Minden cég életében eljöhet egyszer az a pillanat, hogy a jól bevált, a könyvelő által ismert és kitapasztalt, szeretett könyvelőprogram helyett egy másikat kell bevezetni a megváltozott vállalati szempontok érdekében. Hosszú távon az új könyvelőprogram bevezetésébe befektetett idő és energia megtérül, de maga a bevezetés folyamata lehet nagyon megterhelő is.
Cikkemben egy olyan esetet mutatok be, ahol a cég könyvelése nem csak a magyar jogszabályok alapján (HU GAAP) történik, hanem az amerikai jogszabályoknak megfelelően (US GAAP) is. Mivel az US GAAP-re vonatkozó szabályok alapján történő könyvelés eltérhet a HU GAAP szabályaitól mind a számviteli politika, mind a jogszabály szintjén, ezeket az eltéréseket integrálni kell az új rendszerbe. Cikkemben ennek a folyamatnak az – általam tapasztalt – körülményeit mutatom be.
Az új könyvelőprogram bevezetésének időzítése
Véleményem szerint az új rendszert egy olyan időszakban érdemes bevezetni, ami nyugalmasabb egy könyvelő életében. Egy új dolog útnak indítása mindig plusz erőfeszítést igényel, és célszerű lehet ezt a szempontot is figyelembe venni a döntés meghozatalakor. Egy új könyvelőprogram bevezetése felérhet egy év végi zárással megegyező időszakkal, a szükséges energiabefektetés nagyságát pedig még az adott cég volumene, napi feladatai és egyéb körülmények is befolyásolják.
Figyelembe kell venni azt is, hogy van-e megfelelő kapacitás a rendszer bevezetésére, van-e megfelelő létszámú ember, hogy ezt a plusz feladatot a napi teendők mellett is ellássák, és minden igényt figyelembe lehessen venni minden fél szempontjából.
Számlatükör változása
Egy áttérés során jogosan gondolhatnánk, hogy az új könyvelőprogramban az elsődleges könyvvezetést továbbra is a magyar jogszabályoknak megfelelően végezzük, ám ez nem feltétlenül így történik. Esetünkben az elsődleges könyvelés a US GAAP szerinti könyvelés lett, ami az ennek megfelelő számlatükröt vonzotta maga után. Ezekhez a főkönyvi számokhoz kellett hozzárendelni a HU GAAP szerinti főkönyvi számokat, vagy esetlegesen új főkönyvi számokat felvenni az új rendszerben. Ennek előkészületeképpen számos egyeztetés történt korábban, hogy az azonos jellegű HU GAAP főkönyvi számok az annak megfelelő azonos jellegű US GAAP szerinti főkönyvi számok szerint legyenek megnyitva. Így is előfordult azonban, hogy például egy bérköltség jellegű magyar főkönyvi számla a US GAAP szerinti számlatükör alapján szolgáltatás jellegű számlaként lett megnyitva, melynek egyenlegét természetesen át kellett vezetni a megfelelő helyre a magyar jogszabályok alapján.
Főkönyvi számok tartalma
Bár számos előkészület zajlott a főkönyvi számok egyeztetése kapcsán, a könyvelés során így is felmerültek olyan, a különböző jogszabályokon és számviteli politikákon alapuló különbségek, amit csak a felmerülésük pillanatában tudtunk kezelni. Ilyen eltérés adódott például a tárgyi eszközök aktiválásának értékhatára kapcsán. Míg a tárgyi eszközök aktiválása a US GAAP szerinti főkönyvben – esetünkben – csak az 5 000 dollárt elérő vagy azt meghaladó eszközök esetében volt releváns, addig a HU GAAP szerinti főkönyvben minden tárgyi eszközt aktiválni kell értékhatártól függetlenül. További érdekesség, hogy azok a tárgyi eszközök, melyeket a US GAAP szerint nem kell aktiválni, eredmény oldalon vannak könyvelve a főkönyvben, és nem a HU GAAP szerinti megszokott, befejezetlen beruházás mérleg oldalán. Ennek kockázata, hogy ha a könyvelő nem eléggé figyelmes, akkor a tárgyi eszköz a HU GAAP oldalon a következő évben bekerül az eredménytartalékba, és azt már csak nagyon nehezen lehet korrigálni.
Hasonló példa lehet a sokak által ismert halasztott adó is, amely a magyar jogszabályokban nem használt fogalom, azonban a US GAAP szerint igen, és mint ilyen, könyvelni is kell. Ebben az esetben célszerű lehet arra figyelni, hogy amennyiben megoldható, a könyvelés során ne lehessen a HU GAAP főkönyvben megjeleníteni ezt a tételt, vagy legkésőbb év végén korrigálni kell ezzel az összeggel.
Főkönyvek integrálása az új rendszerbe – nyitás
A nyitás dátuma esetünkben július 1. volt, tehát az új könyvelőprogram bevezetése év közbeni időpontra esett. Ebben az esetben a HU GAAP alapján minden főkönyvi szám egyenlegét megnyitjuk a megfelelő főkönyvi számon az új rendszerben. Ehhez képest a US GAAP főkönyvben az eredményszámlák már az eredménytartalék főkönyvi számlán lettek megnyitva, amire az év végi, főkönyvek közötti eltérések kiszűrésénél kellett figyelnünk.
Ezen kívül le kellett ellenőriznünk, hogy a rendszerbe a megfelelő nyitó egyenleg került-e be a megfelelő főkönyvi számra és a megfelelő összeggel.
Eltérő devizában vezetett főkönyvek
Jelen esetben a két főkönyv devizaneme eltérő volt. A US GAAP szerinti könyvvezetés devizaneme USD volt, a HU GAAP szerinti könyvvezetés devizaneme HUF. Az eltérés az év végi átértékeléskor jelentkezett, illetve az év közben külföldi devizában vezetett bank könyvelése esetében. Ebben az esetben ugyanis az USD bankszámla a US GAAP szerint a könyvvezetés devizanemében történik, itt így nem kell árfolyammal kalkulálni. Ellenben a HU GAAP szerinti főkönyvben ez külföldi devizában vezetett bankszámlának minősül, és mint ilyen, a magyar jogszabályoknak megfelelően, a bejövő tételeket a választott árfolyamon kell könyvelni, míg a kimenő tételeket átlagárfolyamon. Az USD egyenlegnek természetesen mindkét esetben meg kell egyeznie, de a forint összegek eltérhetnek.
Év végi zárási teendők
Mivel egy rendszeren belül kellett kezelni két főkönyvet, az év végi zárási folyamat kibővült egyéb olyan tevékenységgel is, ami idáig nem volt jellemző. Első lépésként meg kellett szüntetni minden olyan tételt a HU GAAP főkönyvben, ami US GAAP szerint ugyan jogosan került könyvelésre, de a magyar jogszabályok alapján nem megengedett. Ezen kívül ki kellett szűrni minden olyan tételt, amit az eltérő jogszabályok és számviteli politikák eltérő módon kezeltek (lásd: főkönyvi számok tartalma). Amikor mindezzel megvoltunk, elkezdődhetett a klasszikus értelemben vett zárási folyamat a cégnél.
Könyvvizsgálat
Az év végi könyvvizsgálat során is fel kell készülnünk arra, hogy az új könyvelőprogram bevezetése következtében az eddig rutinszerűleg működő dolgok ezúttal nem lesznek annyira gördülékenyek. A könyvvizsgálók egy teljesen új főkönyvet kapnak, amit nekik is meg kell érteniük, és át kell vezetniük a saját rendszerükön. A nyitó egyenlegek vizsgálata is egy plusz, korábban nem jelentkező feladat a könyvvizsgálat során. Így a könyvvizsgálatra szánt idő is megnövekedhet, és ezáltal az előírt, a cég belső szabályzatából eredő határidők csúszásával is számolnunk kell.
Utómunkálatok
A könyvvizsgálat lezárása után végre elkezdhetünk foglalkozni az éppen aktuális üzleti évvel. Minden olyan dolgot ugyanis, amit a könyvvizsgálat során feltárt a könyvvizsgáló, vagy észrevett a könyvelő, a következő üzleti évben orvosolni kell, ezzel felkészülve az aktuális üzleti év minél gördülékenyebb zárására.
Az új könyvelőprogram bevezetésének előnyei
Az biztos, hogy egy új könyvelőprogram bevezetése nagyon sok előkészületet és energiát vesz igénybe, de ennek az energiabefektetésnek meglesz az előnye is. A munkavégzés szempontjából elhagyhatunk például olyan riportokat, amiket idáig szükséges volt készíteni, de azáltal, hogy mind a két főkönyv vezetése egy rendszerbe került, és az adatokhoz mindenki hozzáfér, ez többé nem lesz releváns. És nem utolsó sorban hatalmas szakmai fejlődést jelenthet a könyvelőnek is.
Cikkünkben próbáltunk ízelítőt nyújtani egy rendszer bevezetéséről, és kiemelni a legfontosabb dolgokat. Természetesen még számos dolog felmerülhet egy rendszerbevezetés kapcsán, hiszen minden cég más, minden könyvelő más, így nem lehet egységesen felkészülni egy ilyen eseményre. Ahogy a fent leírtakból is kiderül, az országok közti, eltérő jogszabályokból adódó különbségek okozhatnak kisebb meglepetéseket, amiket az új könyvelőprogram bevezetése előtti számviteli tanácsadás keretében ki lehet szűrni. Forduljon hozzánk bizalommal!
