Für ungarische Gesellschaften und Handelsvertretungen mit ausländischen Beschaffungen gehört die Rückforderung der im Ausland gezahlten Umsatzsteuer jedes Jahr im September zur steuerlichen Routine und kann den Unternehmen einen erheblichen Liquiditätsvorteil bieten. Die Frist für Anträge auf Rückerstattung der 2025 im Ausland gezahlten Umsatzsteuer in Ländern der Europäischen Union endet am 30. September 2026. Die allgemeinen Voraussetzungen der Rückerstattung haben wir bereits in unserem früheren Artikel zusammengefasst; diesmal erläutern wir die Schlüsselelemente einer erfolgreichen Rückforderung, die Möglichkeiten im Falle einer Ablehnung und die diesjährigen Änderungen.
Grundlegende Informationen zur Rückerstattung
Im Rückerstattungsverfahren sind die Einhaltung der Ausschlussfrist sowie die vollständige und schnellstmögliche Vorlage der für die Rückerstattung erforderlichen Dokumente besonders wichtig. Eine Besonderheit der Umsatzsteuerrückerstattungsverfahren besteht darin, dass die Steuerbehörden Anträge häufig unter Berufung auf formale Anforderungen ablehnen, ohne eine inhaltliche Prüfung durchzuführen.
Die Ablehnung des Antrags bedeutet jedoch nicht, dass das Recht auf Rückerstattung der im Ausland gezahlten Umsatzsteuer endgültig verloren ist. Durch die Nutzung der Rechtsbehelfsmöglichkeiten kann eine mögliche Rechtsverletzung auch nachträglich behoben werden.
Der Fall Wagner Sport Signage: das Gewicht formaler Fehler
Der Konflikt zwischen „Formalismus und inhaltlichem Ansatz“ wird durch den derzeit beim Gerichtshof der Europäischen Union (EuGH) anhängigen Fall Wagner Sport Signage (T-407/26) anschaulich verdeutlicht. In seinem Vorabentscheidungsersuchen fragte der Hauptstädtische Gerichtshof den EuGH, ob es mit dem Unionsrecht vereinbar ist, wenn die ungarische Steuerbehörde einen vollständigen Umsatzsteuerrückerstattungsantrag wegen eines einzigen formalen Mangels – des Fehlens einer Umsatzsteuer-Identifikationsnummer – ohne inhaltliche Prüfung ablehnt oder als nicht eingereicht betrachtet. Im Mittelpunkt des Falls steht die Frage, inwieweit der Formalismus die Ausübung eines ansonsten bestehenden Rückerstattungsrechts beschränken darf.
Der Fall Wagner Sport Signage verleiht der Frage besondere Aktualität: Wie kann bereits im Ausgangsverfahren eine schnelle und problemlose Rückerstattung sichergestellt werden, und welche Möglichkeiten bleiben offen, wenn der Antrag aus formalen Gründen abgelehnt wird?
Die Ausschlussfrist rückt näher
Anträge auf Rückerstattung der 2025 in anderen EU-Mitgliedstaaten gezahlten Umsatzsteuer müssen spätestens am 30. September 2026 bei der ungarischen Steuerbehörde (NAV) eingereicht werden. Eine grundlegende Voraussetzung für die erfolgreiche Rückerstattung besteht darin, dass der Antrag bis zu diesem Zeitpunkt bei der NAV eingeht, da es sich um eine Ausschlussfrist handelt. Danach können Rückerstattungsansprüche für 2025 grundsätzlich nicht mehr geltend gemacht werden.
Typische Rückerstattungsfähige Kosten können sein:
- Übernachtungskosten bei Geschäftsreisen;
- Teilnahmegebühren für Konferenzen und Veranstaltungen;
- Ausstellungs- und Messekosten;
- Kraftstoffbeschaffungen;
- bestimmte fahrzeugbezogene Kosten;
- lokale Dienstleistungen;
- im Ausland in Anspruch genommene Expertenleistungen.
Bei international tätigen Unternehmen kann der Rückerstattungsfähige Betrag somit mehrere Zehntausend Euro erreichen.
Wie funktioniert die Rückerstattung der im Ausland gezahlten Umsatzsteuer?
Das Verfahren zur Rückerstattung ausländischer Umsatzsteuer ist an sich nicht als kompliziert anzusehen; allerdings müssen zahlreiche formale und administrative Anforderungen erfüllt werden.
Für einen bestimmten Rückerstattungszeitraum können mehrere Anträge eingereicht werden; in einem Kalenderjahr dürfen jedoch höchstens fünf Rückerstattungsanträge gestellt werden. Für denselben Umsatzsteuerbetrag kann die Rückerstattung nur einmal beantragt werden.
Die Rechtsvorschriften legen außerdem Mindestbeträge fest:
- bei einem Jahresantrag mindestens 50 EUR;
- bei einem unterjährigen Antrag oder einem Antrag für einen kürzeren Zeitraum mindestens 400 EUR Rückerstattungsfähige Steuer.
Die zuständigen Steuerbehörden entscheiden über die Anträge grundsätzlich innerhalb von vier Monaten. Bei Bedarf können sie ergänzende Informationen anfordern, für deren Beantwortung üblicherweise ein Monat zur Verfügung steht.
Die Vorschriften sind nicht in allen Ländern gleich
Obwohl das System auf EU-Ebene harmonisiert ist, kann die Praxis der einzelnen Länder erhebliche Unterschiede aufweisen.
Unterschiede können bestehen bei:
- dem Kreis der abzugsfähigen Kosten;
- den formalen Anforderungen an Rechnungen;
- den einzureichenden Nachweisdokumenten;
- der Strenge der Prüfungspraxis.
Daher empfiehlt es sich, vor der Erstellung des Antrags die besonderen Anforderungen des jeweiligen Landes zu prüfen.
Das einzureichende Formular hat sich geändert
Ab dem 1. April 2026 sind Anträge auf Rückerstattung der in einem anderen Mitgliedstaat in Rechnung gestellten Umsatzsteuer grundsätzlich mit dem Formular 26ELEKAFA bei der NAV einzureichen. Dies gilt auch für den überwiegenden Teil der Rückerstattungs-, Änderungs- und Berichtigungsanträge für die Jahre 2025 und 2026. Es gibt jedoch Ausnahmen: Bei Rückerstattungen für 2025, die in bulgarischen Lew fakturiert wurden, ist beispielsweise das frühere Formular zu verwenden.
Warum ist Prävention wichtig?
Der Erfolg der Rückerstattung der im Ausland gezahlten Umsatzsteuer hängt in erster Linie von der Prävention ab. Nach unseren Erfahrungen lässt sich das Risiko einer Ablehnung oder Nachforderung erheblich reduzieren, wenn bereits vor dem Ausgangsverfahren:
- die Rechnungen geprüft werden;
- die Hintergrunddokumente zusammengestellt werden;
- die lokalen Vorsteuerabzugsbeschränkungen analysiert werden;
- die besonderen Anforderungen des jeweiligen Landes identifiziert werden.
Ein ordnungsgemäß vorbereiteter Antrag bietet nicht nur größere Sicherheit, sondern führt in vielen Fällen auch zu einer schnelleren Auszahlung.
Was geschieht, wenn die NAV den Antrag ablehnt?
Die Praxis der NAV bei Verfahren zur Rückerstattung ausländischer Umsatzsteuer ist häufig formalistischer als der bei klassischen Umsatzsteuerprüfungen angewandte Ansatz.
Die Ablehnung bedeutet jedoch nicht zwangsläufig, dass das Rückerstattungsrecht endgültig verloren ist.
Nach den ungarischen steuerverfahrensrechtlichen Vorschriften können in der Rechtsbehelfsphase möglicherweise neue Beweismittel und Dokumente vorgelegt werden. Gemäß § 124 Abs. 3 des Gesetzes über die Steuerverwaltung können in der Berufung Beweismittel angeführt werden, die unter bestimmten Voraussetzungen im Ausgangsverfahren noch nicht zur Verfügung standen.
Dies kann besonders wichtig sein, wenn die NAV den Antrag ausschließlich wegen formaler Mängel abgelehnt hat, obwohl die materiell-rechtlichen Voraussetzungen der Rückerstattung tatsächlich erfüllt sind.
Antrag auf Steuerneutralität als letztes Sicherheitsnetz
Die Rechtsprechung des EuGH betont konsequent die Bedeutung des Grundsatzes der Umsatzsteuerneutralität. Ein berechtigter Rückerstattungs- oder Abzugsanspruch darf nicht allein wegen administrativer Fehler automatisch verloren gehen, wenn das Vorliegen der materiell-rechtlichen Voraussetzungen nachweisbar ist.
Daher sollte auch nach einer ablehnenden Entscheidung geprüft werden, ob eine Argumentation mit der Steuerneutralität und ein Antrag auf Steuerneutralität anwendbar sind. Mit angemessener steuerrechtlicher Vertretung können in der Rechtsbehelfsphase viele Fälle gerettet werden, in denen eine berechtigte Umsatzsteuerrückerstattung ausschließlich aus formalen Gründen gescheitert ist. Diese Möglichkeit sollte auch bei früher erfolglos abgeschlossenen Rückerstattungsverfahren geprüft werden.
Die zwei Schlüssel für eine erfolgreiche Rückerstattung
Wie aus den obigen Ausführungen hervorgeht, kann eine erfolgreiche Rückerstattung der im Ausland gezahlten Umsatzsteuer zwei Schlüssel haben:
- Einerseits die vollständige Einhaltung der formalen Voraussetzungen im Ausgangsverfahren. Dies erfordert einen präventiven Ansatz aufseiten des Steuerpflichtigen und ist im Hinblick auf Kosteneffizienz und Zeitersparnis äußerst lohnend.
- Andererseits die gründliche Kenntnis und Nutzung des Rechtsbehelfsinstrumentariums und der Rechtsbehelfsrechte, da dadurch eine mögliche Rechtsverletzung auch nachträglich behoben werden kann.
Das Ziel ist einfach: die Umsatzsteuer, die dem Unternehmen rechtmäßig zusteht, so schnell wie möglich und mit dem geringstmöglichen Risiko zurückzuerlangen. Das beste Ergebnis wird in der Regel durch angemessene Prävention erzielt. Ist es jedoch bereits zu einer Ablehnung gekommen, können Rechtsbehelfsmöglichkeiten und eine auf Steuerneutralität gestützte Argumentation weiterhin wirksame Instrumente zur Sicherung der berechtigten Rückerstattung darstellen.
Der Erfolg der Rückerstattung der im Ausland gezahlten Umsatzsteuer hängt heute weitgehend von einer angemessenen Vorbereitung ab. Unsere Experten unterstützen bei der Ermittlung der Rückerstattungsfähigen Umsatzsteuer, der Erstellung der Anträge, der vorherigen Prüfung der Dokumentation, der Vertretung vor der NAV, in Rechtsbehelfsverfahren sowie bei der Vorbereitung von Anträgen auf Steuerneutralität. Darüber hinaus unterstützen wir Unternehmen aus der EU, der Schweiz, Liechtenstein, Norwegen, Serbien, der Türkei und dem Vereinigten Königreich, die im Rahmen des besonderen Verfahrens zur Rückerstattung ausländischer Umsatzsteuer die ungarische Umsatzsteuer auf ihre Beschaffungen in Ungarn zurückfordern möchten.
Dieser Artikel dient nur der allgemeinen Information und ist nicht geeignet, eine Beratung im Einzelfall zu ersetzen.
