Az üzleti folyamatok digitalizálódásának szükségessége már évek óta nyilvánvaló a gazdaság szinte minden területén. Ahogy nemrég erre külön cikkben kitértünk, a digitális átállás a pénzügyi szakmát sem kerüli el. Ma már nem elég, ha a cég IT szakemberei vannak tisztában a leghatékonyabb digitális megoldásokkal, a döntéshozóknak, az adózásért, könyvelésért vagy bérszámfejtésért felelős vezetőknek is ismerniük kell ezeket. A stratégiai kérdések végiggondolása után most a konkrét adatbázis-kezelő rendszereket vizsgáljuk meg az alapoktól kezdve, és választ adunk arra a kérdésre is, hogy mire jó, és miben más az Excel és az MS Access.
Amikor az Excel már kevés
Nagyon sok vállalkozás használ – akár a meglévő integrált rendszerei mellett – különféle adatbázisokat, nyilvántartásokat. Általában számos ad hoc, illetve az ERP-be (Enterprise Resource Planning, vállalatirányítási rendszer) nem beilleszthető információ keletkezik, amire egy rendszerfejlesztés csak költségesen, hosszú távon tud megoldást adni. Általában ezeket a nyers adatbázisokat egy IT vénával rendelkező munkatárs hozza össze egy táblázatba, és önti emészthető formába. Ezek az összesítő táblázatok gyakran olyan jól sikerülnek, hogy egyre szélesebb körben, több feladatra, több felhasználóval kezdik használni a vállalaton belül. Ilyenkor szokott eljönni az a pont, amikor az Excel már kevés. Tipikus igényként jelenik meg a több egyidejű felhasználó kezelése vagy a strukturált (akár több projektet is átfogó) adatintegráció, ami már nem igazán megvalósítható Excel környezetben.
MS Access – kis lépés egy IT szakembernek, nagy lépés a vállalatnak
Az a tapasztalatom, hogy a legtöbb nyitott, IT szemlélettel rendelkező felhasználónak nem okoz nehézséget megismerkedni a Microsoft Access, vagyis az MS Access világával. Egy minimális képzéssel el lehet indulni az alapokkal, az Excel táblázatokból nem bonyolult áttérni az adatbázisok világába.
Az MS Access kiválóan alkalmas kisebb IT projektek megvalósítására. Lehetővé teszi, hogy egyidejűleg több felhasználó dolgozzon ugyanazokkal az adatokkal. Az adatbázisnak köszönhetően az adatok strukturáltan, integrált módon jelennek meg a rendszerben. Számos interfésszel rendelkezik, könnyű az átjárás a többi MS termék között, jól dokumentált, vizuálisan átlátható, könnyen tanulható rendszer.
Bonyolultabb feladatokhoz már a Visual Basic programnyelv ismerete is szükséges lehet, de aki jártas a Excel makrók világában, annak ez sem lesz idegen.
Üzleti modellezés
Az Excel táblázatok gyakran olyan üzleti területeken jelennek meg, amelyekre még nincs iparági, vagy speciálisan testreszabott IT megoldás. Egy átfogó integrált megoldás fejlesztése rendkívül költséges és időigényes, csak akkor érdemes belevágni, ha már teljesen letisztultak a folyamatok, elkészült a teljeskörű specifikáció. Amennyiben a vállalkozás közbenső lépcsőként a meglévő táblázatait fokozatosan áttelepíti Excelből Access adatbázis környezetbe, azzal tulajdonképpen lemodellezi az üzleti adatok tartalmát, összefüggéseit. A befektetett munka később megtérül az integrált rendszer tervezésekor, hiszen a specifikáció jelentős részét az adatstruktúrák tervezése teszi ki.
Amikor már az Access is kevés
Fontos megjegyezni, hogy Access környezetet kisebb feladatokra tervezték. Az egyidejű felhasználók száma 255-re van korlátozva, de érdemes 20 alatt tartani, mert az adatbázis mérete is korlátos, a korlát maximum 2 GB. Kizárólag Windows környezetben, kliens-szerver architektúrában működik. Ezeken a korlátokon belül ez egy rugalmas eszköz üzleti automatizálási és integrációs feladatokra, amellyel a vállalaton belül egyszerűbb IT feladatok megvalósíthatók.
A WTS Klient Business Automation üzletágának szakemberei segítséget nyújtanak a minél hatékonyabb adatintegráció és a folyamatok optimalizálása felé vezető úton való elindulásban, és támogatjuk ügyfeleinket, hogy akár önállóan is képesek legyenek létrehozni jól működő digitális üzleti projekteket. Forduljon hozzánk bátran!
