A WTS Klient könyvelési üzletágának 2024-ben önálló szolgáltatásként indított területe az ingatlankezeléssel kapcsolatos adminisztráció, vagyis az adminisztratív ingatlankezelési szolgáltatás. Az ingatlankezeléssel kapcsolatos adminisztráció valójában nem is új terület számunkra, hiszen a könyvelési szolgáltatások részeként szakértőink már több évtizede támogatják ügyfeleinket az ilyen jellegű feladatokban és széleskörű tapasztalattal rendelkeznek az ezzel kapcsolatos kihívások terén. Ez a háttér a biztosítéka annak, hogy jól ismerjük az ingatlanszektorban működő nemzetközi ügyfelek igényeit, és hogy tudjuk: azzal, hogy a könyvelési és a property management adminisztrációs szolgáltatásokat egy kézből nyújtjuk, automatizált megoldásaink segítségével jelentős szinergiákat lehet kihasználni.

Az ingatlankezeléssel kapcsolatos adminisztráció részeként a WTS Klient az alábbi feladatokat vállalja:

Bérleti szerződések

Az ingatlankezeléssel kapcsolatos adminisztráció első lépéseként kollégáink minden bérleti szerződés adatait rögzítik, majd a változásokat is átvezetik az általunk használt vagy az ügyfelünk által biztosított property management szoftverben. A keletkező és folyamatosan karbantartott, naprakész adatbázisból – amelyhez szükség szerint hozzáférést tudunk biztosítani – riportok és kimutatások készíthetőek a legkülönbözőbb dimenziókban, ügyeleink igényeinek megfelelően. Ezek az adatbázisok a kimenő számlázási folyamat alapjául is szolgálnak.

Kimenő számlák

Vállaljuk a bérleti jogviszonnyal kapcsolatos összes rendszeres kimenő számla (pl. havi bérleti díj és üzemeltetési költség átalány) kiállítását és azok automatikus könyvelését, továbbá elkészítjük az időszakos és eseti számlákat is az ügyfeleink által elvárt módon és formában. A folyamat részeként biztosítjuk a számlák folyamatos megfelelését a mindenkori számviteli és adójogszabályoknak is. A kiállított számlákat igény szerint postai vagy elektronikus formában ügyfeleink bérlői / partnerei részére továbbítjuk.

Bejövő számlák

Az ügyfélhez beérkező szállítói számlák adatait a property management szoftverben, digitális számlafeldolgozó rendszerünk segítségével, a NAV online rendszeréből beolvasott adattartalmak számlaképpel történő összepárosítása által, automatikusan rögzítjük. A folyamat részeként a számlák formai ellenőrzése, majd a property manager felé történő továbbítása is megtörténik. Ezt követően az allokált és jóváhagyott számlatételeket a kapott információk alapján könyveljük az általunk használt, vagy az ügyfelünk által biztosított könyvelő / ERP szoftverben.

Banki utalások

A WTS Klient munkatársai az ingatlankezeléssel kapcsolatos adminisztráció részeként rögzítik a property manager által jóváhagyott szállítói számlákat, adókat és egyéb utalandó tételeket a banki rendszerben is. A tételek rögzítését a fizetési határidők szem előtt tartásával és az ügyféllel történt ütemezésnek megfelelően végezzük.

Kintlévőségek

A kiállított és berögzített számlák alapján ügyfeleink részére rendszeresen készítünk a kifizetetlen (nyitott) vevői és szállítói számlákról kimutatást. A kimutatások alapján ügyfeleink nyomon tudják követni a vevői kintlévőségeik és szállítói kötelezettségeik állapotát. Az ingatlankezeléssel kapcsolatos adminisztráció részeként vállaljuk a lejárt követelések behajtásával kapcsolatos folyamatok részét képező fizetési emlékeztetők és felszólító levelek előkészítését is.

Üzemeltetési költségelszámolás

A property managerrel egyeztetett módon és formában elkészítjük az éves, illetve az eseti üzemeltetési költségelszámolásokat (biztosítva a könyveléssel való egyezőséget), valamint az ezzel kapcsolatos értesítő leveleket az ügyfeleink bérlői / partnerei részére. A property manager felügyeletével elvégezzük továbbá a következő időszakra vonatkozó üzemeltetési költségátalány emeléséhez szükséges számításokat, és előkészítjük az ezzel kapcsolatos értesítéseket.

Jelentések, kimutatások

Az ingatlankezeléssel kapcsolatos adminisztráció egyik alapvető feladatának tartjuk az ügyfél igényei szerint kialakított rendszeres és eseti riportok elkészítését az ügyfél által kívánt nyelven (magyar, angol és német):

• havi bevételkimutatás
• épület kiadottság
• rent roll riport
• SC analízis
• garanciakimutatás
• egyéb riportok

Indexálás

A bérleti szerződések alapján évente kikalkuláljuk a bérleti díj kiigazítások összegét és a property manager jóváhagyását követően elkészítjük és elküldjük az ezzel kapcsolatos értesítőleveleket a bérlők részére.

Csapatunk minden tagja szem előtt tartja, hogy a feladatát a lehető legprecízebben, minden részletre kiterjedő aprólékos odafigyeléssel és körültekintéssel végezze, ezzel is törekedve az ügyfeleink megelégedettségére. Keressen minket bizalommal!