A digitális átállás a pénzügyi szakmát sem kerüli el. Sőt, a munkahatékonyság növelése, az adatok hasznosíthatósága, a dokumentáció jobb nyomonkövethetősége és az időt rabló adminisztráció mérséklése érdekében elengedhetetlen ezzel a területtel minden vállalatnak, vállalkozásnak egyre tudatosabban foglalkozni.
Saját tapasztalatból tudjuk, hogy a digitális átállás egy hosszú utazás, rengeteg elágazódási lehetőséggel. A mi gyakorlati tapasztalatainkat is beleszőve mutatjuk be cikkünkben a digitális átállás kihívásait. Kalandra fel!
Úti cél
Először határozzuk meg, mi is az úti cél? Hiszen, ha a cél adott, már csak útvonalat és utazási eszközt kell választanunk, figyelembe véve természetesen a rendelkezésre álló büdzsénket. Kinek-kinek ízlése szerint döntenie kell, hogy utazási iroda által szervezett útra fizet be, jól bevált programokkal, kész megoldásokkal, vagy hátizsákkal saját ötleteire, inspirációira hagyatkozva indul az ismeretlen felfedezésére.
A digitalizáció mint cél a pénzügyi-üzleti világban, de az adózásban is megkerülhetetlenné vált. A digitális átállás a stratégiai döntések elengedhetetlen része lett. A papír alapú számlákat és bérjegyzéket felváltották az elektronikus számlák, a számlaképet felismerő alkalmazások és az elektronikus bérjegyzék. A számlák elektronikus iktatása, a jóváhagyási folyamatok automatizálása, az elektronikus aláírások sokat egyszerűsítenek a vállalati folyamatokon, és ezáltal költséghatékonyságot is eredményeznek. Csak a megfelelő informatikai infrastruktúra megléte, az adatbázisok megtisztítása és összekapcsolása, folyamatok automatizálása és dokumentumok digitalizálása révén maradhat versenyképes egy vállalkozás az új információs társadalomban.
IT infrastruktúra, avagy mivel is utazzunk?
A digitális átállás számára optimális IT infrastruktúra és a jelenleg rendelkezésre álló informatikai eszközparkunk összevetése segít abban, hogy eldöntsük, milyen beruházásokra van szükség. Mielőtt nagyobb befektetésbe kezdenénk, továbbra is nagy dilemmát okoz, hogy felhőalapú megoldásokat vagy földi eszközparkot használjunk. Ennek mérlegelésénél a következő szempontokat érdemes figyelembe venni:
Nincs mindenható recept, a cégvezetőknek, informatikai vezetőknek kell megtalálni, hogy a fenti szempontok szerint mi illeszkedik legjobban a digitális átállás vállalkozás által elérni kívánt szintjéhez és a cég lehetőségeihez. Sokszor a kevert megoldások is életképesek.
Belső vagy külső fejlesztések – Hátizsákkal vagy szervezett úttal vágjunk neki?
Manapság már szinte minden igényre találhatunk kész szoftvereket, úgynevezett dobozos megoldásokat. Választhatjuk ugyanakkor a külső fejlesztőkkel vagy saját fejlesztő csapattal kidolgozott, saját megoldásokat is. Sok fejtörést okozhat, mikor jött el az a pillanat, amikor házon belüli fejlesztésbe kezdünk.
Az ügyfeleket támogató megoldások, a folyamataink automatizálása és a belső adminisztráció digitalizálása miatt mi, a WTS Klientnél végül a lehetőségek kombinációja mellett döntöttünk. Egyrészt felállítottunk egy saját fejlesztő csapatot, így a fejlesztői szaktudás folyamatosan rendelkezésünkre áll, és egyénre szabottan tudunk reagálni az ügyfeleknél vagy házon belül felmerülő igényekre. Mivel azonban a fejlesztő csapatunk kapacitása véges, a digitális átállás pedig gyors tempót kíván, a HR szoftver és a CRM rendszer esetében kész piaci megoldásokat is alkalmazunk.
Útikönyvek és prospektusok vagy booking.com és Tripadvisor?
A digitális átállás része az adatbázisok és meglévő rendszerek összekapcsolása. Jellemző, hogy a társaságok egymástól elszigetelt rendszerekben különböző formátumú adatokkal rendelkeznek, ahogy az utazó is szerezheti az információit többféle prospektusból, útikönyvből vagy valamelyik mai modern internetes felületet használva, amely a betáplált adatok segítségével testreszabott megoldásokat kínál. Ahhoz, hogy a felhalmozott adattengerből hasznosítható, értékes információk váljanak, fontos az adatbázisok szinkronizálása, a bennük lévő adatok egymásnak való megfeleltetése és összekapcsolása. A munkavállalók teljesítményének méréséhez, a megbízások kiértékeléshez, ajánlatadáshoz és megalapozott vezetői döntésekhez manapság már elengedhetetlenek ezek az integrált adatbázisok. Vannak olyan integrált vállalati információs rendszerek, amelyek ezeket az igényeket teljeskörűen kiszolgálják, de egyre gyakoribbak az interfészek segítségével összekapcsolt szoftverek, adatbázisok is.
A jelen elvárása, hogy az egyes rendszerek (például számlázó program, CRM, teljesítményrögzítő programok) össze legyenek kapcsolva. Ahhoz azonban, hogy kommunikálni tudjanak egymással, azonos fogalmakat kell használniuk. Például ugyanazzal a vevővel kapcsolatos forgalmi adatokat, nyitott számlákat, időráfordításokat és egyéb vevőspecifikus információkat ugyanazon vevő azonosítóval kell szerepeltetni a különböző rendszerekben, mert a programok összekapcsolásával csak így leszünk képesek arra, hogy az adatok összességéből hasznos információ álljon össze.
A kollaborációs platformok használatát a pandémia okozta bezártság hozta el mindenki életébe. Egy gyors Teams, Skype vagy Zoom meeting mára mindennapossá vált. Már nem e-mailen és telefonkonferenciákon keresztül zajlik a kommunikáció, hanem kollaborációs platformok kapcsolják össze a kollégákat és az ügyfeleket adatmegosztásra, információ- és fájlcsere biztosítására.
Veszélyek nélkül nincs kaland, avagy a kiberbiztonság kérdése
A digitális átállás persze nem diadalmenet, a vitathatatlan előnyök mellett számos veszélyt is rejt. Külső támogatók bevonásával, a rendszereink megnyitásával, a nagyobb kiberközösséghez való csatlakozással elkerülhetetlenül kiszolgáltatjuk magunkat a támadásoknak. Az információ hatalom, a pénzügyi rendszerek digitalizációja pedig kizárólag erről szól, ezért muszáj a megelőzésre koncentrálnunk.
Viszont már nem elég tűzfallal, vírusellenőrzésekkel védekeznünk. A munkatársak oktatása és éberségének fenntartása elemi érdekünk. Mára már nagyon sok oktatási anyag, phishing és adathalászat szimuláció segíti a vállalkozásokat abban, hogy az egyes munkavállalók aktívan és felelősségteljesen közreműködjenek a megelőzésben, így a vállalkozás belső rendszerei zárt egészként tudják kizárni a zsaroló vírusokat.
Saját tapasztalatból számolhatunk be róla, hogy a szabályozottság segít, az ISO 27001 információ biztonsági tanúsítványunk megléte is folyamatosan éberen tartja munkavállalóinkat. Több éves ISO audit tapasztalatunk hozzásegít ahhoz, hogy folyamatosan napirenden tartsuk az információbiztonsági szempontokat mind a belső munkafolyamatok, mind pedig az ügyfelekkel folytatott kapcsolattartás során.
Nincs retúrjegy
A digitalizáció nem egy visszafordítható folyamat. Minél hamarabb elkezdjük tudatosan tervezni az utazást, annál előnyösebb helyzetben lehetünk a versenytársainkhoz képest. Egy utazás során vannak zsákutcák is, de egy tanulásra és fejlődésre nyitott szervezet a kudarcokból is építkezni próbál. Kérjük, csatolják be biztonsági öveiket! Jó utazást kívánunk!
2022-ben új fejezet kezdődött a WTS Klient életében, amely jelentős átalakításokat hozott magával. A szervezeti megújulással párhuzamosan komoly technológiai fejlesztésekbe is kezdtünk. Jelen cikkünkben elsősorban a digitális átállás fontosságára – voltaképpen elkerülhetetlenségére – irányítjuk a figyelmet, miközben a saját technológiai fejlesztéseink tapasztalatait is igyekeztünk megosztani. Ha az Ön cége is hasonló kihívásokkal, problémákkal szembesült, és szüksége lenne egy tapasztalt szakértőre az üzleti vagy adóügyi digitális megoldások kifejlesztésére, forduljon bátran a WTS Klient Business Automation üzletágához!
