Az újonnan alakult cégek kötelezettségeit a folyamatosan változó jogszabályi környezet miatt célszerű időről időre végiggondolni. Azon kívül, hogy a megfelelő bevallásokat be kell nyújtani, az újonnan alakult cégek számos egyéb kihívással is szemben találhatják magukat. Cikkemben csak és kizárólag a könyvelési tevékenységgel összefüggő bevallási, bejelentési kötelezettségeket, illetve egyéb kihívásokat mutatom be.
A Nemzeti Adó- és Vámhivatalnak beküldendő, „klasszikus” bevallások
Az újonnan alakult cégek első „klasszikusan” beadandó bevallása a T201T nyomtatvány, ahol jellemzően a Nemzeti Adó és Vámhivatalhoz (NAV) történő bejelentkezést, a választott MNB vagy EKB árfolyamot és ha van, a székhelyszolgáltatás helyét és a vállalkozás iratai őrzésének helyét szoktuk bejelenteni az adóhatóságnak. A bevallási határidő a változástól számított 15 nap.
Attól az időponttól kezdve, hogy a cég érvényes adószámmal rendelkezik, áfabevallás benyújtására is kötelezett. Az újonnan alakult cégek a bejelentkezés évében és az azt követő évben havi bevallónak minősülnek, így a könyvelés megkezdése előtt meg kell vizsgálni azt is, hogy mely időszakokra szükséges még havi áfabevallást – esetleg visszamenőleg – beadni. Az áfabevallások benyújtását a 65-ös nyomtatványon tudjuk megtenni a bevallási hónapot követő hónap 20. napjáig.
A járulékok tekintetében az előírt bevallás a 08-as, ennek bevallási határideje minden tárgyhónapot követő hónap 12. napja. Ebben az esetben is célszerű megvizsgálni, hogy esetleg szükséges-e pótolni bevallást.
A fentieken túl az üzleti év végével az újonnan alakult cégek kötelesek beadni a 01-es bevallást az egyéb járulékok tekintetében, amelynek bevallási határideje az üzleti évet követő február 25-e. Az üzleti év végi zárásokhoz tartozik a társasági adóbevallás (29-es) és az iparűzési adó (HIPAK) bevallás is, amelyek bevallási határideje az üzleti évet követő ötödik hónap utolsó napja.
Fontos, hogy ezeket a bevallásokat akkor is be kell nyújtani, ha nem tartalmaznak adatokat (nullás bevallások). A bevallásokat minden esetben elektronikusan kell a NAV-hoz benyújtani, és ha a cég úgy dönt, hogy a bevallásokat képviselő útján szeretné beadni, akkor szükséges az úgynevezett EGYKE nyomtatvány kitöltése is.
A felsoroltakon kívül minden magyarországi szervezetnek, amely gazdasági tevékenységet folytat – vállalkozásoknak, civil szervezeteknek, alapítványoknak, egyházaknak, illetve vallási tevékenységet folytató szervezeteknek – kötelező a cégkapun regisztrálnia magát. Cégkapu-regisztráció esetén a gazdálkodó szervezetek elektronikus úton kommunikálhatnak a különféle hatóságokkal, intézményekkel, így hatékonyabban működhet a kapcsolattartás az állami szervekkel.
Az újonnan alakult cégek egyéb bejelentési kötelezettségei
A mindenki által ismert, a NAV-hoz beküldendő bevallásokon kívül az újonnan alakult cégek kötelesek egyéb intézményeknél is regisztrálni. A Központi Statisztikai Hivatalnál történő regisztrációhoz a 1032-es nyomtatványt az adatszolgáltató székhelye szerint illetékes KSH regionális igazgatósága számára kell megküldeni az alakulástól számított 15 napon belül. Ez a nyomtatvány előzetes információkat gyűjt a vállalkozás tevékenységével, árbevételével és egyéb adataival kapcsolatban.
Ezen kívül minden cégnek szükséges regisztrálni a Magyar Kereskedelmi és Iparkamaránál. Mezőgazdasági tevékenységet folytató cég esetében ezt a regisztrációt a Nemzeti Agrárgazdasági Kamaránál kell megtenni.
A helyi iparűzési adó alá történő bejelentkezést a vállalkozás székhelye, telephelye szerint illetékes önkormányzat felé kell teljesíteni elektronikus formában az önkormányzat által kijelölt nyomtatványon.
Ne felejtsük el továbbá, hogy a Magyarországon alakult cégek számára a vállalkozás vezetőjének az alapítástól számított nyolc napon belül legalább egy belföldi pénzforgalmi számlát kell nyitnia. Ezen felül, ha van a vállalkozásnak külföldön vezetett bankszámlája, azt a Nemzeti Adó- és Vámhivatal felé be kell jelenteni. És még nincs vége…
A könyvelés megkezdése során felmerülő problémák
Könyvvezetés devizaneme: Könyvelőként számos esetben tapasztalom, hogy az újonnan alakult cégek nem feltétlenül megfelelően választják ki a könyvvezetés devizanemét. Sok olyan vállalkozás van, ahol a tranzakciók jelentős része forinttól eltérő devizában, például euróban zajlik, és miközben az anyavállalat könyvvezetésének devizaneme is euró, a cég mégis forintos könyvvezetést választ az alapító okiratában. Ez számos nehézséget okozhat az egyeztetéseknél, a jelentések készítésénél és nem elhanyagolható az a szempont sem, hogy a forint árfolyamváltozása markáns hatást gyakorolhat a társaságok működésére és eredményességére.
Könyvvizsgálat: Újonnan alakult cégek esetében talán jogosan gondolhatnánk azt, hogy nincs szükség kötelező könyvvizsgálatra, hiszen még nem indult be a vállalkozás tevékenysége és nincs árbevétel, csak jegyzett tőke van a cégnél. Azonban, ha a társaság konszolidálásba bevont társaság, akkor a tevékenység nagyságától függetlenül minden esetben kötelező a könyvvizsgálat.
Eltérő jogszabályi környezet: Nehézséget okozhat az is, hogy a Magyarországon bejegyzett társaságokat a magyar számviteli törvényben foglaltaknak megfelelően kell könyvelni, és természetesen minden egyéb jogszabály tekintetében is a magyar törvények az irányadók. Ebből adódóan a kezdeteknél számos egyeztetés szükséges a külföldi anyavállalattal a könyvelési és adózási tételek kezelése kapcsán.
Üzleti év: Gyakran előfordul, hogy a Magyarországon alakult társaságok üzleti éve nem igazodik a külföldi anyavállalat üzleti évéhez, ez pedig jelentősen megnehezíti az információszolgáltatást, a könyvelést, a jelentések készítését és konszolidálását. Magyarországon alapításkor a vállalkozásnak lehetősége van meghatároznia az üzleti év végét, így a normál üzleti évtől eltérő üzleti év választásával kiküszöbölhetők a fentiekből fakadó későbbi nehézségeket.
Mint a cikkünkből is kiderül, az újonnan alakult cégek előtt számos bevallási és bejelentési kötelezettség tornyosul, függetlenül attól, hogy megkezdték-e az üzleti tevékenységüket vagy sem. Ezeknek az alapos számbavétele mellett azonban nagyon fontos a könyvelés megkezdése előtt átgondolni olyan egyéb kérdéseket is, mint például a választott üzleti év vagy a könyvelés devizaneme, hogy elkerüljük az utólagos javításokkal járó nehézségeket. A WTS Klient könyvelési üzletágának munkatársai több mint 25 éves tapasztalattal a hátuk mögött szívesen segítenek ügyfeleinknek a döntések meghozatalában.
