A számlázás során gyakran előfordulhatnak olyan utólag feltárt tények vagy adminisztrációs hibák, amelyek a már kibocsátott számla módosítását teszik szükségessé. Ilyen esetekben a jogszabály lehetőséget biztosít számlával egy tekintet alá eső okirat kibocsátására, amely az eredeti bizonylat adattartalmát módosítja vagy helyesbíti. Ezek az okiratok – az eredeti számlával együtt – alkotják az adott ügylet teljes és érvényes dokumentációját.
Számlakibocsátási kötelezettség
Az adóalany köteles – kivéve, ha az áfatörvény másként nem rendelkezik – az áfatörvény vonatkozó szakasza szerinti termékértékesítéséről, szolgáltatásnyújtásáról a termék beszerzője, szolgáltatás igénybevevője részére, ha az az adóalanytól eltérő más személy vagy szervezet, számla kibocsátásáról gondoskodni.
Számlának nevezünk minden olyan okiratot, amely megfelel az áfatörvény X. fejezetében meghatározott feltételeknek. A számla adattartalmáról és a számlakiállítás szabályairól egy-egy korábbi cikkünkben olvashatnak bővebben.
Időnként azonban előfordul, hogy a számla kibocsátása után válik ismertté valamilyen tény, körülmény, amely a számla módosítását teszi szükségessé. Előfordulhat bármilyen adminisztrációs hiba is, ami a számla javítását igényli. Amennyiben hibát észlelünk egy kézhez kapott számlában, nem feltétlenül szükséges visszaküldeni, lehetséges, hogy a javítás megoldható egy számlával egy tekintet alá eső okirattal is, amelynek fogalmát az áfatörvény részletezi.
Mit nevezünk számlával egy tekintet alá eső okiratnak?
Számlával egy tekintet alá esik minden más, a számlától eltérő okirat, amely megfelel a jogszabályban meghatározott feltételeknek, és kétséget kizáróan az adott számlára hivatkozva, annak adattartalmát módosítja.
A számlával egy tekintet alá eső okirat megnevezés a számlát módosító bizonylatok egyfajta összefoglaló elnevezése. A számlával egy tekintet alá eső okirat lehet érvénytelenítő számla (stornó számla) vagy módosító számla (negatív vagy pozitív összegű helyesbítő számla, vagy olyan számlahelyesbítés, ami összegadatot nem érint), feltéve, hogy megfelel a jogszabályban előírt feltételeknek.
Az eredeti számla és az azt módosító, számlával egy tekintet alá eső okirat együttesen érvényes, együtt képezik az adott ügylet bizonylatát.
Emellett az ún. két lépcsős módosítás is elfogadott, amely egy érvénytelenítő számla és egy új, helyes adattartalommal kiállított számla kibocsátásával történik. Ebben az esetben az érvénytelenítő számlának, és az új számlának is tartalmaznia kell az eredeti számlára való hivatkozást: a három bizonylat együttesen érvényes, együttesen képezik az adott ügylet bizonylatát. Ezt a módszert azonban adóalap és/vagy adóösszeg módosulása esetén nem célszerű alkalmazni, mert nehezen biztosítható az elektronikus módon teljesítendő adatszolgáltatás, vagyis az online számla adatszolgáltatás helyessége, valamint a jogszabályoknak megfelelő áfa bevallásban történő szerepeltetése.
Szintén elfogadott az a gyakorlat is, amikor a számla kibocsátója egyetlen, számlával egy tekintet alá eső okirattal több számla adattartalmát módosítja. Ebben az esetben a számlával egy tekintet alá eső okiraton szerepeltetni szükséges:
- a hivatkozást azokra a számlákra, amelyek adattartalmát az okirat módosítja,
- a számlák adatának megnevezését, amelyet a módosítás érint,
- valamint a módosítás természetét és
- a módosítás számszerű hatását, ha ilyen van.
Mindezeket az adatokat valamennyi módosítandó számla vonatkozásában világosan és áttekinthetően kell feltüntetni. Fontos, hogy ez a megoldás adóalapot, és/vagy adóösszeget érintő módosítás esetén csak azon módosítandó bizonylatok esetén alkalmazható, amelyeknél a módosítás eredményét ugyanazon áfabevallási időszakban kell szerepeltetni. A gyakorlati alkalmazása ráadásul legtöbbször nehezen kivitelezhető, mert nem minden számlázóprogram képes ilyen bizonylatot előállítani, vagy a jogszabálynak megfelelő elektronikus módon teljesítendő adatszolgáltatást biztosítani. Ezt a módszert ezért kellő körültekintéssel kell kezelni.
Milyen esetekben bocsátunk ki számlával egy tekintet alá eső okiratot?
Többek között az alábbi esetekben szükséges számlával egy tekintet alá eső okirat kibocsátása:
Ha az eredetileg kibocsátott számlán:
- az adó alapja vagy összege nem a helyes összegben került feltüntetésre;
- az alkalmazott áfa mértéke helytelenül lett feltüntetve;
- előleg fizetése esetén a kapott előleg összege meghaladja a végszámla összegét;
- a termék vagy szolgáltatás megnevezése elírásra került;
- a teljesítés dátuma nem helyes;
- a vevő neve, címe vagy adószáma helytelenül lett feltüntetve;
- valamilyen kiegészítő adat hiányzik.
Milyen előírások vonatkoznak a számlával egy tekintet alá eső okiratra?
A számlával egy tekintet alá eső okirat minimális adattartalma a következő:
- az okirat kibocsátásának kelte;
- az okirat sorszáma, amely az okiratot kétséget kizáróan azonosítja;
- hivatkozás arra a számlára, amelynek adattartalmát az okirat módosítja;
- a számla adatának megnevezése, amelyet a módosítás érint, valamint a módosítás természete, illetőleg annak számszerű hatása, ha ilyen van.
Az áfatörvény csak a minimális adattartalmat határozza meg, ezen felül bármilyen – a kibocsátó által fontosnak tartott – adat is szerepeltethető.
A számlával egy tekintet alá eső okiratra egyebekben az áfatörvénynek a számlára vonatkozó rendelkezéseit kell megfelelően alkalmazni. Ezért a számlával egy tekintet alá eső okirat esetén is biztosítani szükséges az okirat kibocsátásának időpontjától a számla megőrzésére vonatkozó időszak végéig:
- eredetének hitelességét,
- adattartalma sértetlenségét és olvashatóságát,
- emellett adóigazgatási azonosításra alkalmas bizonylatnak kell lennie.
Ez azt is jelenti, hogy a számlával egy tekintet alá eső okirat számlázóprogram által vagy nyomdai úton előállított nyomtatvány felhasználásával bocsátható ki.
Mire érdemes figyelni?
A teljesség igénye nélkül az alábbiakra érdemes figyelni a számlával egy tekintet alá eső okirat kiállításakor:
- A számlával egy tekintet alá eső okirat kibocsátása esetén is jogszabályi előírás az elektronikus módon teljesítendő adatszolgáltatás a megfelelő adattartalommal.
- A számlával egy tekintet alá eső okirat esetében vizsgálni szükséges, hogy melyik áfabevallási időszakban kell szerepeltetni.
- Az alkalmazott árfolyam is problémát okozhat néhány esetben a számlával egy tekintet alá eső okiraton, ezért mindig szükséges a számlázóprogram által megjelenített árfolyamot felülvizsgálni.
- A számlával egy tekintet alá eső okirat teljesítési dátumának meg kell egyeznie a módosítandó számla teljesítési dátumával, kivéve, ha magát a teljesítési dátumot módosítjuk.
- A számla módosításának eredményeként – figyelembe véve az eredeti számlát és az azt módosító számlával egy tekintet alá eső okiratot – az adóalap, adóösszeg nem válhat negatívvá.
Cikkünk elsősorban számlázóprogram által kiállított számlák és számlával egy tekintet alá eső okirat eseteire terjed ki, a nyomdai úton előállított, kézzel kitöltött számla, számlával egy tekintet alá eső okirat kiállításának eseteit nem tartalmazza. Amennyiben számla, számlával egy tekintet alá eső okirat kibocsátása során kérdése merülne fel, nagy tapasztalattal rendelkező szakértő kollégáink szívesen állnak rendelkezésére!
Jelen cikkünk kizárólag az általános tájékoztatást szolgálja és nem tekinthető tanácsadásnak.
