Mennyibe is kerül egy külföldi kiküldetés?

Amikor egy átlagos kft. a munkavállalóját néhány napos külföldi üzleti megbeszélésre vagy továbbképzésre küldi, sokféle költség merülhet fel, ezek pedig különböző adófizetési kötelezettséggel járhatnak. Néhány felmerülő költséghez kapcsolódhat áfa levonási jog is, vagyis az adó külföldi áfa visszaigénylési eljárás keretében visszaigényelhető lehet, ha a kft. egyébként áfa levonásra jogosult, a megfelelő bizonylatok rendelkezésre állnak, az áfa összege a minimum értékhatárt eléri, valamint a különböző jogszabályokban foglalt egyéb feltételek is teljesülnek.

Az EU valamely tagországába irányuló, néhány napos hivatalos külföldi kiküldetés esetén a leggyakrabban az alábbiakban bemutatott adóztatási helyzetekkel találkozhatunk.

A Munka Törvénykönyve alapján a munkáltató köteles a munkavállalónak azt a költségét megtéríteni, amely a munkaviszony teljesítésével indokoltan merült fel. A költségek megtérítése történhet napidíj fizetésével vagy a kft. nevére szóló számlák alapján, de alkalmazható ezek kombinációja is.

Külföldi kiküldetés elszámolása napidíjjal

Ha a kft. döntése alapján a külföldi kiküldetés során felmerült költségek megtérítésére részben vagy egészben napidíj fizetésével kerül sor, a következőket érdemes tudni.

Külön jogszabály rendelkezik a belföldi kiküldetések költségtérítésének kötelező összegéről, de a külföldi kiküldetés kapcsán, legalábbis egy átlagos kft.-re vonatkozóan ilyet ne is keressünk. (Nemzetközi árufuvarozók, kormányzati szervek stb. esetében léteznek erre vonatkozó jogszabályok.) Ezért az esetleges későbbi jogviták elkerülése érdekében javasolt egy belső szabályzat kidolgozása.

A munkavállalónak adott külföldi bruttó napidíj úgy adózik, mint a munkabér, de az adóalap számításakor igazolás nélkül elszámolható költség (vagyis az adóalapból levonható) a napidíj 30 százaléka, de legfeljebb 15 euró/nap.

Külföldi kiküldetés elszámolása részben vagy egészben számlák alapján

Az első, amit adózási és számviteli szempontból hangsúlyozni érdemes, az a megfelelő dokumentáció, amelyből a külföldi kiküldetés hivatalos, üzleti jellege kitűnik. Ide sok minden tartozhat, lehet akár egy részletes lista a napi programról, egy továbbképzési szerződés, de akár néhány e-mail is. Egy adóhatósági vizsgálat során, az utazás összes körülményének ismeretében (vagy dokumentáció híján inkább nem ismeretében) átminősíthetik az utazást adózási szempontból magánúttá, nem pénzben megszerzett bevétellé. Ennek következtében a felmerült költségek úgy adóznak, mint az adott munkavállaló számára fizetett munkabér. Egy megfelelően kitöltött kiküldetési rendelvény, egy útiköltség-elszámolás sokat segíthet a helyzet egyértelműsítésében.

A második fontos teendő, hogy a felmerülő kiadásokat megfelelő számlával, számviteli bizonylattal kell alátámasztani, vagyis a kft. nevére szóló bizonylatokat kell kérni. Ez külföldön sokszor nem is annyira egyszerű feladat.

Közlekedés

A ki- és visszautazás különféle közlekedési eszközzel történhet. Repülő, vonat vagy busz esetében, ha az EU tagországból kapott számla tartalmaz áfát (jellemzően akkor, ha csak az adott országon belüli útszakaszra vonatkozik a számla), általában lehetőség van az adó külföldi áfa visszaigénylési eljárás keretében történő visszaigénylésére.

Személygépkocsival történő utazás esetében az egyébként is a kft. használatában lévő autó után a szokásos adófizetési kötelezettségek és adólevonási tilalmak élnek. Ha kifejezetten csak az adott úthoz bérel a kft. egy cégtől személygépkocsit, fontos tudni, hogy míg belföldi autóbérlés esetén a bérbeadó cég, külföldi bérbeadó esetén a bérbe vevő kft. kötelezett a cégautó adó fizetésére. Útnyilvántartás alapján a bérleti díj áfája a hazai jogszabályok szerint a tényleges üzleti út arányában visszaigényelhető. Külföldi áfával kiállított számla esetén a helyi jogszabályok korlátozhatják az adott országban – külföldi áfa visszaigénylési eljárás keretében – visszaigényelhető áfát.

Előfordulhat, hogy a dolgozó saját gépjárművel indul útnak. Az ennek kapcsán felmerülő költségek megtérítésére is több lehetőség nyílik. Nem jár adófizetési kötelezettséggel, ha a munkáltató kft. a magánszemélynek a saját személygépkocsi használata miatt fizetett költségtérítés összegét a kiküldetési rendelvényben feltüntetett km-távolság szerint, az üzemanyag-fogyasztási norma és legfeljebb az állami adó- és vámhatóság által közzétett üzemanyagár, valamint 15 Ft/km általános személygépkocsi normaköltség alapulvételével fizeti ki.

A fenti átalány helyett a cég nevére szóló számlák alapján tételes költségelszámolás is lehetséges, de figyeljünk arra, hogy előfordulhat, hogy ebben az esetben cégautó adó fizetési kötelezettség is felmerül. A cégautó adó mindig egész hónapra fizetendő, nem időarányosan. A személygépkocsi üzemanyaga után megfizetett áfa a hazai jogszabályok alapján nem igényelhető vissza.

Szállodai költségek

A külföldi kiküldetés során a szállodákban a szállás mellett sokszor egyéb költségek is felmerülnek (pl. étkezés, telefon/internet, parkolás). A szállodai szolgáltatások egy részénél is visszaigényelhető az adó egy külföldi áfa visszaigénylési eljárás keretében. A hivatali, üzleti utazáshoz kapcsolódó étkezés egyes meghatározott juttatásként adóköteles (szja, eho). Ez alól kivételt képez a szálláshely árában felszámított reggeli étkezés ellenértéke, de egy NAV állásfoglalás alapján csak akkor, ha azt nem számlázzák ki külön. A telefon esetében is felmerülhet, hogy díjának 20%-a egyes meghatározott juttatásként adóköteles, de ennek nagyságrendje általában elhanyagolható

Hivatalos szakmai program

A kiállítás, vásár, konferencia, oktatás részvételi díjából, amennyiben ezek a hivatalos szakmai program részét képezik, a külföldi áfa visszaigényelhető, ezeknél egyéb adófizetési kötelezettség nem merül fel, mivel a munkavállaló nem részesül juttatásban.

Hosszabb távú külföldi kiküldetés esetén további meghatározó munkajogi, jövedelemadózási és társadalombiztosítási kérdések is felmerülhetnek.