A normál üzleti év szerint működő vállalkozások hamarosan elérkeznek az év végéhez. Ezeknek a cégeknek a beszámoló készítésre való felkészülés jegyében előkészületeket kell tenniük a leltározás terén.
Hagyományosan az eszközök leltárral való felvételéről szoktunk beszélni, fontos azonban megemlítenünk, hogy a beszámolóban szereplő forrás elemeket is leltárral kell alátámasztanunk. A Számviteli törvény meghatározza a leltárral kapcsolatos alapelveket és kötelezettségeket. Már a számviteli politika elkészítésekor össze kell állítani – több szabályzat mellett – az eszközök és a források leltárkészítési és leltározási szabályzatát is. Ebben foglaljuk össze a leltározás körébe bevonandó eszközöket és forrásokat, a mennyiségi felvétel és az értékelés módját, bizonylati rendjét, ütemezését és a felelőseit is.
Leltározási szabályok a Számviteli törvény szerint
A Számviteli törvény 69. paragrafusa szerint a könyvek üzleti év végi zárásához, a beszámoló elkészítéséhez, a mérleg tételeinek alátámasztásához olyan leltárt kell összeállítani és megőrizni, amely tételesen, ellenőrizhető módon tartalmazza a vállalkozónak a mérleg fordulónapján meglévő eszközeit és forrásait, mennyiségben és értékben. Az analitikus nyilvántartásokat egyeztetni kell a főkönyvi könyvelés adataival és az esetleges eltérések okait meg kell indokolni, majd számvitelileg kezelni kell.
A Számviteli törvény említett paragrafusa a továbbiakban (69. § (3) és (4) bekezdések) rendelkezéseket fogalmaz meg a leltározási feladatokról arra való tekintettel, hogy a cég az eszközökről és forrásokról folyamatos mennyiségi nyilvántartást vezet-e vagy sem. Amennyiben nem, úgy minden évben kötelező a leltárba bekerülő adatok valódiságának az ellenőrzése a mérleg fordulónapra vonatkozóan, hiszen így év közben egyáltalán nem áll rendelkezésre információ a mennyiségre vonatkozóan.
Amennyiben a mennyiségi nyilvántartást folyamatosan vezetik, abban az esetben az adatok valódiságát az eszközök és források leltárkészítési és leltározási szabályzatában meghatározott időszakonként, de legalább háromévente mennyiségi leltárfelvétellel szükséges alátámasztani. Ebben az esetben a mennyiségi nyilvántartás rendelkezésre áll, így a törvény lehetőséget ad arra, hogy a kötelező egyeztetés ritkábban valósuljon meg.
A második hároméves periódus vége: 2017. december 31.
A hároméves periódust meghatározó törvényi változás 2012. január 1-jén lépett hatályba, így az első hároméves periódus 2014. december 31-én járt le. A második periódus utolsó napja pedig 2017. december 31-e lesz. Így azoknak a vállalkozásoknak, akik a törvény szerinti ütemezésnek megfelelően készítik el a leltár felvételüket, hamarosan ismét lesznek leltározási feladataik. Habár ez a rendelkezés vonatkozhat minden olyan eszközre és forrásra, amelyről folyamatosan vezettek mennyiségi nyilvántartást, a gyakorlatban mégis leginkább a tárgyi eszközöket érinti.
Annak érdekében, hogy a leltár felvétele minél gyorsabban megtörténhessen, célszerű használni a technika által nyújtott lehetőségeket is. Egyre inkább elterjednek a vonalkód alapú nyilvántartások, melyek megfelelő szoftver alkalmazása esetén automatikusan hozzárendelik a mennyiségi felvételt a főkönyvi könyvelés alapját képező tárgyi eszköz nyilvántartás adataihoz. Természetesen ehhez megfelelő előkészületek szükségesek, de a befektetett idő és energia a későbbiekben többszörösen megtérül a leltározási folyamat automatizálása révén.
