Manapság az elektronikusan átküldött számla, vagyis az elektronikus számla (e-számla), illetve az online adatszolgáltatás kifejezésekkel nap, mint nap találkozhatunk, hiszen részei lettek a mindennapjainknak. Mit is takarnak azonban ezek a kifejezések valójában? Milyen szabályok vonatkoznak az elektronikus számla adattartalmára és megőrzésére? Kikre vonatkozik az online adatszolgáltatás és milyen módon lehet teljesíteni? Többek között ezekre a kérdésekre keressük a válaszokat kétrészes cikksorozatunkban.
Az elektronikus számla fogalma
A számla papír alapon és elektronikus úton is kibocsátható. Az áfatörvényben meghatározott fogalomnak megfelelően elektronikus számlának minősül minden olyan, az áfatörvényben előírt adatokat tartalmazó számla, amelyet elektronikus formában bocsátottak ki és fogadtak be. (A NAV számlázásra vonatkozó információs füzetében írtak alapján így például elektronikus számlának minősül a kizárólag e-mailben megküldött számla, függetlenül attól, hogy a bizonylat adatai közvetlenül a számlázó programból kerülnek az elektronikus üzenetbe vagy papír alapú számla szkennelt változataként.)
Ezen számlák esetében nem szükséges a postai úton történő továbbítás, azonban az elektronikus számla fogadásának, illetve annak, hogy az adózó biztosíthassa az áfatörvény által előírt kötelezettségét az eredet hitelességére, az adattartalom sértetlenségére és a számla olvashatóságára vonatkozóan, a termék beszerzője / szolgáltatás igénybevevője részéről technikai feltételei vannak. Ebből kifolyólag az elektronikus számlázáshoz elengedhetetlen a felek együttműködése. Az áfatörvény az elektronikus számla kibocsátásának feltételeként előírja a számlabefogadó beleegyezését (ami nem csak formális lehet, vagyis megvalósulhat pl. a kapott számlán szereplő ellenérték kifizetésével, hallgatólagos beleegyezés révén is), illetve EDI (electronic data interchange, vagyis elektronikus adatcsere) rendszer alkalmazása esetén a felek előzetes, írásbeli megállapodását.
A hitelesség, sértetlenség és olvashatóság biztosítása
Ahogy már említettük, az ilyen számlával szembeni törvényi előírás alapján biztosítani kell az elektronikus számla eredeti hitelességét, az adattartalom sértetlenségét, valamint az olvashatóságot. Ezen előírások teljesítését az áfatörvény két módon teszi lehetővé:
- a számlát minősített elektronikus aláírással látják el, vagy
- EDI rendszerben hozzák létre és továbbítják. Az elektronikus adatcsererendszer csak kétszereplős, ilyenkor a számlán szereplő adatok megbízhatóságát, hitelességét a rendszer zártsága biztosítja, amely nem enged illetéktelen külső beavatkozást. Az EDI rendszernek nem alapfeltétele az elektronikus aláírás, viszont a feleknek előzetesen meg kell egyezniük, hogy pontosan milyen formátumot használnak, és ehhez milyen technikai háttér szükséges mindkét oldalról.
Az elektronikus adatcsere rendszerben kiállított számla esetében kötelező előzetesen és írásban megállapodni annak alkalmazásáról és használatáról.
Az elektronikus számla megőrzése
Az elektronikus számlát (ideértve az adóalany által befogadott és az adóalany által kibocsátott elektronikus számlát is) elektronikus formában kell megőrizni. Az elektronikusan megőrzött számla adatokat egy esetleges adóhatósági ellenőrzés során rendelkezésre kell bocsátani. Ha a megőrzés a digitális archiválásra vonatkozó előírásoknak megfelelően történik, a számlázó programmal előállított és papírra nyomtatott számla kibocsátónál maradó példánya elektronikus adatállományként is megőrizhető.
Számlázó programmal kiállított számlák esetében van egy, a programra vonatkozó bejelentési kötelezettség is. Az újonnan vásárolt számlázó programot a program használatától számított 30 napon belül be kell jelenteni az adóhatóság felé az erre kijelölt nyomtatványon („Szamlazo”).
Az elektronikus számla megőrzését és archiválását a digitális archiválás szabályairól szóló rendelet szabályozza. Ezen rendelet értelmében a megőrzésre kötelezettnek folyamatosan biztosítania kell, hogy a megőrzés során az elektronikus dokumentum ne sérüljön, utólag ne lehessen módosítani, törölni, illetve idő előtt megsemmisíteni.
Munkájuk során a WTS Klient könyvelői is előnyben részesítik a dokumentumok elektronikus úton való továbbítását és tárolását, hiszen a digitalizáció követelményeit szem előtt tartva folyamatosan törekszünk a modern megoldások kialakítására a minél hatékonyabb munkavégzés és gyorsabb adatszolgáltatás érdekében. Várjuk jelentkezését, ha megbízható és az elektronikus számlázásban jártas könyvelő csapatot keres!
