Mint arról korábban már mi is beszámoltunk, az elektronikus ügyintézés és a bizalmi szolgáltatások általános szabályairól szóló 2015. évi CCXXII. törvény (E-ügyintézési tv.) alapján a gazdálkodó szervezetek – így különösen a gazdasági társaságok – 2018. január 1-jétől elektronikus úton kötelesek kapcsolatot tartani az állammal. Az állam az ehhez szükséges hivatalos elérhetőségről történő dokumentumküldést és az azon történő fogadást a cégkapu útján biztosítja.
Cégkapu-regisztráció és bejelentés 2017. augusztus 30-ig
A cégjegyzékbe bejegyzett gazdálkodó szervezetek 2017. augusztus 30-ig kötelesek regisztrálni és az elektronikus kapcsolattartásra szolgáló elérhetőségüket (cégkapu) az ügyintézési rendelkezések nyilvántartásába (továbbiakban: Rendelkezési Nyilvántartás) vagy a cégbírósághoz bejelenteni.
Az online regisztrációs felület (jelenleg csak magyar nyelven) elérhető a
- http://cegkapu.gov.hu oldalon a „bejelentkezés” linkre kattintva,
- http://ekozig.mo.hu/ugyintezes oldal tetején található, a cégkapuhoz tartozó bannerre kattintva,
- http://ekozig.mo.hu/ugyintezes/32/Vállalkozás oldalon a cégkapu linkre vagy ikonra, majd az „elektronikusan” gombra kattintva.
Cégkapu-regisztráció négy lépésben
1. Azonosítás
A gazdálkodó szervezet nevében a cégkapu-regisztrációt a képviseletre jogosult természetes személy vagy közokiratba / teljes bizonyító erejű magánokiratba foglalt meghatalmazás alapján a meghatalmazottja kezdeményezheti, akinek azonosítása a Központi Azonosítási Ügynök rendszerén keresztül – ügyfélkapu vagy részleges kódú telefonos azonosítás útján – történik.
2. Általános szerződési feltételek elfogadása és a cégforma kiválasztása
A sikeres azonosítást követően ki kell választani, hogy a regisztrációt „cégjegyzékben szereplő gazdálkodó szervezetként” kívánjuk elvégezni. Ezt követően el kell fogadni az elolvasott általános szerződési feltételeket (a jelölőnégyzetben pipával jelölve).
3. Cégkapumegbízott megadása és Rendelkezési Nyilvántartás-nyilatkozat megtétele
A cégkapu-regisztráció elindításához meg kell adni, hogy a gazdálkodó szervezet képviseletére önállóan vagy együttesen jogosult-e a törvényes képviselő (pipával jelölve a megfelelő jelölőnégyzetben).
Önálló képviseleti jog esetében („gazdálkodó szervezet törvényes képviseletére jogosult vagyok”) hozzá kell járulni, hogy az adóazonosító jelet a cégkapu regisztrációs eljárásban a képviseleti jog ellenőrzése céljából kezeljék (pipával jelölve a megfelelő jelölőnégyzetben). Ezt követően meg kell adni a gazdálkodó szervezet adószámát, illetve szükséges rögzíteni az e-mail címet is.
Együttes képviseleti jog (és meghatalmazás alapján történő regisztráció) esetében űrlapon szükséges megadni a regisztrációt végző természetes személy adatait, a cég adatait (érdemes a cégkivonatot előkészíteni), a képviselő természetes azonosító és kapcsolattartási adatait (jelenleg kettő cégképviselőt lehet regisztrálni). Továbbá fel kell tölteni minden olyan hiteles dokumentumot (cégkivonat, aláírási címpéldány vagy aláírás-minta, meghatalmazás stb.), amely a képviseleti jogosultság ellenőrzéséhez szükséges. Együttes képviselet esetén az első képviselő általi regisztrációkor megtörténik a felfüggesztett állapotú cégkapu-regisztráció, amely a második cégképviselő jóváhagyását követően véglegessé válik.
Minden esetben szükséges megadni a cégkapumegbízott személyének természetes azonosító adatait. A cégkapumegbízott lesz a cégkapu kezelésére, szükséges adminisztrációjára (ügyintéző létrehozása, ügyintéző törlése, tárhely-használat, dokumentumkezelés) felhatalmazott természetes személy. Egy gazdasági társaságnak egy cégkapuja, minden cégkapunak egy fő cégkapumegbízottja lehet.
Javasolt, hogy az „Engedélyezem a leendő cégkapucím Rendelkezési Nyilvántartás rendszerbe történő bejelentést” jelölőnégyzetből a pipát ne távolítsuk el, mivel így a bejelentés a cégkapu-regisztrációval együtt automatikusan megtörténik a Rendelkezési Nyilvántartásba.
4. Cégkapu-regisztráció befejezése és az elektronikusan hitelesített visszaigazolás letöltése
A regisztráció gombjára kattintva az alkalmazás kapcsolatba lép az érintett közhiteles nyilvántartásokkal és ellenőrzéseket hajt végre. Eredményes regisztráció esetén a rendszer elektronikusan hitelesített visszaigazolást ad, amelyet javasolt letölteni a kilépés előtt.
2018. január 1-jét követően, ha a gazdálkodó szervezet a fentiek szerinti kötelezettségnek nem tesz eleget, úgy az elektronikus ügyintézést biztosító szerv kezdeményezi a törvényességi felügyeleti eljárás vagy hatósági ellenőrzés lefolytatását.
