In der Welt der Multis – so sagt man – gibt es nur eine Konstante und das ist die Veränderung. Den Veränderungen auf dem Markt wiederum kann sich am schnellsten ein gut aufgebautes Shared Service Center anpassen. Und warum sollte das so sein? Was ist ein Shared Service Center? Warum ist das etwas anderes als die traditionelle Buchhaltung? Was für Vorteile und Herausforderungen gibt es? Und überhaupt, für wen lohnt es sich, ein Shared Service Center ins Leben zu rufen? Unser Artikel gibt Antworten auf diese Fragen.
Was ist ein Shared Service Center?
Das Shared Service Center (kurz SSC) ist eine zur Verwaltung der Finanzprozesse geschaffene Geschäftslösung, die über einen standardisierten Betrieb, in einem effizient und entsprechend kontrollierten Umfeld Dienstleistungen gewährt, in der Regel für die verbundenen Unternehmen innerhalb der Firmengruppe, doch auch für externe Mandanten.
Warum ist das etwas anderes als die übliche Buchhaltung?
Im Vergleich zur traditionellen Buchhaltung, wo im Allgemeinen eine einzige Person oder ein kleines Team für einen ganzen Prozess verantwortlich ist, ist in diesem Modell eine gegebene Aufgabe in viele kleinere Teilprozesse aufgeteilt. Diese Teilaufgaben werden bei einem größeren Shared Service Center auch nicht von einer einzigen Person erledigt, sondern mitunter von einer ganzen Abteilung. Auch die zu den Aufgaben benötigten Berechtigungen können an die Prozesse angepasst werden, womit vermieden werden kann, dass jemand einen solchen Fehler macht, der später nicht oder nur schwer ausgebessert werden kann. Natürlich verlangsamen die Prozesse, bei denen eine gegebene Gruppe nur für einen bestimmten Teil verantwortlich ist und nur in einer bestimmten Phase eingreifen kann, oftmals die Geschäftstätigkeit. Dafür läuft die Arbeit aber in einem kontrollierten Umfeld, was mit den Augen der Eigentümer, der Manager, aber auch externer und interner Prüfer gesehen zu begrüßen ist.
In den vergangenen 15 Jahren hat sich die Finanzbranche wohl oder übel vollkommen gewandelt und die Verbreitung der künstlichen Intelligenz wird wahrscheinlich auch in den nächsten 15 Jahren viele Veränderungen mit sich bringen. Es reicht schon aus, daran zu denken, dass vor kurzem noch ein einziger leitender Buchhalter oder Hauptbuchhalter die komplette Buchhaltung, Lohnrechnung und Steuerberatung machte, während heute alle diese Bereiche bereits eigene Berufe bilden. Die Shared Service Center machen eigentlich nichts anderes, als diese Hauptgruppen und Fachbereiche noch weiter aufzugliedern, vereinheitlichen und dann zu einer effizienteren massenweisen Verarbeitung formen.
Was passiert in einem Shared Service Center?
In der Regel ist kein einziges Shared Service Center für die gesamten Finanzprozesse einer Firma oder Firmengruppe, sondern nur für einen gegebenen Teil davon verantwortlich. Dieser Bereich ist im Allgemeinen der Teil der Finanzprozesse, der mit minimaler Behandlung von Ausnahmen am ehesten automatisierbar und kontrollierbar ist,. Die sich mit der Buchhaltung beschäftigenden Shared Service Center teilen die Prozesse mit der Bestimmung der Verantwortungsbereiche zuerst einmal in drei Gruppen:
- P2P – Purchase to Pay (Beschaffungs- und Bestätigungsprozesse von der Buchung der Rechnungen bis zu ihrer Auszahlung)
- O2C – Order to Cash (mit dem Vertrieb verbundene Verarbeitung der Bestellungen, von der Rechnungsstellung bis hin zur Verarbeitung der Kundenzahlungen und der Verwaltung der Außenstände).
- R2R – Record to Report (umfasst die Finanzabschluss- und Berichtsprozesse)
Eine unerlässliche Voraussetzung für einen standardisierten Betrieb ist die entsprechende Dokumentation. Ein gut dokumentiertes Shared Service Center ist in der Lage, den Zeitaufwand für die Weitergabe von Kenntnissen wegen Fluktuation oder einfach nur Wachstum drastisch zu senken (und spart damit bedeutende Kosten ein), da alle Prozesse Schritt für Schritt dokumentiert sind. So hat der neue Kollege beim Onboarding nichts anderes zu tun, als diese Dokumente durchzusehen und um Veränderungen zu ergänzen. In der Welt des Arbeitens außerhalb des Büros werden heute auch immer mehr Videos als Ergänzung der geschriebenen Dokumentation produziert, in denen man nach Stichworten suchen und genau nachsehen kann, aus welchen Schritten eine Aufgabe besteht. Diese Dokumentation ist zeitaufwändig, doch ein unerlässlicher Bestandteil der Stabilität und Effizienz.
Zukunft und Digitalisierung
Die Zukunft der Shared Service Center wird in hohem Maße von der Digitalisierung und dem Einbau der neuen Technologien in die täglichen Prozesse geprägt. Die Shared Service Center spielen schon heute eine führende Rolle bei der Automatisierung, doch werden sie in den nächsten Jahren bei der Integrierung der künstlichen Intelligenz und des maschinellen Lernens in die Geschäftsprozesse noch entscheidender werden. Diese Instrumente erhöhen nicht nur die Effizienz der Arbeit, sondern tragen auch zur Verbesserung der Qualität der Prozesse bei.
Die Nutzung der künstlichen Intelligenz beispielsweise gibt die Möglichkeit, dass das System die sich wiederholenden Fehler automatisch erkennt und ausbessert oder auch die möglichen Probleme im Voraus signalisiert. Dadurch erfordern die Buchhaltungsprozesse immer weniger manuelle Eingriffe, weshalb sich die Mitarbeiter auf Aufgaben mit höherer Wertschöpfung konzentrieren können.
Wer sollte sich nach alledem auf ein Shared Service Centers einlassen?
Für alle mittleren und großen Unternehmen, bei denen die Entscheider den Schritt aus dem gewohnten, „traditionellen” Betrieb im guten Sinne des Wortes wagen und die oben genannten Vorteile nutzen wollen, empfehlen wir, ein Shared Service Center einzuführen.
Die Betreibung eines Shared Service Centers, d. h. die SSC-Tätigkeit, ist eine der stärksten Bastionen des Geschäftszweigs Financial Management Services von WTS Klient Ungarn und einer der größten Bereiche unserer Outsourcing-Dienstleistung. Wenn Sie der Meinung sind, dass Ihr Unternehmen die Einführung eines SSC in Betracht ziehen sollte, wenden Sie sich bitte an unsere erfahrenen Experten!
