Ha egy cég számos munkavállalót foglalkoztat, kellő körültekintés mellett is előfordulhat, hogy egy-egy munkavállaló esetében elmulasztja az egyéni járulékterhek bevallását, levonását, megfizetését a hatóság felé. Egy ilyen hiba korrigálása összetett feladat, ha a hibát pedig az adóhatóság tárja fel, azzal is számolni kell, hogy a jogkövetkezményeken felül a járulékhiányt is a mulasztást elkövető cégnek kell megfizetnie.
Ha egy cég feltárja, hogy nem megfelelően állapította meg, és vonta le a magánszemélyt terhelő járulékokat, a hibát először is nyilvántartásba kell vennie. Ezt követően kerülhet sor az érintett járulékbevallások önellenőrzésére és a járulékkülönbözet elszámolására a magánszeméllyel, valamint szükség esetén az adóhatóság felé történő bejelentésre.
Ha a járulékok megállapítása és levonása a törvényileg előírtaknál alacsonyabb összegben történt, azaz a munkáltató a szükségesnél kevesebb járulékot vont le, a korrekció összetett feladat. A hiba nyilvántartásba vételét követően ekkor először azt kell megvizsgálnia a cégnek, hogy az érintett munkavállaló még az alkalmazásában áll-e, és hogy a járulékkülönbözet a törvény adta korlátozások figyelembe vételével levonható-e a magánszemély fizetéséből. Az adózás rendjéről szóló törvény alapján ugyanis a járulékkülönbözet rendezése érdekében ilyen esetben havonta legfeljebb az esedékes egészségbiztosítási és nyugdíjjárulékkal valamint adóelőleggel csökkentett havi munkabér 15%-át lehet pótlólagosan levonni a magánszemélytől. További korlátozás, hogy a különbözet levonására ilyen formában legfeljebb összességében hét hónapon keresztül ad lehetőséget a jogszabály. Az érintett adó- és járulékbevallásokat ebben az esetben is önellenőrzéssel javítania kell a munkáltatónak, a határidőben levonni és megfizetni elmulasztott különbözet után pedig önellenőrzési pótlékot kell bevallania és megfizetnie.
Előfordulhat, hogy a járulékkülönbözet teljes összegének rendezésére a fenti kereteken belül nincs lehetőség, mert a járulékkülönbözet meghaladja a magánszemély fizetéséből meghatározott idő alatt maximálisan levonható összeget, vagy a magánszemély idő közben kilépett a cégtől. Természetesen ebben az esetben is rendezni kell a fennmaradó járulékkülönbözetet.
Ilyen esetben a következő levonás meghiúsulásától számított 15 napon belül a munkáltatónak bejelentést kell tennie a magánszemély állami adóhatósága felé a fennmaradó járulékkülönbözet összegéről, az érintett magánszemély adóazonosító számáról, a kifizetés jogcíméről és a kifizetésről szóló igazolás kiállításának dátumáról, a bejelentés tartalmáról pedig értesítenie kell az érintett magánszemélyt, kivéve, ha ehhez az értesítési címet nem ismeri. Fontos, hogy a bejelentést az adóhatóság által rendszeresített nyomtatvány kitöltésével kell megtenni, a korábbi években még elfogadott szabad formátumú levél erre a célra már nem alkalmas. A levonással nem rendezhető járulékkülönbözetet az adóhatóság a bejelentés alapján határozatban írja elő a magánszemély terhére.
A levonás útján nem elszámolható járulékkülönbözet kapcsán is terheli bevallási kötelezettség a munkáltatót, ez esetben azonban csak munkáltatót terhelő járulékokat illetően. Az ezekre eső önellenőrzési pótlék mellett ugyanakkor a levonás útján már nem rendezhető egyéni járulékokra eső önellenőrzési pótlékot is számszerűsíteni kell a bevallásban, ennek megfizetésére ugyanis szintén a munkáltató kötelezett.
Egyszerűbb esettel állunk szemben, ha a hiba a magánszemély javára történt, azaz a szükségesnél több járulékot vont tőle le a cég. Ebben az esetben, ha a magánszemély munkaviszonya még fennáll, a járulékkülönbözetet a cég visszatéríti a magánszemély részére. Ha a magánszemély munkaviszonya az érintett céggel idő közben már megszűnt, az adóhatóság a volt munkáltató fent említett bejelentése alapján határozattal írja elő a járulékkülönbözetet a magánszemély javára. Az érintett sorokat a havi adó- és járulékbevallásokban természetesen önellenőrzéssel javítani szükséges.
Az egyéni járulékok pontos megállapítása és levonása, illetve az ehhez kapcsolódó hiányosságok mielőbbi feltárása és rendezése a munkáltatónál azért is kiemelten fontos, mert ha a hibát egy adóellenőrzés során tárják fel, nem csak az adóbírságot és a késedelmi pótlékot, hanem 2012-től kezdve az adóhiányt is a munkáltató terhére állapítja meg az adóhatóság. A személyi jövedelemadó esetében az adóhiány továbbra is a magánszemélyt terheli, ha a munkáltató az adóelőleget a szükségesnél kisebb összegben állapította meg, vonta le és vallotta be – az adóhiány a személyi jövedelemadó esetében csak akkor terheli a munkáltatót, ha az adóelőleget levonta ugyan, de annak bevallását elmulasztotta megtenni. Ugyanakkor, ha a munkáltató a hibát maga tárja fel, az önellenőrzési pótlék megállapításával és bevallásával, illetve a szükséges bejelentés megtételével mentesül a levonás elmulasztásával kapcsolatos további jogkövetkezmények alól.
