung des Kontenplans
Bei einem Übergang könnten wir mit Recht denken, dass wir die primäre Buchführung im neuen Buchhaltungsprogramm auch weiterhin den ungarischen Rechtsnormen entsprechend vornehmen, doch ist das nicht unbedingt der Fall. In unserem Fall wurde die primäre Buchhaltung eine Buchhaltung laut US GAAP, was einen dementsprechenden Kontenplan nach sich zog. Diesen Hauptbuchkonten mussten die Hauptbuchkonten laut HU GAAP zugeordnet oder für sie eventuell neue Hauptbuchkonten im neuen System aufgenommen werden. Um dies vorzubereiten, erfolgten zuvor zahlreiche Konsultationen, damit die Hauptbuchkonten laut HU GAAP gemäß den ihnen dem Charakter nach entsprechenden Hauptbuchkonten laut US GAAP eröffnet werden. Auch so ist es jedoch vorgekommen, dass beispielsweise ein ungarisches Hauptbuchkonto für Lohn- und Gehaltskosten aufgrund des Kontenplans laut US GAAP als Dienstleistungskonto eröffnet wurde, dessen Saldo natürlich an die aufgrund der ungarischen Rechtsnormen entsprechende Stelle übertragen werden musste.
Inhalt der Hauptbuchkonten
Obwohl in Verbindung mit der Abstimmung der Hauptbuchkonten zahlreiche Vorbereitungen betroffen worden sind, traten bei der Buchhaltung auch so auf unterschiedlichen Rechtsnormen bzw. Bilanzierungs- und Bewertungsmethoden beruhende Unterschiede auf, die wir erst im Moment ihres Auftretens behandeln konnten. Eine solche Abweichung ergab sich beispielsweise in Verbindung mit dem Schwellenwert der Aktivierung der Sachanlagen. Während die Aktivierung der Sachanlagen im Hauptbuch laut US GAAP – in unserem Fall – erst bei Vermögenswerten mit einem Wert von 5.000 USD oder mehr relevant war, müssen in einem Hauptbuch laut HU GAAP unabhängig vom Schwellenwert alle Sachanlagen aktiviert werden. Des Weiteren ist interessant, dass die Sachanlagen, die laut US GAAP nicht aktiviert werden müssen, im Hauptbuch auf der Ergebnisseite gebucht sind und nicht auf der laut HU GAAP gewohnten Bilanzseite der Anlagen im Bau. Hierbei besteht das Risiko, dass, wenn der Buchhalter nicht aufmerksam genug ist, die Sachanlagen auf der HU GAAP-Seite im folgenden Jahr in die Gewinnrücklage kommen, was man nur noch sehr schwer korrigieren kann.
Ein ähnliches Beispiel können auch die vielen bekannten latenten Steuern sein, die ein in den ungarischen Rechtsnormen nicht genutzter Begriff sind, der aber laut US GAAP genutzt wird und als solcher auch zu buchen ist. In diesem Fall sollte darauf geachtet werden, dass man, sofern es möglich ist, diesen Posten bei der Buchhaltung im Hauptbuch laut HU GAAP nicht darstellen kann, oder aber es ist spätestens zum Jahresende um diese Summe zu korrigieren.
Integration der Hauptbücher in das neue System – Eröffnung
Das Datum der Eröffnung war in unserem Fall der 1. Juli, die Einführung des neuen Buchhaltungsprogramms fiel also auf einen Zeitpunkt innerhalb des Jahres. In diesem Fall eröffnen wir aufgrund des HU GAAP den Saldo aller Hauptbuchkonto auf dem entsprechenden Hauptbuchkonto im neuen System. Im Vergleich dazu wurden die Ergebniskonten im Hauptbuch laut US GAAP bereit auf dem Hauptbuchkonto der Gewinnrücklage eröffnet, worauf wir bei der Herausfilterung der Abweichungen zwischen den Hauptbüchern zum Jahresende achten mussten.
Außerdem musste wir kontrollieren, ob der entsprechende Eröffnungssaldo mit der entsprechenden Summe auf dem entsprechenden Hauptbuchkonto ins System gelangt ist.
In unterschiedlichen Währungen geführte Hauptbücher
Im vorliegenden Fall wich die Währung der zwei Hauptbücher voneinander ab. Die Währung der Buchführung laut US GAAP war USD bzw. die Währung der Buchführung laut HU GAAP HUF. Die Abweichung erschien bei der Neubewertung am Jahresende bzw. bei der Buchung der innerhalb des Jahres in Fremdwährung geführten Bankkonten. In diesem Fall erfolgt nämlich die Buchung des USD Bankkontos laut US GAAP in der Währung der Buchführung, so dass man hier nicht mit einem Wechselkurs kalkulieren muss. Im Gegensatz dazu wird diese Konto im Hauptbuch laut HU GAAP als ein in Fremdwährung geführtes Bankkonto angesehen, und als solches müssen die eingehenden Posten den ungarischen Rechtsnormen entsprechend zum gewählten Wechselkurs und die ausgehenden Posten zur Durchschnittskurs gebucht werden. Der USD-Saldo muss natürlich in beiden Fällen übereinstimmen, doch können die Forintsummen abweichen.
Aufgaben beim Abschluss zum Jahresende
Da innerhalb eines Systems zwei Hauptbücher bedient werden mussten, wird der Prozess beim Abschluss zum Jahresende um eine Tätigkeit erweitert, die bisher nicht typisch war. Als erster Schritt musste im HU GAAP-Hauptbuch jeder Posten aufgelöst werden, der laut US GAAP zwar berechtigt in die Buchhaltung gelangte, doch aufgrund der ungarischen Rechtsnormen nicht gestattet ist. Außerdem mussten alle die Posten herausgefiltert werden, die von den abweichenden Rechtsnormen bzw. Bilanzierungs- und Bewertungsmethoden unterschiedlich behandelt wurden (siehe: Inhalt der Hauptbuchkonten). Als all das fertig war, konnte bei der Firma der klassische Prozess zum Jahresabschluss beginnen.
Wirtschaftsprüfung
Auch bei der Wirtschaftsprüfung zum Jahresende müssen wir uns darauf einstellen, dass die bisher routinemäßig ablaufenden Dinge infolge der Einführung des neuen Buchhaltungsprogramms diesmal nicht so glatt vonstatten gehen werden. Die Wirtschaftsprüfer bekommen ein vollkommen neues Hauptbuch, das auch sie verstehen müssen, und sie müssen es in ihr eigenes System übertragen. Auch die Prüfung der Eröffnungssalden stellt bei der Wirtschaftsprüfung eine zusätzliche, vorher nicht auftretende Aufgabe dar. So kann sich auch die für die Wirtschaftsprüfung vorgesehene Zeit verlängern und dadurch müssen wir auch mit einem Überschreiten der vorgeschriebenen und sich aus der internen Ordnung der Firma ergebenden Fristen rechnen.
Nacharbeiten
Nach Abschluss der Wirtschaftsprüfung können wir endlich beginnen, uns mit dem gerade aktuellen Geschäftsjahr zu beschäftigen. Jede Sache nämlich, die der Wirtschaftsprüfer bei der Wirtschaftsprüfung aufgedeckt oder der Buchhalter wahrgenommen hat, muss im nächsten Geschäftsjahr behoben werden, womit ein möglichst reibungsloser Abschluss des aktuellen Geschäftsjahres vorbereitet wird.
Vorteile der Einführung des neuen Buchhaltungsprogramms
Sicher ist, dass die Einführung eines neuen Buchhaltungsprogramms sehr viel Vorbereitung und Energie erfordert, doch wird diese Investition an Energie auch von Vorteil sein. Vom Aspekt der Arbeitsverrichtung können wir beispielsweise solche Berichte weglassen, die bisher notwendigerweise erstellt werden mussten, die aber dadurch, dass die Führung beider Hauptbücher in ein System gelangt ist und jeder Zugriff auf die Daten hat, im Weiteren nicht mehr relevant sein werden. Und das kann nicht zuletzt auch für den Buchhalter eine enorme berufliche Weiterentwicklung bedeuten.
In unserem Artikel haben wir versucht, einen Vorgeschmack auf die Einführung eines Systems zu geben und die wichtigsten Dinge hervorzuheben. Natürlich können sich im Zusammenhang mit einer Systemeinführung noch viele andere Dinge ergeben, da jedes Unternehmen und jeder Buchhalter anders ist und man sich so nicht einheitlich auf ein solches Ereignis vorbereiten kann. Wie auch aus dem oben Dargelegten hervorgeht, können die sich aus den abweichenden Rechtsnormen ergebenden Unterschiede zwischen den Ländern kleinere Überraschungen verursachen, die man im Rahmen der Rechnungslegungsberatung vor der Einführung des neuen Buchhaltungsprogramms herausfiltern kann. Wenden Sie sich vertrauensvoll an uns!
