Egy munkaügyi ellenőrzés egyik munkáltató számára sem „piros betűs” ünnepnap, azonban körültekintő adminisztrációval és a Munka Törvénykönyve alapvető szabályainak betartásával elkerülhető a munkaügyi bírság.
A Nemzeti Munkaügyi Hivatal revizorai elsősorban ellenőrzési terv alapján választják ki a vizsgálandó cégeket. A 2013. évre meghirdetett program alapján az idei év első félévben a szolgáltatást támogató tevékenységet ellátókat, majd a következő időszakban főként a kereskedelmi szektort fogja ellenőrizni a Hivatal. A munkaügyi ellenőrök több esetben akciószerűen látogatják meg a munkáltatót, ezt elsősorban a vizsgálat eredményes és biztonságos lefolytatása érdekében teszik. Az ilyen típusú vizsgálatra főleg az építőiparban, bevásárlóközpontokban és a vendéglátói ipari egységekben lehet számítani, de nem egyszer fordult elő, hogy irodaházakban működő cégeknél tartottak ilyen jellegű ellenőrzést.
A hatósági ellenőrzés másik leggyakoribb kiváltó oka a közérdekű bejelentés, panasz, amely komplex, mindenre kiterjedő munkaügyi ellenőrzést von maga után. Ez a típusú vizsgálat általában névtelen bejelentés alapján indul el, amelyet a Hivatalnak minden esetben ki kell vizsgálnia.
Az ellenőrzés során többnyire két revizor van jelen, akik fényképes igazolvány felmutatásával igazolják magukat, majd megkezdik a vizsgálatot.
A munkaügyi felügyelők a folyamat alatt főleg a Munka Törvénykönyve szabályainak a megtartását vizsgálják, így a bejelentéseket, munkaszerződéseket, jelenléti íveket kérik el, továbbá a munkavállalóknak tanúként való meghallgatásuk során válaszolniuk kell a munkaviszonyukra vonatkozó kérdésekre. A tapasztalatok szerint a revizorok az alábbi témakörökre térnek ki a nyilatkoztatások során:
– a munkavállaló tudomása szerint be van-e jelentve a céghez
– megkapta-e a munkaszerződését, munkaköri leírását
– mennyi a bruttó bére
– mennyi időt dolgozik egy napon
– hogyan vezetik a jelenléti ívet
– szokott-e a munkáltató túlmunkát elrendelni, ezt mikor és milyen formában teszi
– elszámolják-e részére a túlmunkát
– ki tudja-e venni a szabadságát
– megkapja-e a bérjegyzékét
A fent említett kérdéseket a munkáltató adminisztrációval bizonyítani tudja mind a dolgozó, mind a felügyelő felé.
A jelenlegi előírások alapján legkésőbb a biztosítási jogviszony első napján, a foglalkoztatás megkezdése előtt a foglalkoztatási jogviszonyt be kell jelenteni a NAV felé egy T1041-es nyomtatványon. Az adatszolgáltatásról és annak visszaigazolásáról egy példányt át kell adni az alkalmazottnak, természetesen oly módon, hogy a bejelentett munkavállaló aláírásával igazolja, hogy átvette a munkáltatójától. Így a foglalkoztató egyértelműen tudja bizonytani, hogy a dolgozót tájékoztatta a bejelentéséről.
A munkaszerződéseket két példányban kell elkészíteni, ennek fő célja az, hogy a szerződés egy – egy eredeti példánya mindkét félnél megtalálható legyen.
A jelenléteket órában kell nyilvántartani. Több cégnél előfordul, hogy az adott napi munkaidőt nem a ledolgozott órák számával mutatják ki a jelenléti íveken, hanem egy „X” jelöléssel. Ebből a jelölésből azonban nem állapítható meg, hogy a dolgozó az adott munkanapon mikor érkezett meg a munkahelyére illetve onnan mikor távozott, így az esetleges túlórák sem mutathatók ki. Az új Munka Törvénykönyve szerint az éves túlóra keret 250 óra, amely a gyakorlatban, azt jelenti, hogy a munkavállaló napi 4, heti 8, havi 32 órát túlmunkára kötelezhető. A rendkívüli munkavégzést az alkalmazott kérésére írásban kell elrendelni, egyéb esetben, szóban is lehet, azonban mindkét fél számára egy esetleges ellenőrzés során az írásban rögzített utasításnak van egzakt bizonyító ereje. A túlmunkát a Munka Törvénykönyvének szabályai szerint minden esetben díjazni kell.
A munkaidő-nyilvántartásból továbbá az is feltárható, hogy a munkavállaló ki tudja-e venni a szabadságait. Alapvető szabály, hogy rendes szabadságot a tárgyévben fel kell használni és ezt mind a jelenléti íven, mind szabadságengedélyen rögzíteni kell. Abban az esetben, ha az alkalmazott nem tudja teljes mértékben igénybe venni éves pihenőidejét, a 2012. I. törvény lehetővé teszi 2013. január 1-től, hogy a felek megállapodása alapján a szabadság egyharmadát az esedékesség évét követő év végéig adja ki a munkáltató a munkavállalónak.
A bérjegyzékeket valamennyi munkavállalónak át kell adni a tárgyhót követő hónap 10. munkanapjáig, az átadás–átvételről írásos jegyzéket szükséges készíteni. Ezzel bizonyítható a munkáltató helyes eljárása.
Ha az előbb említett lényeges követelményeknek a munkáltató az operatív működése során eleget tesz, a Nemzeti Munkaügyi Hivatal ellenőreinek várhatóan nem lesznek érdemi kifogásai a vizsgálat során. A mindennapi működés során ellenben megeshet, hogy néhány munkaadónál hibák merülnek fel, amelyekre egy ellenőrzés során fény derülhet. A kis- és középvállalkozásokat azonban a Hivatal első jogsértés esetén csak figyelmeztetésben részesíti vagy határidőt tűz ki a jogsértés felszámolására.
Amennyiben a munkaügyi ellenőrök olyan hiányosságokat, hibákat tárnak fel a vizsgálat során, amelyek bírságot vonnak maguk után – ilyen például fentiek többszöri megsértése, élet, egészség veszélyeztetése vagy 18 év alattiak védelmére vonatkozó előírások megszegése – , akkor annak mértéke a Met.6/A § – a alapján harmincezer forinttól húszmillió forintig is terjedhet.
Érdemes tehát a munkáltatóknak átvizsgálni a munkaügyi dokumentációjukat illetve felülvizsgálni a munkavállalók foglalkoztatásának körülményeit annak érdekében, hogy egy esetleges ellenőrzés végén valóban nemleges határozatot kapjanak kézhez.
