2013. január 1-jétől a meghatározó változások között szerepel az elektronikus számlázásra vonatkozó szabályozás egyszerűsítése. A 2010/45/EU Irányelv rendelkezéseivel összhangban az új szabályok segíthetik a vállalkozások költségeinek csökkenését, a versenyképesség javítását. A módosítások nyilvánvalóan a papíralapú számlákkal kapcsolatos adminisztratív terhek további növelése ellen is hatnak. A tagállamok adóhatóságainak is haladni kell a korral, és kimondhatjuk, hogy a papír alapú bizonylatolás hegemóniája véget ér.
Elvárás a kötelező tartalmi elemeken túl mind a papír alapú, mind az elektronikus számla kibocsátásával kapcsolatban, hogy biztosítsa
1. a számla eredetének hitelességét,
2. az adattartalom sértetlenségét és
3. az olvashatóságot (emberi szem általi olvashatóság – számla olvasását biztosító szoftvert is meg kell őrizni)
a kibocsátás időpontjától a számla megőrzésére vonatkozó időszak végéig.
Ennek a hármas feltételnek bármely olyan üzleti ellenőrzési eljárással eleget lehet tenni, amely megbízható ellenőrzési kapcsolatot biztosít a számla és a termékértékesítés vagy szolgáltatásnyújtás között.
Nyitott a kérdés, hogy pontosan melyek azok az eljárások, amelyek megfelelnek ezen elvárásnak az áfa törvényben felsorolt, külön nevesített törvényi vélelemmel biztosított megfelelésű eljárás – a minősített elektronikus aláírással ellátott számla és az elektronikus adatcsererendszerben (EDI) létrehozott és továbbított adat – mellett. Ezek az üzleti eljárások alapesetben az adózó részéről elvárt kellő körültekintést és a folyamatok megfelelő dokumentálását igénylik egy ellenőrzés során.
A számla mellett fel kellene tudni mutatni minden olyan anyagot, ami a tranzakció létrejöttének hitelességét hivatott szolgálni pl. megrendelők, átvételi bizonylatok, e-mailben hibaüzenet nélkül kiküldött elektronikus anyagok, teljesítésigazolások, szerződő fél egyértelmű azonosítása – e-mail cím önmagában nem elegendő. A cél mindenképpen az lenne, hogy az információ technológiai eljárások segítségével (zárt rendszer, későbbiekben nem módosítható adatmegőrzés/archiválás, visszakereshető adatbázis az elektronikus számlák továbbításával kapcsolatban) a fenti hármas feltétel igazolható legyen mindkét fél oldalán, és az egyszerűsítésnek ne az legyen a hatása, hogy még több bizonyító dokumentumot kelljen prezentálni papír alapon.
Fontos kiemelni, hogy az elektronikus számla kibocsátásához a számlabefogadó beleegyezése szükséges, mely nem feltétlenül fontos, hogy egy előzetes írásos megerősítés formájában öltsön testet (a számla befogadásával és a kifizetéssel a számlabefogadó beleegyezése megtörtént).
Az adóhatósági ellenőrzések során pedig figyelni kell arra, hogy az évekkel később lefolytatott adóellenőrzések során a fejlettebb technológiai környezetben is meglegyenek azok az eszközök, szoftverek, melyek segítségével az adóhatóság a bizonylatok meglétét, hitelességét ellenőrizni tudja.
