Ahogyan arról korábban is írtunk, az elektronikus ügyintézés és a bizalmi szolgáltatások általános szabályairól szóló 2015. évi CCXXII. törvény alapján a gazdálkodó szervezetek – így különösen a gazdasági társaságok – elektronikus úton kötelesek kapcsolatot tartani az állammal. Az állam az ehhez szükséges hivatalos elérhetőségről történő dokumentumküldést és az azon történő fogadást a cégkapu útján biztosítja. A gazdálkodó szervezetek kötelesek a nyilvántartásba vételüket –, vagy ha a gazdálkodó szervezet működéséhez jogszabály által rendszeresített nyilvántartásba vétele nem kötelező, létrejöttjüket – követő nyolc napon belül a cégkapu-regisztrációt elvégezni. A cégkapuhoz egy cégkapumegbízott kerül hozzárendelésre, aki ellátja a cégkapu-adminisztrációt. A cégkapumegbízott jogosult azonban további felhasználókat – ún. ügykezelőket – megjelölni. Jelen cikkben az ügykezelő-regisztráció lényeges – a felhasználói igényekre is tekintettel módosított – lépéseit tekintjük át.
Ügykezelő-regisztráció lépésről lépésre
1. A cégkapumegbízott a tarhely.gov.hu weboldalon – KAÜ (Központ Azonosítási Ügynök) azonosítás útján – belép személyes tárhelyére, majd a navigációs sávban a lenyíló menüből kiválasztja a gazdálkodó szervezet (az adószám első nyolc számjegyével jelölt) cégkapu-tárhelyét.
2. Az ügykezelő-regisztráció elvégzéséhez először a képernyő jobb felső oldalán látható „beállítások”, majd az „ügykezelők” menüben az „új hozzáadása” gombra kell kattintani.
3. Az új ügykezelő alábbi személyazonosító adatait kell megadni az ügykezelő-regisztráció során: születési név, viselt név, anyja neve, születési hely, születési idő. Fontos, hogy a cégkapuhoz ügykezelőként hozzárendelt személy maga is rendelkezzen tárhellyel. Az ügykezelő-regisztráció során az alábbi beállítások választhatók:
- „új üzenetküldés tiltása”: a jelölőnégyzet pipálásával letiltható az ügykezelő dokumentumküldési jogosultsága;
- „meghiúsulási igazolás menüpont tiltása”: a jelölőnégyzet pipálásával letiltható az ügykezelő „meghiúsulási igazolás” menüponthoz történő hozzáférése;
- „cégképviseletre jogosult”: a jelölőnégyzet pipálásával az ügykezelő a cégkapuba érkezett természetes személyeknek címzett és a korlátozott hozzáférésű címkével ellátott dokumentumokat is kezelheti. (A „meghiúsulási igazolás menüpont tiltása” és „cégképviseletre jogosultság” egyszerre nem jelölhető).
A fenti adatok és beállítások megadását követően a „mentés” gombra kell kattintani.
Az ügykezelő-regisztráció jóváhagyása
A cégkapuhoz rendelt ügykezelő – a korábbi szabályoktól eltérően – az érintett személy jóváhagyásáig ideiglenes státusszal (jóváhagyásra vár megjelöléssel) kerül hozzárendelésre a cégkapu-tárhelyhez. Fontos, hogy az ideiglenes státuszú ügykezelő nem rendelkezik hozzáféréssel a cégkapuhoz.
A rendszer e-mailben értesítést küld az ügykezelőként hozzárendelt személy saját tárhelyéhez rendelt e-mail címére azzal, hogy öt napon belül hagyja jóvá a cégkapuhoz ügykezelőként történt hozzárendelését. Amennyiben az ügykezelő nem végzi el a jóváhagyást, a rendszer emlékeztetőt küld egy nappal a határidő lejárta előtt. Abban az esetben, ha az ügykezelőként megjelölt személy a fenti határidőn belül nem hagyja jóvá hozzárendelést, úgy azt a rendszer automatikusan visszavonja.
Új funkció – az ügykezelő törlés iránti kérelme
Az ügykezelő-regisztráció fenti szabályainak finomításán túlmenően további funkciókkal bővült a cégkapu-szolgáltatás. Lehetővé vált többek között, hogy az ügykezelő – a „beállítások” menüpont alatt – a cégkapuhoz történő hozzárendelésének megszüntetését kérelmezze. A törlési kérelmet a cégkapumegbízott hagyja jóvá harminc napon belül. Amennyiben a cégkapumegbízott a fenti határidőt elmulasztja, úgy a rendszer automatikusan törli az ügykezelő cégkapu-tárhelyhez történő hozzáférését.
A cégkapu-felhasználóknak érdemes folyamatosan figyelemmel kísérni a cégkapu-tárhely funkcióinak változását. Amennyiben az ügykezelő-regisztrációval összefüggésben kérdése van, szakértőink készséggel állnak a rendelkezésére!
