A multik világában – ahogy mondani szokták –, egyetlen dolog állandó, az pedig a változás. A piaci változásokat pedig leggyorsabban egy jól felépített SSC képes lekövetni. És hogy miért? Mi az az SSC? Miért más ez, mint a hagyományos könyvelés? Melyek az előnyei és milyen kihívásokat rejt? És egyáltalán, kinek éri meg elindítani egy SSC-t? Cikkünkben ezekre a kérdésekre adunk válaszokat.
Mi az az SSC?
A Shared Service Center (röviden SSC) a pénzügyi folyamatok kezelésére létrehozott üzleti megoldás, amely standardizált működés mentén, hatékonyan és megfelelően kontrollált környezetben nyújt szolgáltatásokat, jellemzően cégcsoporton belüli társvállalatok, de akár külső ügyfelek számára is.
Miért is más ez, mint a megszokott könyvelés?
A hagyományos könyveléshez képest, ahol általában egy-egy személy vagy egy kis létszámú csapat felelős egy teljes folyamatért, ebben a modellben sokkal kisebb részfolyamatokra van szétszedve egy adott feladat. Ezeket a részfeladatokat nagyobb SSC esetében nem is egy ember végzi el, hanem akár egy teljes osztály. A feladatokhoz szükséges jogosultságok is a folyamatokra szabhatóak, így elkerülhető, hogy valaki olyan hibát vétsen, ami később nem, vagy csak nehezen javítható. Persze ezek a folyamatok, ahol egy adott csoport csak egy bizonyos részért felelős és csak egy bizonyos fázisban képes beavatkozni, sokszor lassítják az üzletmenetet. Cserébe azonban olyan kontrollált környezetben folyik a munkavégzés, ami tulajdonosi, vezetői vagy akár külső-belső auditor szemmel nézve is üdvözlendő.
Az elmúlt 15 évben akarva akaratlanul teljesen átalakult pénzügyi szakma, és a mesterséges intelligencia elterjedésével valószínűleg a következő 15 év is rengeteg változást hoz magával. Elég csak belegondolnunk abba, hogy nemrég még egyetlen senior könyvelő, főkönyvelő végezte a teljes könyvelést, bérszámfejtést és adótanácsadást, ma pedig mindezek a területek már külön szakmákba csoportosultak. Az SSC-k tulajdonképpen nem tesznek mást, mint ezeket a fő csoportokat, szakmai területeket még tovább bontják, egységesítik, majd hatékonyabb tömeges feldolgozássá formálják.
Mi zajlik egy SSC-n belül?
Jellemzően egy SSC sem felelős egy cég vagy cégcsoport teljes pénzügyi folyamataiért, csupán annak egy adott részéért. Ez a terület általában a pénzügyi folyamatoknak az a része, amely a leginkább automatizálható és kontrollálható, a legkevesebb kivételkezeléssel. A könyveléssel foglalkozó SSC-k a felelősségi körök megállapítása alapján első körben három fő csoportba osztják a folyamatokat:
- P2P – Purchase to Pay (Beszerzési, jóváhagyási folyamatok a számlák könyvelésétől a kifizetéséig)
- O2C – Order to Cash (Értékesítéshez kapcsolódó rendelésfeldolgozás, számlázástól egészen a vevői fizetések feldolgozásáig, kintlévőség kezeléséig).
- R2R – Record to Report (Pénzügyi zárási és jelentési folyamatokat foglalja magában)
A standardizált működés egyik elengedhetetlen feltétele a megfelelő dokumentáció. Egy jól dokumentált SSC képes drasztikusan lecsökkenteni a fluktuáció vagy csak szimplán a növekedés miatti tudás átadás-átvétel időigényességét (és ezzel jelentős költségeket takarít meg), hiszen minden folyamat lépésről lépésre dokumentálva van. Így az új kollégának nincs más dolga az onboarding során, mint ezeket a dokumentumok átnéznie és kiegészítenie a változásokkal. Az irodán kívüli munkavégzés világában ma már egyre több videóanyag is készül az írt dokumentáció kiegészítéseként, ahol címszavakra keresve lehet pontosan utánanézni, hogy milyen lépésekből áll egy feladat. Ez a dokumentáció időigényes, de a stabilitás és a hatékonyság elengedhetetlen része.
A jövő és a digitalizáció
Az SSC-k jövőjét nagyban formálja a digitalizáció és az új technológiák beépítése a napi folyamatokba. Az SSC-k már ma is vezető szerepet játszanak az automatizálásban, azonban a következő években még inkább meghatározóak lesznek a mesterséges intelligencia és a gépi tanulás üzleti folyamatokba történő integrálásában. Ezek az eszközök nem csak a munka hatékonyságát növelik, hanem hozzájárulnak a folyamatok minőségének javításához is.
A mesterséges intelligencia használata például lehetőséget ad arra, hogy a rendszer automatikusan felismerje és kijavítsa az ismétlődő hibákat, vagy akár előre jelezze a lehetséges problémákat. Ezáltal a könyvelési folyamatok egyre kevésbé igényelnek manuális beavatkozást, a munkatársak pedig ennek köszönhetően magasabb hozzáadott értékű feladatokra is koncentrálhatnak.
Kinek ajánlott ezek után egy SSC elindítása?
Minden olyan közép- és nagyvállalatnak, ahol a döntéshozók kicsit ki mernek lépni a megszokott, a szó jó értelmében vett „hagyományos” működésből és kamatoztatni szeretnék a fenti előnyöket, javasoljuk az SSC bevezetését.
A shared service center működtetése, vagyis az SSC tevékenység a WTS Klient pénzügyi menedzsment üzletágának egyik legerősebb bástyája és outsourcing szolgáltatásunk egyik legnagyobb területe. Amennyiben a fentiek alapján úgy véli, hogy az Önök vállalatánál is érdemes lenne megfontolni az SSC elindítását, forduljon tapasztalt szakértőinkhez!
