A bérszámfejtés egyre bonyolultabb folyamat, amely ugyanúgy elengedhetetlen része a cégek ügyviteli rendszerének, mint a könyvelés, adótanácsadás vagy a könyvvizsgálat.
A cégtulajdonosok, vezetők jellemzően az alábbi okokból döntenek a bérszámfejtés kiszervezése mellett.
Költségek csökkentése
A kis és közép méretű vállalkozásoknál nagyon nagy eséllyel költséget takaríthatnak meg a cégek abban az esetben, ha úgy döntenek, hogy kiszervezik a bérszámfejtést. A költségek csökkenését az okozza, hogy a bérszámfejtő bére a jövőben nem a céget terheli. A vállalkozásnak nem kell gondoskodni az esetleges szabadságolás, betegség, felmondás miatti helyettesítésről, úgy, mint egy saját munkavállaló esetén. Nem kell biztosítania irodai berendezéseket, mint asztalt, számítógépet, sőt, irodát sem kell bérelnie a bérszámfejtő részére, illetve nincs szükség bérszámfejtő szoftverre, és nem merül fel oktatási költség sem. Ezen költségek éves szinten tetemes összeget érhetnek el.
Szakértelem
A kis és közép méretű vállalkozásoknak sokszor nincs ideje és kapacitása a gyakori törvényi változások követésére, és megfelelő időben való beágyazására a rendszerbe. Belső számfejtés esetén igen nagy költséget jelent a saját munkavállaló megfelelő képzése, naprakész tudásának fenntartása. A bérszámfejtés kiszervezése esetén a bérszámfejtő cég rendelkezik kellő szaktudással, szakképzettséggel, tapasztalattal, gyakorlattal, széles körű ismerettel. A jó szolgáltató mindig figyelemmel kíséri a törvényi változásokat, értesíti a vállalkozást a változásokról és alkalmazza is azokat a megfelelő időben és helyen. Tanácsokat ad, javaslatokat tesz a költségek csökkentésére, optimalizálására. Mivel a tapasztalata sokkal nagyobb egy bérszámfejtésre specializálódott cégnek, így az ellenőrzések során a büntetések, bírságok, szankciók a minimálisra csökkenthetők, illetve teljes mértékben megszüntethetők.
Fokozott biztonság
A bérszámfejtés összetett és potenciálisan kockázatos üzletág. Saját, belső bérszámfejtés esetén kockázat merülhet fel a béradatok biztonságos, titkos tárolásával kapcsolatban. A jövedelmek bizalmas volta miatt is fontos a fokozott biztonsági rendszerek alkalmazása, biztosítása a belső rendszerekben, hogy ne tudjon hozzáférni a titkos, bizalmas információkhoz illetéktelen személy, munkavállaló. A fokozott biztonság biztosítása nagy figyelmet és energiát igényel a vezetőség részéről. Kiszervezés esetén a kockázatokat a minimálisra tudják csökkenteni.
Technikai költségek
Állandó kérdés a vezetők részéről, hogy megfelelő bérszámfejtő programot használnak-e, az aktuális törvényi szabályokat alkalmazzák-e a belső számfejtés során vagy sem. Egy megbízható, jogszabályokat is időben és megfelelően követő bérszámfejtő program használata költséges befektetés és folyamatos követési, fenntartási díjjal jár. A megfelelő szolgáltatóhoz kiszervezett bérszámfejtés biztosítékot jelent arra, hogy az alkalmazott bérszámfejtő szoftver naprakész legyen, és a nem megfelelő technikai háttér miatti hibaforrások teljes mértékben kizárásra kerüljenek.
Időmegtakarítás
A bérszámfejtés időigényes és nagy adminisztrációval járó feladat. A cégvezetők, tulajdonosok sokszor nem is érzékelik, hogy milyen határidős feladatokat kell a bérszámfejtés folyamán elvégezni. Ezen feladatok nagy része a szolgáltató cégre hárul a bérszámfejtés kiszervezése esetén. Kiszervezéskor a vezetők a felszabadult idejükben más üzletágra tudnak összpontosítani.
Nyugalom
A tapasztalt, nagy szaktudású céghez kihelyezett szolgáltatás esetén a bérszámfejtési feladatok hibamentesen, gyorsan, precízen történnek meg. A vezetők más feladatokra tudnak összpontosítani, nem kell a bérszámfejtési tevékenyégért aggódniuk.
Kiszervezés esetén nem jó döntés a vezetőség részéről, ha csak az egy főre jutó ár alapján dönt a bérszámfejtés kiszervezése kérdésében. Meg kell vizsgálni, hogy milyen bérszámfejtési és egyéb feladatokat tartalmaz az egy főre jutó költség, és milyen egyéb szolgáltatások merülhetnek fel külön költségként. A költségek tervezhetőbbé válnak és kiszámíthatóbbak a kiszervezés során. Minőségi javulás lesz megfigyelhető a törvények szigorú betartása mellett, valamint az adatok rendkívül biztonságos tárolása következik be. A kiszervezés után a vezetőség olyan javaslatokat kaphat, amelyek jelentős megtakarítással járhatnak a cég számára.
