Rechnungslegungsrichtlinien

Viele Unternehmen betrachten Rechnungslegungsrichtlinien als eine verpflichtende administrative Aufgabe: Sie werden bei der Gründung des Unternehmens oder im Zuge eines Wechsels des Buchhalters erstellt, anschließend abgelegt und über viele Jahre hinweg nicht mehr hervorgeholt.

Dennoch kann die ungarische Steuerbehörde (NAV) im Rahmen einer Steuerprüfung nicht nur untersuchen, ob das Unternehmen über die gesetzlich vorgeschriebenen Rechnungslegungsrichtlinien verfügt, sondern auch, ob die tägliche Geschäftspraxis tatsächlich mit diesen übereinstimmt.

In einem früheren Artikel haben wir bereits die Rolle der den Betrieb der Unternehmen bestimmenden Richtlinien vorgestellt. Im Folgenden zeigen wir auf, warum deren bloße Existenz bei einer Steuerprüfung nicht ausreicht und welche Risiken entstehen können, wenn ein Unternehmen in der Praxis nicht nach seinen eigenen Richtlinien arbeitet.

Was verstehen wir unter Rechnungslegungsrichtlinien?

Rechnungslegungsrichtlinien sind die internen Dokumente, die die Rechnungslegung eines Unternehmens regeln. Der Sammelbegriff umfasst die Bilanzierungsrichtlinie selbst sowie die damit verbundenen rechnungslegungsbezogenen Richtlinien.

Zu den nach dem ungarischen Rechnungslegungsgesetz zu erstellenden Rechnungslegungsrichtlinien gehören:

• die Bilanzierungsrichtlinie;
• die Richtlinie über die Inventarerstellung und Inventur von Vermögensgegenständen und Verbindlichkeiten;
• die Bewertungsrichtlinie für Vermögensgegenstände und Verbindlichkeiten;
• die interne Richtlinie zur Selbstkostenrechnung (soweit deren Erstellung vorgeschrieben ist);
• die Kassenrichtlinie.

Die Bilanzierungsrichtlinie nimmt unter diesen Dokumenten eine besondere Stellung ein: Sie legt die Grundsätze, Methoden und Entscheidungen fest, auf denen die gesamte Buchführung und Abschlusserstellung des Unternehmens basiert. Die einzelnen Richtlinien regeln wiederum die Details der praktischen Umsetzung, beispielsweise nach welchen Rechnungslegungsgrundsätzen das Unternehmen seine Bücher führt, wie Vermögensgegenstände und Verbindlichkeiten bewertet werden, nach welchen Regeln die Inventur erfolgt oder wie Zahlungsmittel verwaltet werden.

Rechnungslegungsrichtlinien dienen nicht nur der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, sondern auch dazu, die Rechnungslegungsprozesse eines Unternehmens einheitlich, transparent und konsistent zu gestalten. Deshalb reicht es nicht aus, sie lediglich zu erstellen – sie müssen auch im täglichen Geschäftsbetrieb angewendet werden.

Die Bilanzierungsrichtlinie: die wichtigste gesetzliche Vorgabe

Das ungarische Rechnungslegungsgesetz schreibt vor, dass Unternehmen eine Bilanzierungsrichtlinie erstellen müssen, in der unter anderem Folgendes festgelegt wird:

• die angewandten Rechnungslegungsgrundsätze;
• die aus den gesetzlichen Wahlmöglichkeiten ausgewählten Lösungen;
• die Wesentlichkeits- und Erheblichkeitsschwellen;
• die angewandten Bewertungsverfahren;
• die Fälle, in denen eine Änderung der Bilanzierungsrichtlinie erforderlich ist.

Die Bilanzierungsrichtlinie ist somit kein allgemeines Dokument, sondern ein auf die Tätigkeit des Unternehmens zugeschnittenes internes Regelwerk, das bei der Buchführung und Abschlusserstellung konsequent angewendet werden muss.

Dieses Dokument bildet die Grundlage des gesamten Systems der Rechnungslegungsrichtlinien, an das die internen Richtlinien für einzelne Fachbereiche anknüpfen.

Wer ist für die Erstellung der Bilanzierungsrichtlinie verantwortlich?

Das ungarische Rechnungslegungsgesetz legt eindeutig fest, dass die zur Vertretung des Unternehmens berechtigte Person für die Erstellung und Änderung der Bilanzierungsrichtlinie verantwortlich ist.

Da die Bilanzierungsrichtlinie das zentrale Dokument des rechnungslegungsbezogenen Regelwerks eines Unternehmens darstellt, erstreckt sich diese Verantwortung faktisch auf die Gestaltung und Aktualisierung des gesamten Systems der Rechnungslegungsrichtlinien.

Dies bedeutet, dass zwar der Buchhalter oder Rechnungslegungsberater bei der Erstellung, Überprüfung und Aktualisierung der Bilanzierungsrichtlinie sowie der damit verbundenen Richtlinien wesentliche fachliche Unterstützung leisten kann, die rechtliche Verantwortung jedoch weiterhin bei der Geschäftsleitung beziehungsweise dem gesetzlichen Vertreter des Unternehmens verbleibt.

Deshalb ist es besonders wichtig, die Richtlinien nicht nur zu erstellen, sondern sie auch regelmäßig zu überprüfen und zu aktualisieren, wenn gesetzliche Änderungen oder Veränderungen der Unternehmenstätigkeit dies erforderlich machen.

Wann müssen Rechnungslegungsrichtlinien erstellt oder geändert werden?

Nach den gesetzlichen Vorschriften muss eine neu gegründete Gesellschaft die Bilanzierungsrichtlinie und die damit verbundenen Richtlinien innerhalb von 90 Tagen nach ihrer Gründung erstellen.

Wird das ungarische Rechnungslegungsgesetz geändert und betreffen die Änderungen die Rechnungslegungsrichtlinien des Unternehmens, müssen die erforderlichen Anpassungen innerhalb von 90 Tagen nach Inkrafttreten der Gesetzesänderung umgesetzt werden.

Dies bedeutet jedoch nicht, dass Richtlinien ausschließlich bei Gesetzesänderungen überprüft werden müssen. Es gibt zahlreiche Situationen, in denen dies auch im eigenen Interesse des Unternehmens sinnvoll ist.

Wann sollten Rechnungslegungsrichtlinien überprüft werden?

Eine Überprüfung der Rechnungslegungsrichtlinien kann insbesondere dann erforderlich sein, wenn:

• das Unternehmen eine neue Tätigkeit aufnimmt;
• eine Produktionstätigkeit aufgenommen wird;
• ein Webshop oder ein neuer Geschäftsbereich geschaffen wird;
• Fremdwährungsgeschäfte hinzukommen;
• ein neues Buchführungs- oder ERP-System eingeführt wird;
• sich die vom Unternehmen getroffenen rechnungslegungsbezogenen Entscheidungen ändern (z. B. Abschreibungsmethode, Wertgrenzen oder Wesentlichkeitsschwellen);
• sich die Prozesse der Belegverwaltung oder Kassenführung wesentlich verändern.

Rechnungslegungsrichtlinien müssen stets die tatsächliche Geschäftspraxis des Unternehmens widerspiegeln. Ändert sich die Praxis, müssen auch die Richtlinien entsprechend angepasst werden.

Warum reicht es nicht aus, über Rechnungslegungsrichtlinien zu verfügen?

Nach den Vorschriften des ungarischen Gesetzes über die Abgabenordnung kann gegen ein Unternehmen eine Versäumnisstrafe verhängt werden, wenn es nicht entsprechend den auf Grundlage des Rechnungslegungsgesetzes erstellten Richtlinien handelt.

Mit anderen Worten: Die NAV kann nicht nur prüfen, ob das Unternehmen über die vorgeschriebenen Richtlinien verfügt, sondern auch, ob diese der tatsächlichen Geschäftspraxis entsprechen und ob die Buchführungspraxis mit den darin festgelegten Verfahren übereinstimmt.

Praxisbeispiele

Nach dem Gesetz gilt jede Information als wesentlich, deren Fehlen oder fehlerhafte Darstellung die Entscheidungen der Adressaten des Jahresabschlusses beeinflussen kann. Solche Abweichungen können beispielsweise darin bestehen, dass:

• laut Richtlinie jährlich eine vollständige Inventur durchzuführen ist, diese tatsächlich aber nicht stattfindet;
• die Bilanzierungsrichtlinie eine bestimmte Bewertungsmethode vorsieht, in der Buchführung jedoch ein anderes Verfahren angewendet wird;
• das Unternehmen die in der Kassenrichtlinie festgelegte Kassenordnung nicht einhält.

In diesen Fällen geht es nicht lediglich darum, dass die Richtlinie veraltet ist, sondern darum, dass das Unternehmen die von ihm selbst festgelegten Regeln nicht befolgt.

Worauf kann die NAV bei einer Prüfung achten?

Im Rahmen einer Steuerprüfung können unter anderem folgende Fragen gestellt werden:

• verfügt das Unternehmen über die gesetzlich vorgeschriebenen Rechnungslegungsrichtlinien;
• entsprechen diese den geltenden Rechtsvorschriften;
• spiegeln sie die tatsächliche Geschäftstätigkeit des Unternehmens wider;
• stehen Buchführung und Belegwesen in Einklang mit den Richtlinien;
• erfolgen Inventur, Bewertung und Kassenführung entsprechend den Richtlinien?

Die häufigsten Fehler

Nach unseren Erfahrungen treten bei Rechnungslegungsrichtlinien am häufigsten folgende Probleme auf:

• die Bilanzierungsrichtlinie wurde seit Jahren nicht überprüft;
• das Dokument verweist auf nicht mehr geltende Rechtsvorschriften;
• die Geschäftstätigkeit des Unternehmens hat sich wesentlich verändert, die Richtlinie wurde jedoch nicht angepasst;
• die in der Richtlinie festgelegten Wertgrenzen werden in der Praxis nicht angewendet;
• es wurde eine Vorlage eines anderen Unternehmens übernommen, wodurch fremde Unternehmensdaten oder nicht relevante Bestimmungen im Dokument verblieben sind.

Wie aus den vorstehenden Beispielen ersichtlich wird, ist die Erstellung von Rechnungslegungsrichtlinien keine einmalige administrative Verpflichtung. Sie dient nicht nur der Einhaltung gesetzlicher Anforderungen, sondern trägt auch dazu bei, dass die Geschäftstätigkeit eines Unternehmens transparent und konsistent bleibt und im Falle einer Steuerprüfung ordnungsgemäß nachgewiesen werden kann.

RECHNUNGSLEGUNGSBERATUNG

Die Rechnungslegungsexperten von WTS Klient Ungarn unterstützen Sie bei der Erstellung, Überprüfung und Aktualisierung von Rechnungslegungsrichtlinien. Dabei legen wir nicht nur Wert auf die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften, sondern auch darauf, dass die Richtlinien die tatsächliche Geschäftstätigkeit des Unternehmens widerspiegeln und im Arbeitsalltag praktikabel anwendbar sind. Wenn Sie Ihre bestehenden Richtlinien überprüfen lassen möchten oder für Ihr neues Unternehmen eine Bilanzierungsrichtlinie und die verbundenen Richtlinien benötigen, stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.

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