Székhely, telephely, fióktelep, iratőrzés helye, központi ügyintézés helye – fogalmak, amik szinte minden vállalkozás életében előfordulnak és mindenki tisztában van a jelentésükkel. Vagy mégsem? Ezek a gyakran használt kifejezések a vállalkozások mindennapi életének részévé váltak, mégis szükséges őket pontosítani és a velük kapcsolatos bejelentési kötelezettségeket – ha vannak – megemlíteni. Ezzel összefüggésben pedig azt is fontos kiemelni, hogy a tavaszi adómódosító csomag egyik elemeként, 2021. június 10-étől szigorodnak a székhelyszolgáltatással összefüggő szabályok.
Székhely
A székhely, telephely, fióktelep fogalmát a cégnyilvánosságról, a bírósági cégeljárásról és a végelszámolásról szóló 2006. évi V. törvény (Cégtörvény) 7. §-a határozza meg.
A székhely a cég bejegyzett irodája. A bejegyzett iroda a cég levelezési címe, az a hely, ahol a cég üzleti és hivatalos iratainak átvétele, érkeztetése, őrzése, rendelkezésre tartása, valamint ahol a külön jogszabályban meghatározott, a székhellyel összefüggő kötelezettségek teljesítése történik. A székhely megjelölésére a cégnek cégtáblát kell kihelyeznie, vagy legalább a postaládán fel kell tüntetni. Cégeljárás szempontjából székhely a külföldi vállalkozás magyarországi fióktelepe, a külföldiek közvetlen kereskedelmi képviselete, valamint az európai gazdasági egyesülés telephelye is.
Általános szabályként elmondható, hogy székhelyként – akárcsak telephelyként vagy fióktelepként – a cég csak olyan ingatlant jogosult a létesítő okiratban megjelölni, amely vagy a tulajdonát képezi, vagy amelynek használatára megállapodás alapján jogosult. Ilyen megállapodás lehet például bérleti szerződés vagy székhelyszolgáltatói szerződés.
Székhelyszolgáltatás
Az adózás rendjéről szóló törvény szerint a székhelyszolgáltatás igénybevételét be kell jelenteni a Nemzeti Adó- és Vámhivatalhoz, amennyiben a székhelyszolgáltatási jogviszony 2017. január 1-jét követően jött létre vagy ezt az időpontot követően módosult.
Az egyéni vállalkozóknak a székhelyszolgáltatás igénybevételének bejelentését a NAV-hoz való bejelentkezéssel egyidejűleg kell írásban megtenniük. A cégbíróságon keresztül bejelentkező adózóknak a bejelentkezés napjától számított 15 napon belül közvetlenül a NAV-nál is be kell jelenteniük írásban a székhelyszolgáltatás igénybevételét. A bejelentés, változásbejelentés a ’T101E, ’T201T adatlapokon tehető meg. Székhelyszolgáltatás igénybevétele esetén be kell jelenteni a székhelyszolgáltató elnevezését, székhelyét, adószámát, a jogviszony keletkezésének – és határozott idejű jogviszony esetén a megszűnésének – időpontját.
A pénzmosás és a terrorizmus finanszírozása megelőzéséről és megakadályozásáról szóló 2017. évi LIII. törvény hatályos rendelkezései alapján székhelyszolgáltatási tevékenységet kizárólag a kijelölt felügyeleti szervhez bejelentkezett személyek folytathatnak.
A 2021. június 10-étől hatályos módosítás a felügyeleti szerv nyilvántartásában nem szereplő székhelyszolgáltató bejelentéséhez kapcsolódó jogkövetkezményként rögzíti, hogy amennyiben az adózó részéről a NAV felhívása ellenére sem történik meg másik, megfelelő székhely bejelentése, vagy a székhelyszolgáltatás igénybevételére vonatkozó bejelentésének visszavonása, adószámának törlésére kerül sor.
Nézzük meg a fenti szabály részleteit! Amennyiben adózó a felügyeleti szerv nyilvántartásában nem szereplő székhelyszolgáltatót jelent be, a NAV felhívja az adózót, hogy jelentsen be másik, megfelelő székhelyet, vagy vonja vissza a székhelyszolgáltatás igénybevételére vonatkozó bejelentését. Erre a módosítás azért ad lehetőséget, mert az esetek jelentős részében az adózók nem a szabályozásnak megfelelő székhelyszolgáltatási szerződést jelentenek be, hanem akár egyszerű, ingatlanbérletre vonatkozó szerződést. Ez esetben pedig nem indokolt másik, megfelelő székhely bejelentésére kötelezni az adózót, egyszerűen csak a téves székhelyszolgáltatásra vonatkozó bejelentés visszavonása szükséges (15 napos határidőn belül). Amennyiben az adózó a felhívásnak nem tesz eleget, adószámát törlik.
Nincs helye az adószám törlésének, ha az adózó az adószám törléséről szóló határozat véglegessé válását megelőzően a törvényes állapotot helyreállította.
Telephely
A Cégtörvény alapján a cég telephelye a tevékenység gyakorlásának a cég létesítő okiratában foglalt olyan tartós, önállósult üzleti (üzemi) letelepedéssel járó helye, amely eltérő helyen, de azonos településen található, mint a székhely. Amennyiben a cég telephellyel vagy fiókteleppel rendelkezik, úgy azt a cégjegyzékben fel kell tüntetni.
A gyakorlatban tehát minden olyan hely, ahol egy társaság a székhelyén kívül üzleti tevékenységet folytat, telephelynek minősül.
Fióktelep
A cég fióktelepe olyan telephely, amely más településen vagy esetleg más országban van (magyar cég külföldön lévő fióktelepe esetén), mint a székhely.
Iratőrzés helye
Az iratőrzés helye az a hely, ahol az adókötelezettség teljesítése szempontjából fontos iratokat, nyilvántartásokat, bejelentéseket, számviteli és adózási bizonylatokat a vállalkozó tárolja, megőrzi. Ezt a helyet vagy helyeket a vállalkozás köteles az adóhatóságnak bejelenteni, melyre a ’T201T vagy a ’T201 számú adatlap ad lehetőséget. Fontos megemlíteni, hogy iratőrzés helyének postafiókot nem lehet megadni.
Ha az áfatörvény szerint az elektronikus számlának minősülő bizonylatot, könyvet, nyilvántartást online hozzáférést biztosítva, elektronikusan őrzi meg a vállalkozás, azt szintén a ’T201T vagy a ’T201 számú adatlapon kell az adóhatósághoz bejelenteni.
Az iratokat kizárólag a könyvelés, adatfeldolgozás időtartamára lehet más helyen tárolni, illetve más helyre vinni, de adóellenőrzés esetén az adóhatóság felhívására azokat három munkanapon belül be kell tudni mutatni.
Központi ügyintézés helye
A központi ügyintézés helye az a hely, ahol a vállalkozás életével, működésével kapcsolatos ügyintézés, üzletvezetés és döntéshozatal ténylegesen történik.
A Tao. törvény szerint az üzletvezetés helye az a hely, ahol az ügyvezetés az irányításra berendezkedett.
A cég létesítő okirata úgy is rendelkezhet, hogy a cég székhelye egyben a központi ügyintézés (döntéshozatal) helye. Amennyiben a székhely nem azonos a központi ügyintézés helyével, a központi ügyintézés helyét a létesítő okiratban fel kell tüntetni, és kérni kell a központi ügyintézés helyének cégjegyzékben történő bejegyzését. A tényleges üzletvezetés helyének külföldre történő áthelyezését az adóhatósághoz be kell jelenteni a ’T201T vagy a ’T201 számú adatlapon.
Manapság egyre gyakrabban előfordul, hogy egy külföldi vállalkozás a magyar leányvállalata esetében a központi ügyintézés helyét külföldre helyezi, ahol a vállalkozás életével, működésével kapcsolatos döntéshozatal ténylegesen történik. Ezeknek a döntéseknek azonban már társasági adó vonzata is van, ezért ilyen esetekben érdemes felkeresni egy adótanácsadót, hogy a vállalkozás segítségére legyen a szükséges lépésekben és az adókockázat minimalizálásában.
Bár egyszerűbb esetben a vállalkozások nem rendelkeznek fiókteleppel és a központi ügyintézésük, illetve az iratőrzés helye megegyezik a székhelyükkel, a gyakorlatban és az esetek többségében ezek sokszor elkülönülnek egymástól. A vállalkozás különböző címeit mindenképpen szükséges bejelenteni a hatóságok felé, és adózási szempontból is figyelembe kell venni. Amennyiben a székhely, székhelyszolgáltatás, különböző telephelyek vagy fióktelepek kapcsán számviteli kérdései merülnének fel, a WTS Klient készséggel áll ügyfelei rendelkezésére!
