Ahogyan arról korábban is írtunk, az elektronikus ügyintézés és a bizalmi szolgáltatások általános szabályairól szóló 2015. évi CCXXII. törvény alapján a gazdálkodó szervezetek 2018. január 1-től elektronikus úton kötelesek kapcsolatot tartani az állammal. Az állam az ehhez szükséges hivatalos elérhetőségről történő dokumentumküldést és az azon történő fogadást a cégkapu útján biztosítja. A cégkapu-regisztrációt a gazdálkodó szervezet nevében a képviseletre jogosult természetes személy vagy közokiratba / teljes bizonyító erejű magánokiratba foglalt meghatalmazás alapján a meghatalmazottja kezdeményezheti. A meghatalmazás alapján történő cégkapu-regisztráció során gyakorlatban felmerült – és a gyakorlat által is formált – fontosabb kérdéseket foglaljuk össze.
Cégkapu-regisztráció – ha a képviseletre jogosult személy külföldi
Az űrlap már kezelni tudja azt az esetkört, amikor a gazdálkodó szervezet képviseletére jogosult személy a magyar személy-nyilvántartásban nem szereplő külföldi állampolgár, és a cégkapu-regisztráció során helyette és nevében meghatalmazott jár el. Eddig ez olyan hibaként jelentkezett a cégkapu-regisztráció során, amely megakadályozta az űrlap beküldését. Ebben az esetben ki kell választani, hogy a képviseletre jogosult „olyan külföldi személy, aki nem szerepel a magyar személy-nyilvántartásban”. Ilyenkor a képviseletre jogosult személy természetes személyazonosító és kapcsolattartási adatainak megadására egyáltalán nincsen lehetőség, de csatolni kell a személyazonosság igazolására alkalmas okmány (pl. útlevél) másolatát az űrlap VI. blokk 3. pontja alatt az egyéb dokumentum(ok)nál.
A meghatalmazás javasolt tartalmi követelményei
Javasolt, hogy a meghatalmazás a cégkapu-regisztráció elvégzésére, a cégkapu létrehozására és a gazdálkodó szervezet hivatalos elérhetőségének Rendelkezési Nyilvántartásba történő bejelentésére szóljon. Javasolt továbbá rögzíteni benne a cégkapumegbízott természetes azonosító adatait, valamint azt az e-mail címet, amely a cégkapuhoz tartozóan mint általános érvényű kapcsolattartási cím kerül beállításra.
Milyen dokumentumokat kell csatolni?
A cégkapu-regisztráció során szükséges a gazdálkodó szervezet hatósági nyilvántartásban való szereplését igazoló okiratot – gazdasági társaságok esetében a cégkivonatot – csatolni az űrlap VI. blokk 1. pontja alatt, amely nem lehet régebbi 30 napnál. Csatolni kell továbbá a gazdálkodó szervezet képviseletére jogosult személy aláírás-mintáját vagy aláírási címpéldányát is az űrlap VI. blokk 2. pontja alatt. A meghatalmazás az űrlap VI. blokk 3. pontja alatt töltendő fel.
A fentiek figyelembevételével javasolt a cégkapu-regisztrációt mielőbb elvégezni, hiszen ha a gazdálkodó szervezet ezen kötelezettségnek 2017. december 31-ig nem tesz eleget, úgy az elektronikus ügyintézést biztosító szerv kezdeményezi a törvényességi felügyeleti eljárás vagy hatósági ellenőrzés lefolytatását.
