A számviteli szabályzatok

Sok vállalkozás a számviteli szabályzatokra úgy tekint, mint kötelező adminisztratív feladatra: az alapításkor vagy egy könyvelőváltás során elkészülnek, bekerülnek egy mappába, majd hosszú évekre senki sem veszi elő őket.

Pedig egy esetleges adóhatósági ellenőrzés során a NAV nemcsak azt vizsgálhatja, hogy rendelkezik-e a vállalkozás a kötelező számviteli szabályzatokkal, hanem azt is, hogy a napi működés valóban összhangban áll-e azokkal.

Korábbi cikkünkben már bemutattuk a vállalatok működését meghatározó szabályzatok szerepét. Most azt tekintjük át, hogy egy NAV-ellenőrzés során miért nem elegendő ezek puszta megléte, és milyen kockázatot jelenthet, ha a vállalkozás a gyakorlatban nem a saját szabályzatai szerint működik.

Mit értünk számviteli szabályzatok alatt?

A számviteli szabályzatok a vállalkozás számviteli működését meghatározó belső dokumentumok összességét jelentik. A gyűjtőfogalom magában foglalja a számviteli politikát, valamint az ahhoz kapcsolódó számviteli szabályzatokat.

A számviteli törvény alapján elkészítendő számviteli szabályzatok:

• a számviteli politika;
• az eszközök és a források leltárkészítési és leltározási szabályzata;
• az eszközök és a források értékelési szabályzata;
• az önköltségszámítás rendjére vonatkozó belső szabályzat (amennyiben annak elkészítése kötelező);
• a pénzkezelési szabályzat.

A számviteli politika ezek közül kiemelt szerepet tölt be: meghatározza azokat az alapelveket, módszereket és döntéseket, amelyekre a vállalkozás egész könyvvezetése és beszámolókészítése épül. Az egyes szabályzatok pedig a gyakorlati végrehajtás részletszabályait rögzítik, például, hogy a vállalkozás milyen számviteli elvek alapján vezeti könyveit, hogyan értékeli eszközeit és forrásait, milyen szabályok szerint végzi a leltározást, illetve hogyan kezeli pénzeszközeit.

A számviteli szabályzatok célja nem csupán a jogszabályi megfelelés biztosítása, hanem az is, hogy a vállalkozás számviteli folyamatai egységesek, átláthatók és következetesek legyenek. Éppen ezért nem elegendő elkészíteni őket – a mindennapi működés során is ezekben foglaltak szerint kell eljárni.

A számviteli politika: a legfontosabb törvényi előírás

A számvitelről szóló 2000. évi C. törvény előírja, hogy a gazdálkodó köteles kialakítani számviteli politikáját, amelyben meghatározza többek között:

• az alkalmazott számviteli alapelveket;
• a törvény által biztosított választási lehetőségek közül alkalmazott megoldásokat;
• a lényegességi és jelentőségi küszöbértékeket;
• az alkalmazott értékelési eljárásokat;
• azokat az eseteket, amikor a számviteli politika módosítása szükséges.

A számviteli politika tehát nem egy általános dokumentum, hanem a vállalkozás működésére szabott belső szabályrendszer, amelyet a könyvvezetés és a beszámolókészítés során következetesen alkalmazni kell.

Ez a dokumentum képezi a számviteli szabályzatok rendszerének alapját, amelyhez kapcsolódnak az egyes részterületeket szabályozó belső szabályzatok.

Ki felel a számviteli politika elkészítéséért?

A számviteli törvény egyértelműen rögzíti, hogy a számviteli politika elkészítéséért és módosításáért a gazdálkodó képviseletére jogosult személy felelős.

Mivel a számviteli politika a vállalkozás számviteli szabályrendszerének alapdokumentuma, a felelősség gyakorlatilag a teljes számviteli szabályozási rendszer kialakítására és naprakészen tartására is kiterjed.

Ez azt jelenti, hogy bár a számviteli politika és a kapcsolódó szabályzatok elkészítésében, felülvizsgálatában és aktualizálásában a könyvelő vagy a számviteli tanácsadó jelentős szakmai segítséget nyújthat, a jogszabályi felelősség továbbra is a vállalkozás vezetőjét vagy törvényes képviselőjét terheli.

Éppen ezért különösen fontos, hogy a szabályzatokat ne csak elkészítsük, hanem rendszeresen felülvizsgáljuk, és minden olyan esetben aktualizáljuk, amikor jogszabályváltozás vagy a vállalkozás működésében bekövetkező változás ezt indokolja.

Mikor kell elkészíteni vagy módosítani a számviteli szabályzatokat?

A jogszabály szerint az újonnan alakuló gazdálkodó szervezetnek a számviteli politikát és a kapcsolódó szabályzatokat a megalakulástól számított 90 napon belül kell elkészítenie.

Amennyiben a számviteli törvény módosul, és a változás érinti a vállalkozás számviteli szabályzatait, a szükséges módosításokat a jogszabály hatálybalépését követő 90 napon belül át kell vezetni.

Ez azonban nem jelenti azt, hogy kizárólag jogszabályváltozás esetén szükséges felülvizsgálni a szabályzatokat. Számos olyan élethelyzet adódhat, amikor ezt a vállalkozás saját érdekében is célszerű megtenni.

Mikor érdemes felülvizsgálni a számviteli szabályzatokat?

A szabályzatok felülvizsgálata különösen indokolt lehet, ha:

• a vállalkozás új tevékenységet kezd;
• termelőtevékenység indul;
• webshop vagy új üzletág jön létre;
• devizás ügyletek jelennek meg;
• új könyvelési vagy vállalatirányítási rendszer kerül bevezetésre;
• módosulnak a vállalkozás által alkalmazott számviteli döntések (például értékcsökkenési módszer, értékhatárok, lényegességi küszöbök);
• jelentősen átalakulnak a bizonylatkezelési vagy pénzkezelési folyamatok.

A számviteli szabályzatoknak ugyanis mindig a vállalkozás tényleges működését kell tükrözniük. Ha a gyakorlat megváltozik, a szabályzatokat is hozzá kell igazítani.

Miért nem elég, hogy vannak számviteli szabályzataink?

Az adózás rendjéről szóló törvény alapján a vállalkozás mulasztási bírsággal sújtható, ha nem a számviteli törvény alapján elkészített szabályzataiban foglaltak szerint jár el.

Vagyis a NAV nem csupán azt vizsgálhatja, hogy a vállalkozás rendelkezik-e a kötelező szabályzatokkal, hanem azt is, hogy azok megfelelnek-e a tényleges működésnek, illetve a könyvelési gyakorlat összhangban áll-e a bennük rögzített eljárásokkal.

Gyakorlati példák

A jogszabály szerint lényegesnek minősül minden olyan információ, amelynek hiánya vagy hibás bemutatása befolyásolhatja a beszámoló felhasználóinak döntéseit. Ilyen diszkrepanciák lehetnek például, hogy:

• a szabályzat szerint évente teljes körű leltár készül, de ez ténylegesen nem történik meg;
• a számviteli politika egy adott értékelési módszert ír elő, a könyvelés során azonban ettől eltérő eljárást alkalmaznak;
• a pénzkezelési szabályzatban meghatározott pénztárkezelési rendet a vállalkozás nem tartja be.

Ezekben az esetekben nem pusztán arról van szó, hogy a szabályzat elavult, hanem arról, hogy a vállalkozás a saját maga által meghatározott szabályokat sem követi.

Mire figyelhet a NAV egy ellenőrzés során?

Egy adóhatósági ellenőrzés során többek között az alábbi kérdések merülhetnek fel:

• rendelkezik-e a vállalkozás a kötelező számviteli szabályzatokkal;
• megfelelnek-e azok a hatályos jogszabályoknak;
• tükrözik-e a vállalkozás tényleges működését;
• a könyvelés és a bizonylati fegyelem összhangban áll-e a szabályzatokkal;
• a leltározás, értékelés és pénzkezelés a szabályzatok szerint történik-e.

A leggyakoribb hibák

Tapasztalataink szerint a számviteli szabályzatokat érintő leggyakrabban előforduló problémák a következők:

• a számviteli politika évek óta nem került felülvizsgálatra;
• a dokumentum már nem hatályos jogszabályokra hivatkozik;
• a vállalkozás működése jelentősen megváltozott, de a szabályzat változatlan maradt;
• a szabályzatban szereplő értékhatárokat a gyakorlatban nem alkalmazzák;
• más vállalkozás mintája került átvételre, és abban idegen cégadatok vagy nem releváns rendelkezések maradtak.

Ahogy a fentiekből kiderül, a számviteli szabályzatok elkészítése nem egyszeri adminisztratív kötelezettség és nemcsak a jogszabályi megfelelést segíti elő, hanem hozzájárul ahhoz is, hogy a vállalkozás működése átlátható, következetes és egy esetleges adóhatósági ellenőrzés során is megfelelően alátámasztható legyen.

SZÁMVITELI TANÁCSADÁS

A WTS Klient számviteli szakértői segítséget nyújtanak a számviteli szabályzatok elkészítésében, felülvizsgálatában és aktualizálásában. Munkánk során nem csupán a jogszabályi megfelelésre törekszünk, hanem arra is, hogy a szabályzatok valóban a vállalkozás működését tükrözzék, és a mindennapi gyakorlatban is alkalmazhatók legyenek. Amennyiben szeretné felülvizsgáltatni meglévő szabályzatait, vagy új vállalkozásához van szüksége számviteli politikára és kapcsolódó szabályzatokra, forduljon bizalommal hozzánk!

Tudjon meg többet szolgáltatásunkról!