Bár egy normál üzleti éves vállalkozás számára az éves zárás időszaka januártól május végéig tart, a könyvelők egész évben tudatosan készülnek erre a feladatra. Ahhoz, hogy a folyamat minél gördülékenyebb legyen, érdemes már az év vége felé közeledve, egy évközi, más néven interim zárás során elvégezni az éves zárás egyes teendőit.
Miért fontos az évközi zárás?
Az évközi zárásra akkor van szükség, ha:
- a vállalkozásnak kötelező közbenső beszámolót készítenie (ezt az esetet hamarosan egy újabb cikkben fejtjük ki részletesen), vagy
- interim auditra kerül sor.
Érdemes azonban akkor is élni ezzel a lehetőséggel, ha nem kötelező, csupán szeretnénk könnyebben venni az éves zárás során felmerülő akadályokat. Egy évközi zárás ugyanakkor nem csak az éves zárásra való felkészülést támogatja, de a pénzügyi tervezést és vezetői döntéshozatalt is.
Évközi zárás: kulcsfeladatok és előnyök
Az évközi zárással a könyvelő előre hozhatja azoknak a feladatoknak egy jelentős részét, amelyeket egyébként csak az éves zárás részeként kötelező – és szokás – elvégezni, így a vállalkozás időben és tisztább képet kap a jövő évet érintő üzleti döntések meghozatalához. Az alábbiakban ezeket a feladatokat vesszük sorra.
Általános számviteli és jogi alapok egyeztetése
A számviteli politika aktualizálásának szükségességét év közben is érdemes átgondolni, különösen új tevékenységek vagy szabályozási változások esetén.
Fontos megvizsgálni azokat a határértékeket, amelyek a beszámolókészítés formájára vagy egyes új kötelezettségek szükségességére lehetnek hatással. Amiket meg kell vizsgálni:
- Auditkötelezettség: Ha a cég újonnan esik könyvvizsgálati kötelezettség alá, és erről a változásról az előző beszámoló zárását követően nem győződött meg, az interim zárásnak köszönhetően ezt pótolhatja. Így a cégvezetés felkészülhet az év végi auditra, és időben ki tudja választani azt az állandó könyvvizsgálót, amelyikkel együtt szeretne működni ennek lebonyolításában.
- Beszámoló formája: Ha a társaság eddig egyszerűsített beszámolót készített, de a tárgyévtől már éves beszámolót köteles készíteni, azzal jobb már év közben tisztában lenni.
- Adókötelezettségek meghatározott limitek átlépésével: Egyes adókötelezettségek bevallására bizonyos vállalkozás méret vagy egyéb mutatószámok átlépésével válik kötelezetté egy társaság, így ezek vizsgálata is kulcsfontosságú legkésőbb az évközi zárás során.
Az új üzleti tevékenységekhez kapcsolódó szerződések, megállapodások áttekintése lehetővé teszi a megfelelő számviteli kezelés előzetes egyeztetését. Ez különösen fontos, ha az új tevékenység speciális elszámolást igényel.
Mérleghez kapcsolódó egyeztetések
Az évközi zárás részeként célszerű áttekinteni a főkönyvi kivonatot, kiszűrni a hibás tételeket, és egyeztetni az előző évekhez képest jelentősen eltérő tranzakciókat.
A tárgyi eszközök aktiválása, besorolása, az alkalmazott hasznos élettartam beállítása, a beruházásra adott előlegek, továbbá a tárgyi eszközök selejtezésének és értékesítésének könyvelése és az ezekkel kapcsolatos dokumentáció (pl. a selejtezési jegyzőkönyv, értékesítésről szóló számla) meglétének ellenőrzése szintén olyan területek, amelyeket folyamatában is elvégez a könyvelő, de az évközi zárás keretében kulcsfontosságú lehet ezek teljeskörűségét áttekinteni.
Kiemelt figyelmet kell fordítani a munkavállalóknak kiadott előlegek egyenlegének, a vevői és szállítói egyenlegek, előlegek, valamint számlák teljes körűségének és helyességének ellenőrzésére. Ezen belül nagy hangsúlyt szükséges fektetni a kiállított számlák NAV Online Számla rendszerben való meglétének és helyességének vizsgálatára, hiszen ezek validációja 2025 szeptemberétől jelentősen szigorodott. A számlák kapcsán kiemelten fontos az alkalmazott áfaszabályok áttekintése és a speciális tételek, például a projektalapú szolgáltatások azonosítása.
A vállalkozás tranzakciói közül évközi zárás közben elengedhetetlen az új hitel- és kölcsönszerződések, és az ezekkel kapcsolatban elszámolt kamatok egyeztetése. Az új kapcsolt tranzakciókat a transzferár dokumentációval foglalkozó szakértőkkel kell egyeztetni, és ellenőrizni az IC (vállalatközi) partnerek bejelentését.
A saját tőke és tartalékok vizsgálata során célszerű összevetni a saját tőke összegét a cégkivonatban és a határozatokban szereplő adatokkal. Ha változás történt, azokat a kapcsolódó dokumentumok alapján a könyvelésben le kell követni szintúgy, mint a fejlesztési tartalék egyenlegét és annak változásait. Emellett érdemes a céltartalékok képzésének szükségességét is vizsgálni. Ha már nem indokolt egy előző évi céltartalék fenntartása, akkor az év végi feloldás lehetősége egyeztetendő.
Eredménykimutatás egyeztetése
A társaságoknak fontos, hogy a könyvelésben naprakész eredményt lássanak, a könyvelés pedig a bérszámfejtéssel és az adófolyószámlával is és összhangban legyen. Ehhez az interim zárás során a következő feladatokat érdemes elvégezni, hogy az eredménykimutatás pontos legyen. Ha ezek év közben megtörténnek, az év végi zárás sokkal gyorsabb és hatékonyabb lesz:
- Bérszámfejtés és könyvelés összehangolása: Fontos ellenőrizni, hogy a bérprogramban szereplő adatok és a főkönyvi könyvelés egyezik-e, az esetleges módosításokat pedig le kell követni.
- Adófolyószámla: Az adófolyószámla rendszeres ellenőrzése, az áfa-összevezetés ellenőrzése, valamint a negyedéves adók előírásának nyomon követése az alapja annak, hogy minden adókötelezettség időben bevallásra és megfizetésre kerüljön, és hogy a főkönyvi egyenlegek az adófolyószószámlával egyezőek legyenek.
- Elhatárolások kezelése: Az előző évi elhatárolások feloldásának vizsgálata, valamint a tárgyévi, több időszakot érintő tételek azonosítása segít a pontos eredménykimutatás elkészítésében.
- Költségek ellenőrzése: A havi és negyedéves költségek főkönyvi szerepeltetése, valamint a hiányzó számlák azonosítása biztosítja a teljes körű költségelszámolást.
Az évközi főkönyvi ellenőrzés előnyei
Az interim zárás, az évközi főkönyvi ellenőrzés nemcsak a könyvelő munkáját könnyíti meg, hanem a vállalkozás számára is komoly előnyöket jelent. A pénzügyi változásokra gyorsabban reagálhatunk, a vezetők és tulajdonosok számára nagyobb átláthatóságot biztosítunk, év közben is egy valós képet adunk a vállalkozás pénzügyi, vagyoni és jövedelmi helyzetéről, és ezzel jelentősen csökkentjük az év végi kockázatokat, ezért az évközi zárás a gördülékeny és hatékony éves zárás kulcsa.
A WTS Klient számviteli szakértői több, mint 25 éve állnak ügyfeleik rendelkezésére, és segítik őket a vállalkozásuk számára legoptimálisabb üzleti döntések meghozatalában. Forduljon hozzánk Ön is bizalommal, ha alapos, tapasztalt könyvelőcsapatot keres, amely nem csupán a kötelező feladatokat végzi el, de olyan megoldásokat is kínál, amelyek az üzleti célok elérésében segítenek – mint például egy évközi zárás. A WTS Klient számviteli szakemberei készséggel állnak rendelkezésére!
Jelen cikkünk kizárólag az általános tájékoztatást szolgálja és nem tekinthető tanácsadásnak.
