Minden cég életének szerves része a szabályzatok sokasága, azok állandó megújítása, valamint újabb és újabb szabályzatok elkészítése. A szabályzatok közül – bár nem így hívják – gyakorlatilag az első a létesítő okirat. A vállalkozás alapításánál a tulajdonosok ugyanis a létesítő okiratban fektetik le a társaság működését meghatározó alapvető szabályokat: többek között a vállalkozás legfőbb szervének (taggyűlés, közgyűlés), a vállalkozás vezetőjének (ügyvezetők, igazgatók) és – amennyiben van, – a felügyelő bizottságnak a feladatait és jogkörét.
A vállalkozás a létesítő okirat alapján elkezdheti a működését, ezzel azonban nem ér véget a szükséges szabályok meghatározása, a szükséges szabályzatok elkészítése. A minden társaságra vonatkozó előírásokon túl a vállalkozás tevékenységétől függően ráadásul további szabályzatok elkészítése is kötelező.
A szabályzatok általános jellemzői
Ami valamennyi szabályzatban közös, az az, hogy
- el kell készíteni, illetve el kell készíttetni őket a megfelelő szakemberrel a jogszabályokban meghatározott határidőben, a törvényben, rendeletben meghatározott tartalommal, de figyelembe véve az adott vállalkozás sajátosságait,
- a vállalkozás megfelelő vezető testületének jóvá kell hagynia és hatályba kell léptetnie,
- tartalmát, előírásait meg kell ismertetni az érintettekkel, többnyire azokkal a munkavállalókkal, akikre vonatkozik,
- az abban előírt szabályokat alkalmazni kell,
- betartásukat célszerű ellenőrizni, illetve sok esetben ezt valamelyik más külső személy (könyvvizsgáló) vagy állami hatóság is rendszeresen ellenőrzi,
- törvényi vagy más, a vállalkozás életében történő változás esetén a változást át kell vezetni benne.
A legfontosabb szabályzatok
Valamennyi vállalkozásnak el kell készítenie a számviteli politikáját, amely a társaság könyvvezetésének, beszámolókészítésének, számviteli elszámolásainak, értékeléseinek az alapja.
Adózáshoz kapcsolódóan a cégcsoporton belüli tranzakciókkal kapcsolatos árazási elveket és módszereket célszerű transzferár szabályzatban meghatározni, amely alapja lehet a vállalkozás transzferár nyilvántartásának.
Magánszemélyek személyes adatainak kezelése – legyen szó munkavállalóról vagy ügyfélről –, weboldalak, hírlevelek, webáruházak, esetleg kamerák használata esetén a GDPR alapján elkészített adatvédelmi és adatkezelési szabályzatra is szüksége lehet a vállalkozásnak. Ez a szabályzat tartalmazza az adatvédelem és az adatkezelés követelményeit, a szükséges tájékoztatási mintákat a magánszemélyek felé és a magánszemélyek adatkezeléshez hozzájáruló nyilatkozatainak mintáját.
A munkáltató köteles a munkavállalók részére biztonságos és az egészségüket nem veszélyeztető munkakörülményeket biztosítani. Az ehhez szükséges előírásokat a vállalkozás munkavédelmi és tűzvédelmi szabályzata tartalmazza, amely meghatározza a munkavégzésre vonatkozó magatartási szabályokat, a munkavédelmi eljárásokat és a munkabalesetek, tűzesetek esetén az esetleges teendőket.
Amennyiben a munkáltató béren kívüli juttatást (helyi bérlet, SZÉP-kártya stb.) ad a munkavállalói részére, béren kívüli juttatási (cafeteria) szabályzat elkészítése szükséges. A szabályzatban határozza meg a munkaadó, hogy ki jogosult a béren kívüli juttatásra, milyen típusú juttatások közül választhat a munkavállaló, milyen keretösszeg áll a munkavállaló rendelkezésére, illetve, hogy milyen nyomtatvány, számla stb. szükséges az igénybevételéhez.
Az ideiglenes külföldi és belföldi kiküldetések szabályzata a munkavégzéshez kapcsolódó utazások engedélyeztetésének folyamatáról, az út során felmerülő elszámolható költségekről és a napidíjakról rendelkezik.
Amennyiben a vállalkozás cégautót biztosít munkavállalója részére, úgy a vállalkozás cégautó szabályzata rögzíti a cégautó magán- és üzleti célú használatának feltételeit, az elszámolható költségeket és az esetlegesen fizetendő térítési díjakat.
Egyéb szabályzatok
A fentieken kívül természetesen további, a vállalkozás tevékenységéhez kapcsolódóan ajánlott, vagy jogszabályban meghatározott kötelező szabályzatok is előfordulhatnak (etikai szabályzat, minőségirányítási rendszerekhez kapcsolódó szabályzatok pl. ISO, HACCP), amelyekről érdemes a vállalkozás tevékenységeinek tervezésekor informálódni.
Minden vállalkozásnak könnyebbséget jelenthet, ha a szabályzatok sokféleségében egy komplex gazdasági tanácsadó segíti eligazodni. A WTS Klient számviteli, bérszámfejtési, jogi és adószakértői a saját szakterületükön jelentős tudással és tapasztalattal felvértezve, egymással folyamatosan konzultálva a cikkben összefoglalt szabályzatok bármelyikének elkészítésében készséggel támogatják ügyfeleinket!
