Az adózás és ezen belül az áfa digitalizációja egyre inkább a legnagyobb prioritás a vállalkozások pénzügyi folyamataiban. A NAV az elmúlt években komoly lépéseket tett az áfabevallások automatizálásának irányába, ennek részeként jelent meg a tavalyi évben az e-áfa rendszer, mely magába foglalja az e-áfa webes felületet, és az M2M áfabevallás lehetősége.
Az ÁNYK kivezetésével és az adóhatóság új digitális transzformációs tervével ezek a megoldások azonban már többet jelentenek, mint lehetőség. Az e-áfa rendszer használata várhatóan hamarosan kötelező lesz, az átállást tehát minden cégnek meg kell lépnie, és mivel komoly felkészülést igényel, nem érdemes az utolsó pillanatokig várni vele. Kinek melyik megoldás az optimális és hogyan kell felkészülni a bevezetésükre? Cikkünkben ezt járjuk körül.
Az e-áfa rendszer
A NAV 2025. október végén bejelentette, hogy 2027. január 1-jén megszűnik az áfabevallások benyújtására jelenleg legszélesebb körben használt Általános Nyomtatványkitöltő Keretprogram (ÁNYK) ma ismert használata. Az ÁNYK kivezetése után az áfabevallás benyújtása kizárólag az e-áfa rendszeren keresztül lesz lehetséges.
Az e-áfa a nyomtatványkitöltéshez képest (a már évekkel ezelőtt bevezetett e-szja-hoz hasonlóan) a következő előnyökkel jár:
- a beküldött vagy jóváhagyott adatokon a NAV validációt végez,
- jóval kevesebb adminisztrációt és adatgyűjtést jelent,
- kiszűri a manualitásból fakadó hibákat,
- pontosabb adatokkal szolgál az adóhatóságnak.
Fontos azonban, hogy az e-áfa bevallások – az e-szja rendszerrel ellentétben – nem válnak automatikusan elfogadottá a határidő lejártával, azokat minden esetben jóvá kell hagyni.
Az e-áfa webes felülete: a kisebbek terepe
Az e-áfa rendszeren belül a kisebb, kevés tranzakciót lebonyolító cégek számára elsősorban az e-áfa webes felület az optimális megoldás, mert gyors és egyszerű. A felület az e-szjához hasonlóan a NAV rendelkezésére álló adatokból (online számla, online pénztárgép, vámadatok, törzsadatok) készít egy áfabevallási tervezetet. A bevallási tervezetet az adózó jóváhagyhatja, kiegészítheti (például a közösségi bejövő tételekkel) vagy módosíthatja (például annak függvényében, hogy egy bejövő áfás számla esetében azonnal vagy később szeretne-e élni a levonási jogával – a NAV ezt a hozzá beérkezett adatokból nem tudja).
A weblapon történő áfabevallás előnyei:
- az ÁNYK-ban történő nyomtatványkitöltésnél jóval kevesebb adminisztrációt, adatgyűjtést és manuális munkát jelent a cégeknek,
- az M2M, vagyis gép-gép interfészen keresztül történő bevalláshoz képest pedig kevesebb előkészületet. Ezek a tervezetek már most is rendelkezésre állnak a weblapon: sem fejlesztést, sem átállásra szánt időt nem kell igényelnek.
Az M2M áfabevallás: a nagyobbak pályája
A nagyszámú, komplex tranzakciókkal bíró vállalkozások számára a bevallási adatok gép-gép interfészen keresztül történő benyújtása, vagyis az M2M áfabevallás a megfelelő választás. Esetükben a webes felületen elérhető bevallási tervezet ellenőrzése időigényes lehet, ezen felül hiányozhatnak belőle adatok, például a közösségi termékbeszerzések vagy közösségi szolgáltatás igénybevétele, ezekről ugyanis a NAV-nak nincsen információja.
Egy jól lefejlesztett M2M-megoldás „személyre szabottan” automatizálja az áfabevallást, így az automatizmusba integrálható a teljeskörű áfabevalláshoz szükséges minden adat, például a határon átnyúló ügyletek adatai is. Ehhez össze kell rakni egy áfaanalitikát egy előre definiált struktúra alapján, majd az így elkészült xml file-t kell beküldeni a NAV-nak. Ezeket az adatokat a NAV validálja, és elkészíti belőlük a bevallástervezetet, amelyet visszaküld az adózónak jóváhagyásra. A bevallási tervezetet az adózó ugyanúgy kiegészítheti vagy módosíthatja elfogadás előtt, mint a webes felületen.
Az M2M-megoldás bevezetése és költségei
Az M2M áfabevallásra történő átállás előtt a vállalatnak alaposan fel kell mérnie, hogyan működik jelenleg a bevallási rendszer. Vizsgálni kell többek között például a következőket:
- Hány könyvelési program, ERP rendszer számlázó program fut a cégnél?
- Melyik adat melyik rendszerből érkezik?
- Mi a beérkező adatok összefésülési módszertana?
- Be vannak-e kódolva az egyes tranzakciók a megfelelő áfakódokkal?
Az M2M működéséhez szükséges adatstruktúra (xml-struktúra) összeállításához megfelelő adatok, kulcsok, továbbá meghatalmazások kellenek, és a technikai kulcsok összekötése is elmaradhatatlan. Az áfakódokat össze kell fésülni a NAV-os adókódolással, majd lefejleszteni a programot, ami elkészíti az xml csomagot, létrehozni az API kapcsolatot és kialakítani az automatizmusokat. Ez a bevezetési folyamat kisebb cégeknél egy-két hetet, nagyobb vállalatoknál akár egy-két hónapot is igénybe vehet, és természetesen költséggel is jár. A költségek a következők:
- Az M2M áfa-megoldás bevezetését megelőző folyamatfelmérési vagy tanácsadási díj, illetve a tool IT-fejlesztési díja (belső vagy külső fejlesztésről is szó lehet) egy egyszeri, nagyobb költséget jelent az átállás elején. Nem elég ugyanis csak egy digitális megoldást megvenni, hiszen minden cég egyedi, ezért egyedi megoldás szükséges az adatok összegyűjtésére.
- Ha a folyamatok már kialakításra kerültek, a havi költségek ennél lényegesen alacsonyabbak: az esetleges licencdíjat és a karbantartási díjakat foglalják magukba.
- Amennyiben változnak az xml-sémák vagy új verziószámok kerülnek ki a NAV rendszerében, az egyedi M2M-megoldást is hozzájuk szükséges igazítani. Ezeknek a további fejlesztéseknek eseti költségei lehetnek.
A gép-gép kapcsolat révén a teljes bevallási folyamat automatizálható, így bár kezdetben időigényes, folyamatfelmérést és fejlesztést igényelhet, hosszú távon jelentős megtakarítást hozhat.
Az M2M és az adóellenőrzések
A NAV-nak is a hosszú távú célja, hogy ezek az adózási folyamatok minél inkább automatizálva legyenek, az M2M áfabevallást egy 15 napos pótlékmentes önellenőrzési lehetőséggel „jutalmazza”. Ez azt jelenti, hogy amikor a NAV a kapott adatok validálása, vagyis a saját adataival történő összevetése során bármilyen eltérést tapasztal, biztosít egy 15 napos időszakot pótlékmentes önellenőrzésre, valamint a NAV nem ellenőrizheti a megbízható adózók M2M kapcsolaton keresztül benyújtott bevallását az esedékességtől számított 15 napig, azaz az adózók jogkövetkezmény és költség nélkül helyesbíthetik az áfaadataikat.
Mikor érdemes belevágni?
A legtöbb cég érthető módon költségérzékeny, így csak akkor vág bele költséges fejlesztésekbe, ha az mindenképp szükséges, bevallási vagy egyéb, adózási folyamataikat csak akkor változtatják, ha arra törvény kötelezi őket. Az M2M áfabevallási rendszer bevezetésének azonban a fentieken túl további pozitív hozadéka is lehet. A korai bevezetés előnyei többek között a következők:
- Költségoptimalizálás: Minden automatizációs lépés hosszú távon időráfordítás és adminisztráció csökkenésével jár, elérhető, hogy a bevallás elkészítésével foglalkozó kollégák ne fölösleges és időrabló adatböngészéssel töltsék az idejüket, hanem valóban hasznos, magas hozzáadottértékű munkát végezzenek. Ezen felül a változó jogszabályi környezet miatt, vagyis az e-áfa kötelezővé válásának közeledtével várhatóan megnövekszik az érdeklődés az M2M áfa-megoldások iránt, és a kereslet növekedésével az árak is emelkedhetnek.
- Időnyomás elkerülése: Természetesen a NAV nem várja el, hogy a cégek egyik napról a másikra átálljanak egy teljesen új rendszerre, ad lehetőséget és időt a fejlesztések elvégzésére. Most is van elérhető tesztrendszer, érdemes már most kísérletezni, próbálkozni ezzel a megoldással, amíg nem szorít a határidő.
- Hibák kiszűrése: A tesztrendszerben ki lehet szűrni az általában előforduló hibákat (például: hiányos adatszolgáltatás a címadatok, adószám tekintetében, rossz xml struktúra, rossz áfakódolás) és addig próbálkozni, amíg hibamentes nem lesz a beküldés. Érdemes továbbá a NAV validáció előtt egy, a beküldőprogramba beépített validációt beiktatni, így a program maga jelez, ha valami hibát észlel, vagy valami nem jól van beállítva, ami így beküldés előtt javítható.
A WTS Klient IT-fejlesztésekben és adózásban is tapasztalt szakértői szívesen segítenek Önnek az e-áfa rendszerre történő átállásban és az M2M áfabevallás bevezetésére való felkészülésben. Saját fejlesztésű M2M áfa-megoldásunkkal konkrét szoftvert is tudunk biztosítani, amelyet vállalkozása egyediségeire és igényeire szabunk. Gondolja át az átállás előnyeit és ne halassza az utolsó pillanatokra a döntést! Keressen minket már most, hogy már a folyamat elindításához szakértői támogatást kapjon!
Jelen cikkünk kizárólag az általános tájékoztatást szolgálja és nem tekinthető tanácsadásnak.
